Se você está à frente de uma empresa já deve saber o que é eSocial e ter utilizado no seu dia a dia.
Desde julho de 2018, o eSocial se tornou obrigatório para todas as empresas, mas apesar de já estar valendo há bastante tempo e ter sido criado em 2014, muitos empregadores e profissionais de RH ainda possuem muitas dúvidas sobre como funciona e qual é a finalidade do eSocial.
Se você deseja entender o que é eSocial e quem deve fazer o eSocial, confira esse artigo em que explicamos tudo sobre como funciona esse sistema digital criado para centralizar e fiscalizar os direitos e obrigações das empresas em relação às leis trabalhistas.
Leia também: Carteira de trabalho digital: como funciona na prática
O que é eSocial?
O eSocial digital é uma plataforma criada pelo Governo Federal como um Sistema de Escrituração Fiscal Digital das Obrigações Fiscais e Previdenciárias e Trabalhistas (eSocial).
Ele foi criado a partir do decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014 e lançado em 2015 e faz parte dos sistemas criados pelo Sistema Público de Escrituração Digital (SPED).
Mas apesar de ter sido lançado em 2015, a implementação não foi tão imediata para as empresas.
O sistema, portanto, dividiu a fase de implementação obrigatória em duas grandes etapas.
Em primeiro lugar, ele passou a ser obrigatório para todas as empresas com faturamento no ano de 2016 superior a R$78 milhões. Nesses casos, as empresas dentro desse requisito tinham de fazer o uso obrigatório do eSocial a partir de 1 de janeiro de 2018.
Na segunda etapa, o eSocial passou a ser obrigatório para todas as empresas a partir de julho de 2018.
Atualmente, todas as empresas devem seguir com o uso desse sistema unificado, que acaba facilitando bastante o dia a dia e controle de todas as obrigações estabelecidas pela CLT.
Segundo a Associação Brasileira de Recursos Humanos (ABRH), 8 milhões de empresas e 40 milhões de funcionários já haviam sido impactadas pelo uso do eSocial até 2019, pelo fato de ser um serviço que abrange 15 obrigações legais referentes às relações trabalhistas e previdenciárias.
E o que é eSocial doméstico?
Vimos o que é eSocial para as empresas, mas também é muito importante conhecer e entender o que é eSocial doméstico.
O eSocial doméstico foi um módulo especial criado em 2015 dentro do eSocial para contemplar os empregadores de trabalhadores domésticos que devem fazer suas declarações tributárias, previdenciárias e trabalhistas.
A partir dessa ferramenta, também é possível fazer o recolhimento de tributos e do Fundo de Garantia (FGTS) para os empregados domésticos no Módulo Empregador Doméstico.
Para usar o eSocial doméstico os empregadores precisam fazer o cadastro no site do eSocial e incluir todas as informações dos funcionários, do empregador e do contrato.
É necessário registrar todas as informações pertinentes à jornada de trabalho, como horários de entrada, saída, intervalos, salário e demais dados solicitados pelo sistema.
Com esse cadastro, o empregador consegue emitir a guia de recolhimento dos tributos, como o Guia da Previdência Social (GPS).
Para que serve o eSocial?
Esse sistema funciona como uma ferramenta de unificação e repasse de informações para que as empresas realizem todas as demandas e obrigatoriedades de envio de informações e documentos dos funcionários e estagiários para os órgãos mencionados em o que é eSocial.
Isto é, o sistema funciona para facilitar e simplificar a burocracia de contratação, assim como o e-CAC otimiza a atuação do time de RH e administradores.
Além de beneficiar as empresas, por unificar o envio de informações e documentos trabalhistas, o eSocial também é vantajoso para os trabalhadores, pois também funciona como uma forma de fiscalização mais próxima do cumprimento dos direitos trabalhistas e da legislação.
O eSocial também funciona como uma forma de fiscalização para combater a sonegação de impostos, por exemplo, já que o cruzamento de dados é levado em consideração por vários órgãos, como Receita Federal, Previdência Social, Caixa Econômica Federal e Ministério do Trabalho.
