Folha de pagamento: o que é e como fazer o cálculo?

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O dia em que o salário cai em conta é o mais esperado por todos os colaboradores, mas o que poucos sabem ou param para pensar é que o que antecede esse dia é bastante trabalho para conferir a folha de pagamento.

Na folha de pagamento, ou holerite, o funcionário recebe todas as informações em relação ao salário do mês. Tudo é considerando: carga horária, horas extras, encargos, descontos, salário bruto e salário líquido.

Ou seja, todas as informações trabalhistas, de acordo com o regime CLT, devem estar presentes nesse documento.

Quer saber mais sobre a importância da folha de pagamento e como ela deve ser feita? Acompanhe essa leitura para tirar suas dúvidas.

Folha de pagamento: o que é, para que serve e como fazer o cálculo?

A folha de pagamento tem uma importância muito maior do que apenas sinalizar ao funcionário que o salário entrará em conta.

Esse documento, que é obrigatório por Lei, é uma forma de garantir que todas as responsabilidades trabalhistas estejam sendo cumpridas pelo empregador.

Para as empresas, o fechamento da folha de pagamento é uma tarefa recorrente, por ser necessário mensalmente emitir o holerite de cada funcionário.

Dentro desse período, todo o cálculo da folha de ponto deve ser revisitado para conferir informações de faltas, saldo negativo de horas trabalhadas ou horas extras.

Para muitas empresas, acaba se tornando uma tarefa automática, mas basta conferir com qualquer profissional de RH para perceber que esse processo é minucioso e cheio de detalhes.

Afinal, trata-se de uma ação que implica na remuneração correta do quadro de funcionários e no orçamento da empresa.

O que é folha de pagamento?

funcionário entrega folha de pagamento

A folha de pagamento, ou holerite, é um documento emitido mensalmente pela equipe de RH ou contabilidade da empresa no qual constam todas as informações do salário pago aos colaboradores referente ao mês anterior trabalhado.

Além de descrever os valores pagos, na folha de pagamento também deve estar presente as quantias que são descontadas mensalmente, como FGTS, INSS, Imposto de Renda (IRRF), Vale Transporte e Vale Refeição/Alimentação (dependendo do tipo de contrato).

Se na empresa existe o pagamento de horas extras e adicionais noturnos, essas informações também devem estar presentes no holerite, assim como informações como faltas, atrasos, atestados e assim por diante.

Tudo que envolve o funcionário e que afetam o valor da remuneração mensal devem estar presentes na folha de pagamento.

Geralmente, o holerite é entregue após o salário cair na conta do funcionário. Assim, é possível verificar se os valores estão de acordo com o que foi recebido, conferindo as informações do holerite.

Uma cópia é entregue ao colaborador e outra cópia assinada permanece com a empresa.

Para que serve a folha de pagamento?

A principal função da folha de pagamento é documentar todos os valores pagos e descontados no salário de cada colaborador da empresa.

Ele acaba servindo também como demonstrativo aos gestores dos custos incidentes na manutenção de cada colaborador.

Para os funcionários, é um documento de transparência em relação a tudo que a empresa está pagando ou descontando de acordo com o que está previsto em Lei.

Por lidar com valores e encargos como INSS e FGTS, que possuem um grande impacto também em momentos de realização de rescisão ou do acordo trabalhista, trata-se de um documento de seriedade e muita importância para ambas as partes.

Além de ser muito importante para a empresa, o holerite é fundamental para os trabalhadores.

Esse documento é usado como comprovante de renda em situações como financiamento de imóveis, carros, financiamento estudantil e abertura de crédito.

Também é um documento importantíssimo na aposentadoria, servindo também como comprovante do pagamento do INSS.

Lei da folha de pagamento e sua obrigatoriedade

Muitas pessoas não sabem, mas a entrega da folha de pagamento é obrigatória. A emissão desse documento está presente na Consolidação das Leis Trabalhistas (CLT) pelo artigo 464 da CLT e pelo artigo 225 do Decreto 3048/1999.

A Lei da folha de pagamento e sua obrigatoriedade existem justamente pela importância desse documento para comprovação dos direitos legais do trabalhador e deveres da empresa no cumprimento do que está previsto na CLT.

A folha de pagamento é usada não só como um processo operacional de controle de pagamentos, mas também tem função contábil e fiscal.

De certa forma, o holerite também pode ser entendido como uma forma de histórico do funcionário.

