A digitalização deste documento tão importante para os trabalhadores é uma forma de tornar o dia a dia ainda mais prático, facilitando o acesso aos dados contratuais. Os brasileiros, que sempre dependeram de registros físicos e documentos impressos, estão gradualmente adotando novas tecnologias. Essa transformação não só desburocratiza os processos, como também diminui o risco de perda ou rasura de documentos e registros oficiais.
Se você deseja acessar a carteira de trabalho digital, acompanhe este conteúdo para saber tudo sobre o assunto e as diferenças entre a carteira de trabalho impressa e a digital.
Boa leitura!
Leia também:
Holerite online: o que é e quais as vantagens?
O que é e como surgiu a Carteira de Trabalho Digital?
Antes de explicar como funciona a carteira de trabalho digital, vamos entender a definição e a história desse documento. Em 2017, o serviço de carteira de trabalho digital começou a ser oferecido, e em setembro de 2019, ele substituiu o documento físico. Desde então, todos os brasileiros ou estrangeiros com inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) podem emitir a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) digital, sem precisar do documento impresso.
O trabalhador pode acompanhar todas as informações contratuais e dados pessoais presentes na carteira de trabalho em papel através do site ou do aplicativo CTPS Digital. Assim, a CTPS é um documento extremamente importante tanto para o trabalhador quanto para as empresas, pois registra os trabalhos em regime CLT, garantindo o acesso aos direitos trabalhistas previstos em lei.
Quais as diferenças entre as carteiras de trabalho impressa e digital?
A principal diferença entre a carteira de trabalho impressa e a digital é a acessibilidade. A carteira de trabalho digital pode ser acessada a qualquer momento e em qualquer lugar, bastando ter acesso ao site ou ao aplicativo CTPS Digital. Isso significa que o trabalhador não precisa carregar o documento físico consigo, podendo consultar suas informações contratuais e dados pessoais de forma prática e rápida, diretamente pelo smartphone, tablet ou computador. Além disso, a digitalização elimina o risco de perda, extravio ou danos físicos ao documento, proporcionando maior segurança e conveniência.
Quais as principais vantagens da Carteira de Trabalho Digital?
A carteira de trabalho digital simplifica o processo para trabalhadores e empresas, que precisam apenas do número do CPF para realizar os registros contratuais no eSocial. Ela elimina o risco de perda ou rasura e mantém as informações atualizadas em tempo real.
Antes, os funcionários tinham que levar a carteira de trabalho impressa e deixá-la com a empresa até que o registro fosse feito. O mesmo processo se repetia em casos de demissão ou desligamento. Com a carteira de trabalho digital, tudo fica mais simples. A atualização rápida facilita outros processos, como a rescisão do contrato de trabalho e o acesso ao seguro-desemprego.
A CTPS digital também ajuda a evitar fraudes no seguro-desemprego e problemas na concessão de aposentadorias, pois todas as informações trabalhistas são registradas de forma segura em um único lugar. Além disso, não há diferenças nas informações registradas nem alterações nos direitos trabalhistas. As empresas continuam com os mesmos deveres.
Resumindo, os benefícios da carteira digital são:
- Fácil acesso a qualquer hora e em qualquer lugar;
- Integração de dados em um único sistema;
- Eliminação do risco de rasuras ou perda do documento;
- Maior rapidez nos processos de contratação e demissão;
- Redução das chances de fraudes para o trabalhador;
- Acesso rápido a todo o histórico trabalhista de uma pessoa.
Como podemos ver, a carteira de trabalho digital oferece muitos benefícios importantes, e ainda há muito mais para explicar sobre seu funcionamento.
Carteira de trabalho impressa
Mas como isso funcionava antes? Antigamente, trabalhadores e empresas contavam apenas com a versão impressa do documento. Em 2017, lançaram a versão digitalizada da carteira de trabalho. Com a Portaria 1.065, de 29 de setembro de 2019, a carteira de trabalho digital substituiu a versão em papel, sendo emitida exclusivamente no formato digital para todos os brasileiros e estrangeiros com inscrição no CPF, com a versão impressa disponível apenas em casos excepcionais.
Solicitar a carteira de trabalho digital é muito menos burocrático, facilitando também o trabalho das empresas, que precisam apenas do número do CPF para cadastrar as informações do registro em carteira da CLT no eSocial.
O que a legislação diz sobre a CTPS em papel e digital?
Criada em 1932, a Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) documenta e comprova o contrato de trabalho e o tempo de serviço dos funcionários, garantindo seus direitos trabalhistas e previdenciários, conforme o artigo 29 da Consolidação das Leis do Trabalho. As regras da CTPS digital são recentes, instituídas pela nova Lei da Liberdade Econômica (Lei 13.874/2020) e pela Portaria 1.065/2019.
