Mas, antigamente, era predominante em grande parte das empresas o uso desse registro manual para controle de jornada de trabalho.
Atualmente, existem diversas opções mais modernas e seguras para substituir o uso do livro de ponto.
Por isso, de maneira geral, o uso do livro de ponto não é aconselhado para nenhuma empresa ― inclusive, para as de pequeno porte.
Para ficar ainda mais evidente as desvantagens do uso desse tipo de registro, mostraremos nesse artigo uma comparação de como é usar o livro de ponto e a burocracia de preencher esse tipo de caderno em relação ao ponto eletrônico digital.
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Livro de ponto: o que é?
O livro de ponto é uma alternativa de controle de jornada de trabalho feita manualmente, no qual todos os horários de entradas, saídas e intervalos são anotados em um caderno específico para gestão de ponto.
Esse tipo de livro era facilmente encontrado em papelarias, mas atualmente, também é possível comprar online ou até mesmo fazer a formatação própria para impressão das páginas.
Nesse tipo de controle de jornada, o RH fica responsável pelo livro de ponto e os funcionários, diariamente, devem ter o compromisso de anotar todos os horários de sua escala.
O objetivo do livro de ponto é o mesmo do uso de uma planilha ou controle de ponto eletrônico.
A partir dele que o RH consegue fazer registro de faltas, atrasos e horas extras para o fechamento da folha de ponto e holerite.
Por conter informações tão importantes para a empresa e para o histórico dos funcionários, o livro de ponto precisa ser armazenado em um local seguro.
Por isso, acaba sendo uma forma de registro muito restrita ao RH, já que uma cópia não fica disponível para os colaboradores e eles não podem conferir a todo momento as marcações.
Aqui, você já pode começar a imaginar como esse processo era bastante trabalhoso e burocrático, pois para o fechamento da folha de ponto, o RH precisava conferir as marcações página por página para chegar nos cálculos trabalhistas.
E por ser um processo manual, é muito mais passível de erros, como veremos adiante.
Como preencher o livro de ponto manual?
O preenchimento do livro de ponto é bastante simples, mas, por ser manual, exige um maior comprometimento tanto da parte dos funcionários quanto da análise do RH.
Na prática, o preenchimento funciona da seguinte forma:
- Toda vez que o funcionário chega na empresa ele deve anotar, manualmente, o horário exato de sua entrada, mesmo estando atrasado ou adiantado;
- Na hora do almoço (intervalo intrajornada), o funcionário também deve inserir o horário de saída e de retorno da pausa de descanso;
- Por último, ao final do expediente, o funcionário deve inserir o horário em que encerrou suas atividades.
Essa rotina de registro deve ser feita em todos os dias da escala de trabalho do colaborador.
No final do mês, a equipe de RH deve fazer o tratamento de todas as informações para contabilizar horas extras, banco de horas, atrasos, faltas e outras informações importantes para fechamento do pagamento.
Nesse tipo de registro, o colaborador também faz a conferência das marcações na folha de ponto, para conferir se não há nenhuma informação errada.
A formatação da página do caderno de ponto pode variar bastante, mas normalmente seguem o seguinte padrão:
- Dia, mês e ano em que as anotações de ponto foram realizadas;
- Nome do colaborador;
- Local para anotação do horário de entrada e de saída;
- Local de anotação para horário de entrada e retorno do horário de almoço;
- Campo para assinatura do colaborador;
- Espaço para observações sobre o registro.
O livro de ponto pode ter rasuras?
Não, e esse é outro detalhe muito importante sobre o livro de ponto. Nem o colaborador e nem o RH podem rasurar o caderno com as anotações.
Se algum erro for cometido, o colaborador ou RH deve anotar no campo de observações logo em sequência, indicando qual o erro e anotar a marcação correta.
Se o livro de ponto conter rasuras, pode ser considerado fraude, podendo causar problemas legais para a empresa, já que o livro é usado para justificar o fechamento da folha de ponto e, consequentemente, o pagamento do colaborador.
O livro ponto é seguro?
De todas as opções de registro de jornada, o livro de ponto é um dos menos confiáveis. Isso porque é um processo feito manualmente e que conta com o comprometimento do colaborador em colocar exatamente os horários de entradas, saídas e intervalos.
Se o colaborador esquecer de fazer o registro ou colocar uma marcação inadequada, haverá falhas tanto no armazenamento de informações como nos cálculos trabalhistas.