Por isso, a finalidade do eSocial também pode ser definida como uma forma de automatização de processos, o que acaba gerando mais transparência nas relações trabalhistas e em outras fiscalizações, já que é um sistema que centraliza os dados das empresas e funcionários.
Considerando o Art. 3º do decreto 8.373 de 11 de dezembro de 2014 que traz o que é eSocial e seus objetivos, temos os seguintes princípios para o qual o sistema foi criado
I – viabilizar a garantia de direitos previdenciários e trabalhistas;
II – racionalizar e simplificar o cumprimento de obrigações;
III – eliminar a redundância nas informações prestadas pelas pessoas físicas e jurídicas;
IV – aprimorar a qualidade de informações das relações de trabalho, previdenciárias e tributárias; e
V – conferir tratamento diferenciado às microempresas e empresas de pequeno porte.
Como funciona o eSocial?
Na prática, o eSocial nada mais é do que um canal digital que reúne todos os dados e documentações referentes ao vínculo empregatício e informações previdenciárias enviadas pelos empregadores para o Governo Federal.
Após fazer o cadastro da empresa no eSocial, o empregador deve enviar periodicamente, por meio digital, todas as informações relacionadas a contrato de trabalho, pagamento de tributos, folha de pagamento, comunicação de acidente de trabalho, FGTS, aviso prévio etc.
Assim, além de ter o registro em plataformas online da própria empresa ou o registro apenas no papel, a empresa e o colaborador tem a garantia de acesso a todos esses dados através de um sistema digital que realiza a atualização das informações de forma imediata.
Todos esses dados devem ser, obrigatoriamente, enviados pelas empresas, através do acesso ao eSocial Empresas.
Além de ser um sistema que colabora para a fiscalização e cumprimento das leis trabalhistas, o eSocial também pode contribuir para a elaboração e planejamento de políticas públicas.
Além dos trabalhadores em regime CLT, o eSocial também contempla informações de servidores públicos, autônomos, cooperados, estagiários, empregados domésticos e pessoas sem vínculo empregatício.
Para entender melhor o que é eSocial, é importante conhecer como funcionam os eventos e multas:
Eventos
Os eventos do eSocial representam as informações que devem ser cadastradas no sistema pelas empresas.
Por ser um sistema bastante completo e que unifica diversos dados das empresas, ele se divide em diferentes layouts com campos de informações que devem ser preenchidos.
Esses eventos se dividem em quatro tipos: eventos iniciais, eventos de tabelas, eventos não periódicos e eventos periódicos.
Multas
As empresas que omitirem dados ou perderem o prazo de entrega das informações solicitadas no eSocial podem ter de pagar multas.
Cada inadimplência em relação às informações negadas ou omitidas representam um valor que a empresa terá de pagar como punição.
A empresa que não informar uma nova admissão, por exemplo, pode ter de pagar de R$ 3.000,00 a R$ 6.000,00 por colaborador.
Em caso de reincidência, a empresa deve pagar o valor da multa com acréscimo de R$ 800,00.
Ou seja, é muito importante que os empregadores estejam cientes da periodicidade de envio das informações no eSocial para evitar multas e até mesmo processos trabalhistas
Quais empresas precisam aderir ao eSocial?
Toda empresa que realizar a contratação de um colaborador e que possua qualquer obrigação de vínculo trabalhista, previdenciário ou tributário em função dessa relação de empregador-funcionário deve fazer o cadastro e envio das informações no eSocial.
Desde 2018, é obrigatório o envio das informações de vínculo trabalhista no eSocial para todas as empresas que se enquadram no requisito citado, independentemente do valor de faturamento anual.
Vantagens do eSocial
O uso do eSocial representa uma série de vantagens para as empresas e colaboradores, mas também beneficia todas as pessoas e a população de um modo geral.
Ao unificar diversas informações das empresas e dados relacionados ao cumprimento das leis trabalhistas, permitindo que vários órgãos tenham acesso, o eSocial contribui para que possa ocorrer uma fiscalização mais rigorosa de que as relações trabalhistas e previdenciárias estão sendo respeitadas.
Abaixo, citamos mais benefícios para as empresas e funcionários:
Para empresas
O eSocial ajuda a simplificar diversos processos dentro de uma empresa, facilitando a rotina e aumentando a produtividade das equipes de RH.
