O que é eSocial? Saiba para que serve e como utilizar

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Se você está à frente de uma empresa já deve saber o que é eSocial e ter utilizado no seu dia a dia.

Desde julho de 2018, o eSocial se tornou obrigatório para todas as empresas, mas apesar de já estar valendo há bastante tempo e ter sido criado em 2014, muitos empregadores e profissionais de RH ainda possuem muitas dúvidas sobre como funciona e qual é a finalidade do eSocial.

Se você deseja entender o que é eSocial e quem deve fazer o eSocial, confira esse artigo em que explicamos tudo sobre como funciona esse sistema digital criado para centralizar e fiscalizar os direitos e obrigações das empresas em relação às leis trabalhistas.

Leia também: Carteira de trabalho digital: como funciona na prática

O que é eSocial?

O eSocial digital é uma plataforma criada pelo Governo Federal como um Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais e Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).

Ele foi criado a partir do decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014 e lançado em 2015 e faz parte dos sistemas criados pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).

Mas apesar de ter sido lançado em 2015, a implementação não foi tão imediata para as empresas.

O sistema, portanto, dividiu a fase de implementação obrigatória em duas grandes etapas.

Em primeiro lugar, ele passou a ser obrigatório para todas as empresas com faturamento no ano de 2016 superior a R$78 milhões. Nesses casos, as empresas dentro desse requisito tinham de fazer o uso obrigatório do eSocial a partir de 1 de janeiro de 2018.

Na segunda etapa, o eSocial passou a ser obrigatório para todas as empresas a partir de julho de 2018. 

Atualmente, todas as empresas devem seguir com o uso desse sistema unificado, que acaba facilitando bastante o dia a dia e controle de todas as obrigações estabelecidas pela CLT.

Segundo a Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH), 8 milhões de empresas e 40 milhões de funcionários já haviam sido impactadas pelo uso do eSocial até 2019, pelo fato de ser um serviço que abrange 15 obrigações legais referentes às relações trabalhistas e previdenciárias.

E o que é eSocial doméstico?

Vimos o que é eSocial para as empresas, mas também é muito importante conhecer e entender o que é eSocial doméstico.

O eSocial doméstico foi um módulo especial criado em 2015 dentro do eSocial para contemplar os empregadores de trabalhadores domésticos que devem fazer suas declarações tributárias, previdenciárias e trabalhistas.

A partir dessa ferramenta, também é possível fazer o recolhimento de tributos e do Fundo de Garantia (FGTS) para os empregados domésticos no Módulo Empregador Doméstico.

Para usar o eSocial doméstico os empregadores precisam fazer o cadastro no site do eSocial e incluir todas as informações dos funcionários, do empregador e do contrato.

É necessário registrar todas as informações pertinentes à jornada de trabalho, como horários de entrada, saída, intervalos, salário e demais dados solicitados pelo sistema.

Com esse cadastro, o empregador consegue emitir a guia de recolhimento dos tributos, como o Guia da Previdência Social (GPS).

Para que serve o eSocial?

como fazer esocial

Esse sistema funciona como uma ferramenta de unificação e repasse de informações para que as empresas realizem todas as demandas e obrigatoriedades de envio de informações e documentos dos funcionários e estagiários para os órgãos mencionados em o que é eSocial.

Além de beneficiar as empresas, por unificar o envio de informações e documentos trabalhistas, o eSocial também é vantajoso para os trabalhadores, pois também funciona como uma forma de fiscalização mais próxima do cumprimento dos direitos trabalhistas e da legislação.

O eSocial também funciona como uma forma de fiscalização para combater a sonegação de impostos, por exemplo, já que o cruzamento de dados é levado em consideração por vários órgãos, como Receita Federal, Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho.

Por isso, a finalidade do eSocial também pode ser definida como uma forma de automatização de processos, o que acaba gerando mais transparência nas relações trabalhistas e em outras fiscalizações, já que é um sistema que centraliza os dados das empresas e funcionários.

Considerando o Art. 3º do decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014 que traz o que é eSocial e seus objetivos, temos os seguintes princípios para o qual o sistema foi criado

I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;

II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;

III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;

IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e

V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.

Como funciona o eSocial?

Na prática, o eSocial nada mais é do que um canal digital que reúne todos os dados e documentações referentes ao vínculo empregatício e informações previdenciárias enviadas pelos empregadores para o Governo Federal.

Após fazer o cadastro da empresa no eSocial, o empregador deve enviar periodicamente, por meio digital, todas as informações relacionadas a contrato de trabalho, pagamento de tributos, folha de pagamento, comunicação de acidente de trabalho, FGTS, aviso prévio etc.

Assim, além de ter o registro em plataformas online da própria empresa ou o registro apenas no papel, a empresa e o colaborador tem a garantia de acesso a todos esses dados através de um sistema digital que realiza a atualização das informações de forma imediata.

Todos esses dados devem ser, obrigatoriamente, enviados pelas empresas, através do acesso ao eSocial Empresas.

Além de ser um sistema que colabora para a fiscalização e cumprimento das leis trabalhistas, o eSocial também pode contribuir para a elaboração e planejamento de políticas públicas.

Além dos trabalhadores em regime CLT, o eSocial também contempla informações de servidores públicos, autônomos, cooperados, estagiários, empregados domésticos e pessoas sem vínculo empregatício.

Para entender melhor o que é eSocial, é importante conhecer como funcionam os eventos e multas:

Eventos

Os eventos do eSocial representam as informações que devem ser cadastradas no sistema pelas empresas.