Ou seja, acaba sendo um sistema muito fácil de ser fraudado, além das possibilidades de rasura e extravio do caderno.
Além disso, é muito mais fácil cometer erros na hora de fazer o fechamento da folha de ponto, já que é um processo muito mais lento e burocrático, em que o RH confere página por página a marcação de cada funcionário.
Em uma empresa com poucos funcionários, pode até parecer uma alternativa eficaz, mas quando projetamos esse sistema para uma empresa de médio e grande porte, torna-se uma solução insustentável.
Livro de ponto: conheça desvantagens
Para ficar ainda mais claro quais as desvantagens do uso do livro ponto, listamos abaixo quais são as principais fragilidades desse tipo de solução.
Inconsistência das informações
Por ser um registro manual, o livro de ponto se mostra como a opção com maior potencial de informações inconsistentes. Afinal, depende da ação humana e compromisso de todos os funcionários para uma marcação fiel com a realidade.
É bem diferente de um sistema de cartão ponto digital com marcação automática, por exemplo, em que não é possível realizar a marcação por outra pessoa, nem mesmo alterar os dados informados.
Gestão de ponto lenta
Livro ponto é sinônimo de gestão mais lenta por dois fatores principais. O primeiro deles é que exige muito mais atenção do colaborador para o preenchimento, para que não haja erros e nem rasuras no caderno.
É bem diferente de realizar o registro através de um sistema digital com leitura de impressão digital.
Imagine como pode se tornar burocrático e contraprodutivo no momento de entradas e saídas todos os funcionários formando uma fila para assinatura do ponto?
Outro fator que torna esse processo lento é o fechamento dos pontos.
No fim do mês, o RH precisa ter uma atenção ainda maior para não errar nenhum registro e acabar realizando os cálculos trabalhistas de forma incorreta.
Falta de precisão
Esse método também não possui uma alta precisão, já que pode ser fraudado, conter rasuras e até mesmo ser utilizado para marcação do chamado ponto britânico.
O ponto britânico, para quem não conhece o termo, trata-se da prática de realizar o registro com o mesmo horário de chegada e saída todos os dias, sem considerar atrasos, adiantamentos e horas extras.
Ou seja, embora o registro seja feito diariamente, não representa a realidade.
Além disso, se um colaborador esquecer de fazer o registro ou estiver fora da empresa, não é possível fazer a marcação, já que esse sistema é um registro presencial.
Para fazer a marcação posteriormente, será muito difícil fazer a marcação exata.
Possíveis riscos trabalhistas
Como consequência de todas as desvantagens acima, esse tipo de registro aumenta os riscos de processos trabalhistas.
Por ser um processo lento, manual, impreciso e com pouca segurança, é muito mais difícil para o RH fazer os cálculos trabalhistas.
Outro risco, além da imprecisão de informações, é a falta de um armazenamento. Diante de um extravio do caderno, a empresa perde as anotações, ficando sem provas em relação a folha de ponto dos funcionários.
Livro de ponto: como adaptar sua empresa para o digital
A melhor forma de deixar o livro de ponto e as planilhas no passado de uma vez por todas é migrando para uma solução de registro de ponto eletrônico digital, que permita o controle de ponto online.
Existem várias soluções de gestão de ponto com marcação automática, que podem ser feitas presencialmente (relógio de ponto) ou através de dispositivos móveis (tablets, notebooks e celulares), como é o caso do ifPonto.
Além disso, soluções como o ifPonto apresentam a opção de armazenamento em nuvem, tornando toda a gestão ainda mais segura, sem riscos de extravio, rasuras ou fraudes.
Em comparação com o livro de ponto, é a opção mais completa, rápida e eficiente, tanto para pequenas como grandes empresas.
Com essa tecnologia, é possível eliminar tanto os custos operacionais quanto as chances de erros de cálculos trabalhistas.
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Conclusão
Em um cenário em que as empresas buscam gestão estratégica, cultura organizacional com foco em pessoas e RH 4.0, falar de livro de ponto já não cabe nessa realidade, por ser um sistema muito ultrapassado.
Por isso, neste artigo, colocamos lado a lado quais as desvantagens em comparação com as vantagens de usar um controle de ponto online.
Agora que você já conhece como funciona, é hora de fazer a escolha ideal para a sua empresa!
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