Você já ouviu falar ou até mesmo pensou que Departamento Pessoal é um sinônimo para Recursos Humanos? Esse tipo de confusão dos termos é bastante comum entre as pessoas que não são da área. Mas, na prática, existem diferenças bem importantes que precisam ser esclarecidas para manter a organização do setor nas empresas e a definição das responsabilidades dos profissionais. Se você deseja otimizar o departamento pessoal no seu negócio ou está pensando em investir mais no setor, esse texto vai te ajudar. Siga a leitura para entender o que é departamento pessoal e qual a sua importância.
Leia também: como fazer a gestão da carga horária de trabalho?
O que é departamento pessoal?
O departamento pessoal (DP), que faz parte da área de Recursos Humanos, é um setor especializado em gestão de pessoas e dos processos relacionados ao quadro de funcionários. Normalmente, os profissionais do DP costumam ter uma atuação mais técnica e operacional dentro das empresas. Dentro da rotina do trabalho dessa equipe, existem processos burocráticos relacionados ao cálculo de folha de pagamento, admissões, demissões, eSocial, férias, benefícios, registros de ponto e controle de jornada. Por conta disso, o departamento pessoal também pode ser definido como o setor responsável por garantir a gestão orçamentária dos funcionários e que todos os direitos trabalhistas estão sendo cumpridos, incluindo a legislação vigente, normas e cultura organizacional da própria empresa.
Departamento pessoal ou Recursos Humanos: principais diferenças
Embora sejam áreas correlatas e que, muitas vezes, realizam processos de forma conjunta, existem várias diferenças entre funções de departamento pessoal e de RH. De forma muito simples, o departamento pessoal é como se fosse o setor que faz as engrenagens rodarem, assumindo as etapas mais burocráticas ou operacionais de gestão de pessoas. Cadastros dos funcionários, cálculos de holerite, controle de jornada, gestão de férias, recolhimento de atestados e outros documentos são de responsabilidade da equipe de DP. É um trabalho bastante focado na manutenção e análise dos processos, para que tudo esteja de acordo com o esperado para a gestão de orçamentos e melhorias de indicadores de RH. Por outro lado, o RH costuma ter uma atuação maior em desenvolvimento de pessoas e lideranças, resolução de problemas de relacionamento, feedbacks e recrutamento e seleção, visando o bem-estar, motivação e produtividade. Também é comum que profissionais de RH estejam na frente do desenvolvimento de plano de carreiras, mas com o apoio do DP para avaliar os benefícios e salários que podem ser oferecidos para cada cargo ou setor. Apesar do trabalho da equipe de DP parecer um pouco mais nos “bastidores”, trata-se também de um setor fundamental para a satisfação dos funcionários e um bom clima organizacional.
A importância do DP nas empresas
Só de conhecer o que é departamento pessoal já dá para ter uma noção da importância do setor para as empresas, não é mesmo? Além de realizar cálculos de remuneração, férias, benefícios e dar suporte a processos de admissão e demissão, o setor também ajuda a garantir que a empresa está cumprindo todas as suas obrigações de acordo com a legislação. Desde a criação da Consolidação das Leis de Trabalho (CLT), em 1 de maio de 1943 (Decreto-Lei nº 5.452), as empresas que seguem com contratação celetista precisam realizar registro na carteira de trabalho, pagar férias, licenças, 13º e adicionais. Sem uma equipe focada na realização desses processos, há um risco grande da empresa ser penalizada e multada por processos trabalhistas. Do ponto de vista financeiro, o DP também é vantajoso por ser a equipe responsável pela gestão de ponto e horas extras. E, por fim, a organização, manutenção e armazenamento de documentos se tornam ainda mais eficientes e seguros. Em resumo, o departamento pessoal será responsável por todas as informações abaixo de cada funcionário:
- data de admissão;
- solicitação de exames admissionais;
- registro e liberação de período de licença (maternidade, paternidade e licença nojo);
- gestão de faltas;
- gestão de férias (inclusive férias coletivas)
- recolhimento de atestados ou declarações de comparecimento;
- agendamento de férias;
- registro e controle de ponto;
- alterações salariais;
- geração de folha de pagamento.