Além de introduzir a versão digital, essa lei trouxe outras mudanças para a CTPS, como prazos para o preenchimento da carteira e orientações mais precisas sobre as anotações:
“Art. 29 – O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”
Devido a essas atualizações, é importante entender como funciona a carteira de trabalho digital.
Para que serve a Carteira de Trabalho Digital?
A criação da carteira de trabalho digital modernizou e facilitou o acesso às informações sobre a vida laboral dos trabalhadores em regime CLT, trazendo benefícios tanto para empregados quanto para empregadores. De forma prática, a finalidade da CTPS digital permanece a mesma da versão impressa.
A carteira de trabalho é essencial para:
- regulamentar a atividade exercida pelo trabalhador;
- registrar informações sobre jornada de trabalho, função, remuneração, férias e outros pontos contratuais;
- garantir os direitos trabalhistas e previdenciários.
Quem tem direito à Carteira de Trabalho Digital?
Qualquer pessoa inscrita no CPF tem direito à carteira de trabalho digital. Sempre que a pessoa for contratada sob o regime CLT, a empresa deve assinar a carteira digital, substituindo a assinatura tradicional no documento impresso pela versão digital através do eSocial. Isso significa o fim definitivo da carteira de trabalho em papel? Ainda não.
Em casos excepcionais, a CTPS impressa continuará sendo usada. Trabalhadores contratados por órgãos públicos e organismos internacionais, por exemplo, ainda devem usar a carteira de trabalho em papel para registro.
Quem ainda não possui a CTPS deve agendar atendimento por e-mail para emissão do documento. O e-mail usado é o seguinte: trabalho.(uf)@economia.gov.br, substituindo (uf) pela sigla do estado onde reside, como em trabalho.rj@economia.gov.br.
Como funciona a Carteira de Trabalho Digital?
A carteira de trabalho digital obriga todas as pessoas que trabalham ou prestam serviço profissional para qualquer empresa no Brasil no modelo CLT. Os usuários acessam os contratos de trabalho antigos e o atual, além de informações sobre PIS/PASEP, salário, férias, atualizações contratuais, etc., pelo site ou aplicativo no smartphone.
As empresas agora devem registrar o trabalho na CTPS digital, atualizando corretamente os dados do funcionário no eSocial.
Como fazer o cadastro para obter a Carteira de Trabalho Digital?
Para obter a carteira de trabalho digital, é necessário seguir alguns passos simples, independentemente de já possuir ou não a versão impressa do documento:
- Acesse o site do Governo Federal pelo computador.
- Clique em “Iniciar”, ao lado de ‘Obter a Carteira de Trabalho’.
- Será direcionado para o site do Ministério do Trabalho e Emprego. Será preciso fazer o login ou, caso não tenha, criar uma conta.
- Preencha seus dados pessoais, como nome, data de nascimento, CPF, nome da mãe, estado de nascimento, etc.
- Aguarde a confirmação das informações na base de dados do governo federal e responda um questionário com cinco perguntas sobre sua vida laboral e previdenciária.
- Após responder o questionário, aguarde a senha temporária no seu e-mail.
- Faça login no Portal Emprega Brasil com a senha temporária recebida, altere sua senha e comece a utilizar a CTPS digital.
Ao acessar o portal, você encontrará todas as informações atuais e anteriores de registro em carteira na opção de carteira de trabalho digital. Este processo também pode ser realizado através dos aplicativos disponíveis para iOS e Android.
A rotina do RH com a Carteira de Trabalho Digital
Além das mudanças para o trabalhador, como a forma de acesso e solicitação, a carteira de trabalho digital também traz alterações significativas na rotina de trabalho do departamento de Recursos Humanos (RH).
Isso inclui a necessidade de registrar as informações de forma digital, atualizar os dados dos funcionários no eSocial conforme exigido, e garantir que todos os registros de trabalho estejam devidamente inseridos e acessíveis através da plataforma digital.
Essa transição visa não apenas facilitar o acesso e gestão das informações trabalhistas, mas também adequar os processos internos das empresas às novas exigências tecnológicas e legislativas. Confira:
Como assinar a Carteira de Trabalho Digital?
Com a carteira de trabalho impressa, os empregadores realmente assinavam a carteira, colocando um carimbo ou adesivo com informações contratuais e fazendo o visto de acordo com as informações.
Com a CTPS digital, o processo é mais simples. O profissional contratado não precisa apresentar nenhuma outra informação, além do número do CPF.
Com o CPF, a empresa consegue assinar eletronicamente a carteira, precisando apenas ter cuidado para fazer o registro dentro do prazo. Nesse processo, o empregador deve apenas enviar os eventos previstos no eSocial:
- Com os dados do empregado em mãos, deve enviar o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador).
- Caso não tenha todos os dados em mãos, pode enviar imediatamente o evento S-2190 (Admissão Preliminar), com informações simplificadas, e posteriormente complementar os demais dados.
Os dados enviados ao eSocial possuem a mesma validade da antiga assinatura na carteira de trabalho de papel.