Por ser um sistema bastante completo e que unifica diversos dados das empresas, ele se divide em diferentes layouts com campos de informações que devem ser preenchidos.

Esses eventos se dividem em quatro tipos: eventos iniciais, eventos de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos.

Multas

As empresas que omitirem dados ou perderem o prazo de entrega das informações solicitadas no eSocial podem ter de pagar multas.

Cada inadimplência em relação às informações negadas ou omitidas representam um valor que a empresa terá de pagar como punição.

A empresa que não informar uma nova admissão, por exemplo, pode ter de pagar de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00 por colaborador.

Em caso de reincidência, a empresa deve pagar o valor da multa com acréscimo de R$ 800,00.

Ou seja, é muito importante que os empregadores estejam cientes da periodicidade de envio das informações no eSocial para evitar multas e até mesmo processos trabalhistas

Quais empresas precisam aderir ao eSocial?

Toda empresa que realizar a contratação de um colaborador e que possua qualquer obrigação de vínculo trabalhista, previdenciário ou tributário em função dessa relação de empregador-funcionário deve fazer o cadastro e envio das informações no eSocial.

Desde 2018, é obrigatório o envio das informações de vínculo trabalhista no eSocial para todas as empresas que se enquadram no requisito citado, independentemente do valor de faturamento anual.

Vantagens do eSocial

O uso do eSocial representa uma série de vantagens para as empresas e colaboradores, mas também beneficia todas as pessoas e a população de um modo geral.

Ao unificar diversas informações das empresas e dados relacionados ao cumprimento das leis trabalhistas, permitindo que vários órgãos tenham acesso, o eSocial contribui para que possa ocorrer uma fiscalização mais rigorosa de que as relações trabalhistas e previdenciárias estão sendo respeitadas.

Abaixo, citamos mais benefícios para as empresas e funcionários:

Para empresas

O eSocial ajuda a simplificar diversos processos dentro de uma empresa, facilitando a rotina e aumentando a produtividade das equipes de RH.

Entre as funções do serviço, temos vantagens como o fato dele gerar os guias de recolhimento do FGTS e outros tributos, diminuindo erros de cálculos que podem ocorrer durante o processo de geração desses tipos de documentos.

Outro ponto importante sobre o eSocial é que ele garante uma segurança jurídica mais consistente, beneficiando as empresas que cumprem com todas as diretrizes legais e fiscalizando as empresas que estão irregulares.

Do ponto de vista financeiro, a criação de um sistema como o eSocial digital também significa redução de custos com burocracias e processos operacionais, ou seja, reduz a necessidade de arquivo de diversos documentos, planilhas e processos ultrapassados.

De forma resumida, destacamos como as principais vantagens do eSocial para empresas:

  • Aumento de produtividade;
  • Redução de erros de cálculos trabalhistas;
  • Segurança jurídica do cumprimento de todas as obrigações e da legislação trabalhista;
  • Processos integrados;
  • Registro imediato de novas informações;
  • Dados disponíveis de forma imediata para os órgãos envolvidos, acelerando processos de admissão e demissão, por exemplo.

Para o trabalhador

Para os trabalhadores, o eSocial representa uma garantia maior em relação ao cumprimento dos direitos trabalhistas previstos na CLT e os direitos previdenciários.

Por ser um sistema que centraliza as informações, os processos se tornam mais transparentes e há uma garantia maior de que seja cumprido o que está previsto também no contrato de trabalho.

No eSocial, também são registradas as informações em relação ao pagamento, função desempenhada e jornada de trabalho.

Além disso, o eSocial também ajuda a reduzir possíveis erros de cálculos trabalhistas que possam prejudicar o trabalhador.

Quais as obrigações que o eSocial substitui?

O eSocial automatizou e centralizou diversas obrigações trabalhistas que antes eram feitas em processos burocráticos, com o armazenamento de informações e documentos físicos pela responsabilidade da empresa.

Ao todo, são 15 obrigações que o eSocial substituirá, são elas:

  • Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
  • Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
  • Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
  • Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED);
  • Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
  • Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
  • Folha de pagamento;
  • Livro de Registro de Empregados (LRE);
  • Comunicação de Dispensa (CD);
  • Guia da Previdência Social (GPS);
  • Quadro de Horário de Trabalho (QHT).

O trabalhador pode acessar o eSocial?

para que serve o esocial

O acesso ao eSocial é feito através do site ou aplicativo e é liberado para empresas e para empregadores pessoa física. Para fazer o login, é necessário o preenchimento dos campos de acesso com o CNPJ ou CPF, código de acesso e senha.

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Conclusão

Nesse texto buscamos responder o que é eSocial e como ele funciona na prática. E como vimos, a obrigatoriedade de alimentação das informações nesse sistema já é obrigatória para todas as empresas, independente do faturamento, desde 2018.

As empresas que não atualizam ou escondem alguma informação do vínculo trabalhista podem pagar multas. Por isso, é fundamental manter toda a equipe de RH e líderes atualizados de como funciona o eSocial e para que ele serve.

Afinal, é um processo relativamente recente e que pode passar por diversas mudanças ainda para se adequar às necessidades das empresas e trabalhadores.

Apesar de parecer um sistema complexo, o eSocial acaba simplificando diversos processos que antes eram mais burocráticos para as empresas e traz benefícios tanto para os empregadores como para os trabalhadores.

De modo geral, as principais mudanças positivas do eSocial é que esse sistema tem um foco muito grande na desburocratização, mantendo as informações atualizadas e integradas.

Se você gostou de saber o que é eSocial, aproveite para conferir nosso artigo sobre admissão digital, em que explicamos o que é, os benefícios e como realizar.

 

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