Rotinas do departamento pessoal: saiba como funciona
Na prática, o trabalho da equipe de DP é de muita responsabilidade, análise e acompanhamento de processos. Todas as etapas operacionais e burocráticas, da entrada de um novo funcionário na empresa até eventuais pedidos de desligamento, passam por esses profissionais. As pessoas que desejam entrar para essa área, terão na rotina de trabalho as seguintes responsabilidades:
- registro de colaboradores (carteira de trabalho ou eSocial);
- controle de ponto;
- gestão de benefícios;
- gestão de folha de pagamento;
- registro demissional em todos casos (layoff, PDV, justa causa, etc);
- controle de férias;
- controle de licenças (maternidade, paternidade ou licença nojo);
- gestão de banco de horas;
- recolhimento de atestados e declarações de comparecimento;
- cadastro de documentos e recibos de pagamento;
- cálculo de 13º salário.
Departamento pessoal: saiba como organizar
Existem diversas formas de organizar os processos dentro do setor de departamento pessoal, que incluem análise de métricas e indicadores. Reunimos abaixo os principais e dicas de erros que você não deve cometer na sua empresa:
Principais métricas e indicadores
O trabalho do DP não é apenas de execução de tarefas, também existe uma parte muito importante de análise de dados e estratégias. Para isso, é importante que o departamento reúna informações que possam ajudar a melhorar o trabalho na própria equipe e também que possam auxiliar gestores de outras áreas. Alguns exemplos são:
- taxa de rotatividade (turnover):
- absenteísmo:
- índice de acidentes de trabalho:
- horas extras ou banco de horas realizadas.
Erros que você não pode cometer
Os maiores erros que os profissionais de departamento pessoal podem cometer estão relacionados ao descumprimento da legislação, seja em questão de prazos ou na negligência de direitos que devem ser concedidos aos funcionários. Para que isso não ocorra na sua empresa, listamos aqui erros que o DP não deve cometer:
- estar desatualizado em relação a legislação, já que mudanças na CLT e novas medidas provisórias podem surgir;
- não manter um bom relacionamento ou pecar na comunicação com Sindicatos, especialmente em situações que exigem acordo ou convenção coletiva;
- reter a carteira de trabalho por mais de 48h;
- não encaminhar o colaborador para o exame admissional ou demissional;
- desrespeitar o período de férias dos funcionários ou perder o prazo para liberação;
- não realizar manutenção de banco de horas conforme acordo sindical;
- apresentar erros nos cálculos trabalhistas, causando prejuízo para a empresa ou para a remuneração do colaborador.
Departamento pessoal e a automação de processos: entenda
Ao olhar para as funções do departamento pessoal, é possível entender que trata-se de uma rotina de bastante responsabilidade, por lidar com gestão de documentos, assinaturas de contratos, fiscalização legislativa, controle de ponto e cálculos trabalhistas. Imagine se todos esses processos fossem dependentes de ferramentas de preenchimento ou cálculo manual? Além do tempo desperdiçado, que poderia ser utilizado para ações mais estratégicas, depender de processos ultrapassados abre espaço para mais erros de cálculos e falhas, tornando menos seguro e eficiente o trabalho. Por isso, podemos dizer que a tecnologia revolucionou o trabalho do departamento pessoal. Atualmente, existem diversas ferramentas inteligentes e integradas para gestão de documentos, controle de jornada e cálculos trabalhistas, tornando mais seguro e preciso o cálculo de horas extras, banco de horas e outros dados importantes que impactam na folha de pagamento. Soluções online para o departamento pessoal permitem que hoje empresas contratem e façam gestão de funcionários de qualquer lugar do mundo, já que é possível seguir no modelo de trabalho híbrido ou 100% home office e ainda assim ter uma ótima gestão de ponto.
Quer investir em tecnologia? Faça o controle de ponto online com o ifPonto
Conclusão
Como vimos, o trabalho do departamento pessoal é extremamente importante para o sucesso das empresas. Sem a eficiência do DP, todo o trabalho mais estratégico do RH para melhorar o bem-estar e motivação dos colaboradores é afetado. Por isso, se sua empresa precisa melhorar ainda mais o setor, é fundamental contar com o uso de tecnologias para automatizar processos como gestão de ponto e de documentos. Outras dicas que podem ajudar a tornar mais eficiente o departamento é a aplicação de metodologias ágeis que ajudam a melhorar a produtividade e alcance de metas. Reuniões regulares e treinamentos para capacitação e desenvolvimento do setor também deve ser uma prioridade na rotina da organização. Se você gostou de saber o que é departamento pessoal e qual a sua importância, continue a leitura em nosso blog sobre produtividade e qualidade de vida no trabalho!