No texto da Lei (Art. 225), está descrito que a empresa é “obrigada a preparar a folha de pagamento da remuneração paga, devida ou creditada a todos os segurados a seu serviço, devendo manter, em cada estabelecimento, uma via da respectiva folha e recibos de pagamentos”.

Ela deve ainda lançar mensalmente em títulos próprios de sua contabilidade os fatos geradores de todas as contribuições, quantias descontadas, totais recolhidos e contribuições da empresa.

Quais informações levar em consideração ao calcular a folha de pagamento?

mulher comemora cálculo de folha de pagamento

Na hora de calcular a folha de pagamento, o RH deve considerar alguns critérios de descontos e outros fatores como admissões, horas trabalhadas, salário bruto, salário líquido, a categoria dos funcionários e FGTS.

Em casos de hora extra e adicional noturno, a empresa também deve consultar o que diz a Convenção Coletiva de Trabalho da categoria que acaba se sobressaindo ao que é previsto na CLT.

Não existe um modelo predeterminado de folha de pagamento, mas muitas empresas costumam seguir um padrão bastante parecido.

O mais importante é que todas as informações obrigatórias estejam presentes de forma clara e que o cálculo esteja correto para não haver nenhum prejuízo financeiro para ambas as partes.

No cálculo, de fato, as informações abaixo são levadas em consideração:

1. Admissões e demissões

Antes mesmo de começar a fazer o cálculo de pagamento dos funcionários, é importante que o RH revise o controle de admissões e demissões, conferindo quais ex-colaboradores podem estar com os benefícios ativos e quais novos funcionários ainda não estão presentes no sistema da folha de pagamento.

Essa situação pode acontecer quando um número maior de funcionários são desligados ao mesmo tempo ou uma grande quantidade de novos colaboradores estão chegando.

Para evitar problemas assim, verifique a situação de controle de saída e entrada da empresa mensalmente.

2.Categoria dos funcionários

A definição da categoria dos funcionários também está entre os primeiros passos que antecedem o fechamento da folha de pagamento.

Isso porque cada profissional pode pertencer a uma Convenção Coletiva de Trabalho diferente, com bases para cálculo e descontos diferentes.

Em alguns cálculos, como horas extras e adicional noturno, por exemplo, o que está definido em Convenção Coletiva se sobressai ao que diz a CLT.

3. Horas trabalhadas

O cálculo das horas trabalhadas é feito a partir dos registros de folha ponto de cada funcionário. Como atualmente muitas empresas utilizam o controle de ponto online, essa etapa se torna mais prática.

Através de software de controle de ponto, é possível rever todas as horas trabalhadas, horas extras, adicionais, descanso remunerado e banco de horas.

Se houver faltas, é importante verificar se elas foram justificadas, seja através de atestado ou por declaração de comparecimento.

Dependendo do tipo de declaração, o trabalhador terá direito ao abono da falta ou ausência sem desconto na folha de pagamento.

Essa etapa é uma das mais importantes para o fechamento do holerite. Para evitar erros, você pode contar com o sistema de controle de ponto online da iFractal.

A iFractal é uma empresa pioneira no sistema de ponto eletrônico em nuvem e apresenta diversas funcionalidades para a gestão da sua empresa.

4. Encargos e descontos

Existem alguns encargos e descontos em folha que entram no cálculo do salário e devem estar declarados na folha de pagamento, como INSS, IRRF, contribuição sindical, assim como benefícios: VT, plano de saúde e VR.

Não é uma regra, mas algumas empresas costumam não descontar os benefícios, como o VR ou VA e plano de saúde.

5.FGTS

Outro cálculo previsto na folha de pagamento é o Fundo de Garantia por Tempo de Serviço (FGTS). A alíquota recolhida é de 2% do salário bruto para jovem aprendiz e 8% para qualquer outro colaborador.

Embora não seja descontado ou creditado, o valor deve obrigatoriamente estar presente no holerite, como forma de comprovar que a empresa está recolhendo o FGTS de acordo com o que está previsto na CLT.

O depósito desse valor deve ser feito sempre até o dia 7 de cada mês.

6. Salário bruto e líquido

Na folha de pagamento, deve estar presente o cálculo do valor do salário bruto e do salário líquido.

O salário bruto é o valor cheio, aquele que ainda não considera os descontos e encargos. Já o salário líquido é aquele que será pago ao profissional no mês. Na hora de conferir o salário em conta com o holerite, é o salário líquido que deve ser considerado.