Entre as funções do serviço, temos vantagens como o fato dele gerar os guias de recolhimento do FGTS (que também pode ser acessado de modo online pelo FGTS digital) e outros tributos, diminuindo erros de cálculos que podem ocorrer durante o processo de geração desses tipos de documentos.
Outro ponto importante sobre o eSocial é que ele garante uma segurança jurídica mais consistente, beneficiando as empresas que cumprem com todas as diretrizes legais e fiscalizando as empresas que estão irregulares.
Do ponto de vista financeiro, a criação de um sistema como o eSocial digital também significa redução de custos com burocracias e processos operacionais, ou seja, reduz a necessidade de arquivo de diversos documentos, planilhas e processos ultrapassados.
De forma resumida, destacamos como as principais vantagens do eSocial para empresas:
- Aumento de produtividade;
- Redução de erros de cálculos trabalhistas;
- Segurança jurídica do cumprimento de todas as obrigações e da legislação trabalhista;
- Processos integrados;
- Registro imediato de novas informações;
- Dados disponíveis de forma imediata para os órgãos envolvidos, acelerando processos de admissão e demissão, por exemplo.
Para o trabalhador
Para os trabalhadores, o eSocial representa uma garantia maior em relação ao cumprimento dos direitos trabalhistas previstos na CLT e os direitos previdenciários.
Por ser um sistema que centraliza as informações, os processos se tornam mais transparentes e há uma garantia maior de que seja cumprido o que está previsto também no contrato de trabalho.
No eSocial, também são registradas as informações em relação ao pagamento, função desempenhada e jornada de trabalho.
Além disso, o eSocial também ajuda a reduzir possíveis erros de cálculos trabalhistas que possam prejudicar o trabalhador.
Quais as obrigações que o eSocial substitui?
O eSocial automatizou e centralizou diversas obrigações trabalhistas que antes eram feitas em processos burocráticos, com o armazenamento de informações e documentos físicos pela responsabilidade da empresa.
Ao todo, são 15 obrigações que o eSocial substituirá, são elas:
- Guia de Recolhimento do FGTS e de Informações à Previdência Social (GFIP);
- Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
- Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
- Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS);
- Declaração de Débitos e Créditos Tributários Federais (DCTF);
- Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP);
- Declaração do Imposto de Renda Retido na Fonte (DIRF);
- Cadastro Geral de Empregados e Desempregados para controlar as admissões e demissões de empregados sob o regime da CLT (CAGED);
- Guia de Recolhimento do FGTS (GRF);
- Manual Normativo de Arquivos Digitais (MANAD);
- Folha de pagamento;
- Livro de Registro de Empregados (LRE);
- Comunicação de Dispensa (CD);
- Guia da Previdência Social (GPS);
- Quadro de Horário de Trabalho (QHT).
O trabalhador pode acessar o eSocial?
O acesso ao eSocial é feito através do site ou aplicativo e é liberado para empresas e para empregadores pessoa física. Para fazer o login, é necessário o preenchimento dos campos de acesso com o CNPJ ou CPF, código de acesso e senha.
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Conclusão
Nesse texto buscamos responder o que é eSocial e como ele funciona na prática. E como vimos, a obrigatoriedade de alimentação das informações nesse sistema já é obrigatória para todas as empresas, independente do faturamento, desde 2018.
As empresas que não atualizam ou escondem alguma informação do vínculo trabalhista podem pagar multas. Por isso, é fundamental manter toda a equipe de RH e líderes atualizados de como funciona o eSocial e para que ele serve.
Afinal, é um processo relativamente recente e que pode passar por diversas mudanças ainda para se adequar às necessidades das empresas e trabalhadores.
Apesar de parecer um sistema complexo, o eSocial acaba simplificando diversos processos que antes eram mais burocráticos para as empresas e traz benefícios tanto para os empregadores como para os trabalhadores.
De modo geral, as principais mudanças positivas do eSocial é que esse sistema tem um foco muito grande na desburocratização, mantendo as informações atualizadas e integradas.
Se você gostou de saber o que é eSocial, aproveite para conferir nosso artigo sobre admissão digital, em que explicamos o que é, os benefícios e como realizar.