Como realizar a rescisão na Carteira de Trabalho Digital?
Quando falamos sobre como funciona a carteira de trabalho digital, também é importante entender como realizar a rescisão usando o modelo digital. Da mesma forma que no processo de admissão, para rescindir o contrato de trabalho, é necessário enviar a atualização ao eSocial. Após o envio ao eSocial, a informação de que o contrato foi encerrado será atualizada na carteira de trabalho digital.
O prazo que o RH tem para enviar informações de eventos como férias, mudanças no contrato e atualizações ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte ao acontecimento. No caso da rescisão, o prazo é diferente: o RH deve atualizar a informação em até 10 dias após o desligamento do funcionário. Se necessário, deve orientar o trabalhador sobre o direito ao seguro-desemprego, entregando o requerimento para dar entrada no processo.
Como fazer recurso na Carteira de Trabalho Digital?
O pedido de revisão do seguro-desemprego significa solicitar uma revisão do benefício. Pode ser realizado tanto pelo portal do governo federal quanto através do aplicativo da CTPS digital. No aplicativo, o procedimento é o seguinte:
- Acesse o aplicativo da Carteira de Trabalho Digital.
- Clique na aba de “Benefícios”.
- Escolha a opção Seguro-Desemprego/Consultar.
- Selecione o número do requerimento de seguro-desemprego.
- Entre as opções disponíveis no aplicativo, escolha “Recurso”.
- Clique na opção de recurso e preencha com os dados e documentos solicitados.
Qual o prazo para a atualização de dados na CTPS digital?
O empregador tem até cinco dias úteis para anotar na CTPS todas as informações de admissão, como data, remuneração e condições do contrato. Após o envio dessas informações, o funcionário deve ter acesso aos dados dentro de 48 horas após o envio pelo empregador.
A Carteira de Trabalho Digital pode ser usada como documento de identificação?
Não, a CTPS digital serve apenas como documento de registro da vida laboral de cada cidadão e não pode substituir documentos de identificação. No entanto, em algumas situações, como concursos e provas, os editais ainda aceitam a versão impressa da carteira de trabalho como documento de identificação. É essencial verificar essas informações antecipadamente para evitar surpresas.
Perguntas frequentes sobre como funciona a Carteira de Trabalho Digital
Até aqui, você viu muitas informações sobre como funciona a carteira de trabalho digital. No entanto, pode ser que ainda restem algumas dúvidas. Por isso, separamos algumas questões comuns e suas respostas. Confira:
Como acessar a Carteira de Trabalho Digital?
Após o primeiro acesso e a habilitação da CTPS digital, consulte o site do Ministério da Economia e clique em “Já tenho cadastro” em vez de “Cadastrar-se”. Faça o login com seu CPF e a senha cadastrada. O mesmo procedimento vale para o aplicativo.
Na versão mobile, você pode ativar notificações sobre mudanças e movimentações no contrato de trabalho, oferecendo a conveniência de acessar essas informações na palma da mão.
A Carteira de Trabalho Digital substitui a versão impressa?
Sim, você pode fazer a substituição, mas é importante ressaltar que, mesmo com a versão digital, você deve guardar o documento impresso. A versão impressa continua sendo essencial para comprovar o tempo de trabalho anterior. Mesmo que sua carteira de trabalho digital esteja atualizada e completa, mantenha o documento impresso guardado.
Como imprimir a Carteira de Trabalho Digital?
Neste conteúdo sobre como funciona a carteira de trabalho digital, vale a pena mostrar como imprimir o documento. Confira o passo a passo:
- Acesse o portal do governo federal.
- Selecione a opção “Carteira de Trabalho Digital”.
- Insira seu usuário e senha para entrar no sistema digital.
- No final da página, onde aparecem as informações da sua carteira de trabalho, escolha a opção de imprimir.
Conclusão
Neste conteúdo, você aprendeu tudo sobre como funciona a carteira de trabalho digital. Disponível desde 2017, essa opção ainda é uma novidade para muitas pessoas. Agora, com a substituição oficial da versão em papel, empresas e trabalhadores estão começando a fazer essa transição para um processo muito mais moderno, prático e seguro.
Com a versão digital da CTPS, não há risco de perda ou rasura do documento, nem necessidade de pedir uma segunda via. As informações são facilmente atualizadas, e o trabalhador pode acessar rapidamente dados de contrato e outros direitos trabalhistas, como o seguro-desemprego, através do site ou do celular.
Como empregador, você terá muitos benefícios com essa mudança. Se a sua empresa ainda não aderiu ao eSocial, atualize-se o quanto antes para estar em conformidade com a lei. Para mais informações sobre como tornar o dia a dia do RH e a gestão da empresa mais fáceis, ágeis e econômicas, continue acompanhando as dicas do blog da iFractal.
Gostou deste conteúdo?
Talvez outras pessoas possam se interessar por essas informações.