Descontos na folha de pagamento: quais são e como fazer?

Como vimos, existem vários descontos na folha de pagamento e cada um deles possui um cálculo diferente. Confira:

INSS

O valor do INSS deve ser descontado da folha do pagamento e do salário do trabalhador antes dele receber o valor líquido.

O tamanho do desconto depende. Ele é feito de maneira progressiva e mensalmente, sendo que o valor deve ser direcionado para a Previdência Social. Os valores variam de acordo com o salário bruto de cada funcionário.

Desde janeiro de 2021 as alíquotas de desconto do INSS são as seguintes:

  • Salário até R$1.100,00 – Alíquota de 7,5%
  • Salário de R$1.100,01 até R$2.203,48 – Alíquota de 9%
  • Salário de R$2.203,49 até R$3.305,22 – Alíquota de 12%
  • Salário de R$3.305,23 até R$6.433,57 – Alíquota de 14%

Imposto de Renda Pessoa Física

O IRRF é um imposto obrigatório retido na folha de pagamento de acordo com o que é determinado pelo Governo Federal.

A alíquota é feita com base nos vencimentos de cada funcionário, de acordo com a tabela da Receita Federal divulgada todo ano. Como depende do valor do salário, nem todo trabalhador terá o desconto desse imposto.

Vale Transporte

Por Lei, as empresas podem aplicar um desconto de até 6% do salário básico do funcionário quando ele solicita pelo uso do Vale Transporte (VT).

Vale Refeição

O VR faz parte da remuneração do trabalhador desde que esteja previsto em Convenção ou Acordo Coletivo. Quando isso não ocorre, a empresa não tem a obrigação de pagar o benefício, mas deve conceder um espaço para que os trabalhadores levem a refeição de casa.

O mais comum é que a empresa pague pelo benefício. Nesses casos, pode ocorrer um desconto de até 20% do salário do colaborador.

Contribuição Sindical

Com a Contribuição Sindical, que varia de acordo com a categoria, o trabalhador tem todos os seus direitos dispostos na Convenção Coletiva garantidos, incluindo possíveis reajustes salariais.

Adicionais na folha de pagamento

mulher fazendo hora extra

Além do salário mensal combinado no contrato de trabalho, existem outros adicionais que o funcionário tem direito a receber.

Horas extras

Quando a empresa não trabalha com a modalidade de banco de horas e o funcionário trabalha mais do que a carga horária do dia, na folha de pagamento deve ser feito o cálculo das horas extras.

Para saber a porcentagem correta no cálculo, é importante consultar a Convenção Coletiva de Trabalho que o colaborador está inserido.

Vale lembrar que horas extras trabalhadas em domingo e feriados são remuneradas em 100% sobre o valor da hora comum trabalhada.

Adicional noturno

Segundo previsto na CLT, o adicional noturno deve ser pago a todo colaborador que realiza seu expediente entre 22 horas e 5 horas da manhã do outro dia.

No cálculo, deve ser feita a adição de 20% sobre a remuneração básica do colaborador.

Férias

O cálculo das férias é realizado com base no salário do colaborador acrescido de um terço desse mesmo valor. Nas férias, o INSS e IRRF incidem da mesma forma na folha de pagamento.

Décimo terceiro

O pagamento do décimo terceiro é sempre feito nos últimos dois meses do ano. Ele é proporcional ao tempo de contratação do colaborador. Ou seja, se o funcionário cumprir 12 meses de trabalho, o valor do décimo terceiro salário será total. Ao contrário, divide-se pelos meses trabalhados.

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Conclusão

A emissão da folha de pagamento envolve diversos cálculos trabalhistas. Mensalmente, todas as informações referentes ao colaborador devem ser analisadas para evitar qualquer prejuízo ao trabalhador.

Além disso, a folha de pagamento também é importante para o controle financeiro das empresas. Através dele, é possível observar informações como excesso de horas extras que, a longo prazo, podem pesar no orçamento da empresa.

Como vimos, a folha de pagamento não é um simples comprovante de pagamento, ela serve como documento de prova de que todos os valores, encargos e descontos estão sendo cumpridos corretamente de acordo com o que diz a CLT ou Convenção Coletiva de Trabalho.

Para facilitar a vida dos profissionais de RH e contabilidade, a melhor opção é contar com ajuda de sistemas de ponto eletrônico, pois muitas das informações da folha de pagamento fazem parte desse registro.

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