Admissão Digital: o que é, benefícios e como realizar

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Já parou para pensar em como a admissão digital facilitaria o dia a dia do RH da sua empresa?

Se não, imagine essas situações: você finalmente encontrou o candidato perfeito para sua empresa, mas a felicidade dura pouco quando você lembra que agora precisa dar andamento a burocracia que envolve aquela papelada.

Outro cenário: além de precisar conferir cada dado e passar as informações para um novo sistema, às vezes algum documento fica faltando e assim você precisa pedir para que o candidato retorne à empresa várias vezes antes do início da contratação.

Se você faz parte da equipe de RH e passa por isso constantemente, é possível que a empresa que você atua ainda não tenha adotado um processo de admissão digital.

Como o nome sugere, a admissão digital facilita diversos processos por tornar as etapas de contratação digital, desde a entrevista inicial como a formalização de contratos.

Neste artigo, apresentamos todas as vantagens da admissão digital para as empresas e como colocar em prática. Confira!

Confira: Qual é a importância do suporte e manutenção ao contratar um software?

O que é a Admissão Digital?

A admissão digital é o processo de contratação de novos talentos através de metodologias e ferramentas digitais com integração na nuvem, mantendo todas as informações dos novos funcionários e dados do processo de contratação seguros.

Esse processo de admissão possui várias vantagens para todos os envolvidos: equipe de RH, empresa e candidatos.

Isso porque o processo de admissão digital traz soluções que reduzem gastos operacionais e o tempo investido em burocracias para ambos os lados, para que seja possível focar no que realmente importa.

Ao contrário do que muitas empresas acreditam, a admissão de pessoal digital não beneficia apenas empresas que trabalham em regime de contratação remota.

As empresas em modalidade presencial também ganham bastante com a modernização do processo seletivo de novos colaboradores, além de ser uma forma de estar preparado para situações totalmente atípicas, como foi no ano de 2020.

Com o início da pandemia do novo coronavírus, muitas empresas sentiram na pele a importância e a falta que faz um processo de admissão digital para tornar possível a contratação mesmo em situações extraordinárias como a de distanciamento social.

Como ela funciona na prática

Na prática, a admissão digital simplifica diversos processos dentro da contratação de um novo colaborador.

Por exemplo, uma empresa que digitaliza o processo de recrutamento, ao invés de receber currículos impressos (algo bastante ultrapassado), analisa o perfil dos candidatos por uma plataforma online de cadastro de currículo e portfólio, ou por e-mail.

A entrevista também costuma ser feita por videochamada, especialmente se é uma fase de pré-seleção, e testes, quando solicitados, são feitos totalmente online, de acordo com as ferramentas que o colaborador terá acesso no dia a dia.

Com a contratação confirmada, ao invés de receber a documentação e as cópias presencialmente, a empresa solicita o envio dos dados através de um formulário, e-mail ou plataforma. De acordo com o que o funcionário vai informando de dados, a empresa já consegue antecipar etapas de formalização de contrato, registro em carteira e folha ponto.

De forma digital, o RH consegue validar todas as informações e documentos para dar sequência a todos os processos de contratação conforme a legislação e o colaborador realiza a qualificação cadastral do eSocial.

Confira também: Carteira de trabalho digital: como funciona na prática

A importância de digitalizar o processo admissional

A importância de digitalizar o processo admissional

O processo de recrutamento e seleção faz parte da rotina de um departamento de RH, mas essa atividade acaba sendo somente uma das ações estratégicas da equipe.

Portanto, toda ferramenta ou modalidade de otimização de tempo vale a pena para os profissionais da área.

Assim, perde-se menos tempo em burocracias e papeladas e ganha-se mais tempo em ações estratégicas para o crescimento da empresa, como cultura de feedback, plano de cargos e salários, pesquisas de clima organizacional, retenção de talentos etc.

A importância também se dá pela segurança do registro de documentos e informações de forma digital, garantindo que todos os dados do empregador e do funcionário sejam registrados conforme todas as exigências legais da CLT mesmo quando a contratação é remota.

Outro ponto de vista sobre a admissão digital é que isso torna a experiência de contratação muito melhor, mais fácil e prática para o novo colaborador.

Digamos que é uma forma de dar uma boa primeira impressão extra, ao demonstrar que sua empresa busca modernizar os processos e que dispensa burocracias.

Afinal, é durante o recrutamento e seleção, desde o primeiro contato com o candidato, que a relação com o novo funcionário se estabelece.

Pense em suas experiências como colaborador: quantas vezes você precisou se deslocar até a empresa nova somente para resolver burocracias com documentos e assinar contratos?

E quando a empresa solicita várias cópias dos documentos sem considerar se o colaborador tem uma copiadora ou acesso fácil em sua rotina para ir até um estabelecimento tirar cópias?

Não seria muito mais fácil se todo esse processo fosse digitalizado? Com certeza, seria, não é?

Com um processo de admissão digital isso é possível, seguro e melhor para ambos os lados.

Conheça as principais vantagens da admissão digital

Ao entender o que é a admissão digital e como ela funciona na prática, você já deve ter visto vários pontos positivos em relação à contratação tradicional.

Mas para deixar ainda mais claro quais são os benefícios para a sua empresa, apresentamos abaixo outras vantagens de modernizar o processo de admissão de pessoal.

Aumento da produtividade

Uma contratação nos moldes tradicionais é um processo longo e cheio de etapas, demandando um grande tempo dentro da rotina do RH.

Por isso, a admissão digital encurta diversos caminhos burocráticos de uma forma muito mais simples para todos os envolvidos.

Tanto a empresa ganha em tempo e produtividade como o novo colaborador.

Redução de custos e de armazenamento

O aumento de produtividade e redução de tempo gasto em tarefas operacionais, consequentemente, acaba gerando economia na sua empresa, pois dessa forma a equipe de RH consegue aproveitar de forma mais estratégica todas as ações corporativas.

Outro ponto é que um processo digitalizado acaba reduzindo erros que podem gerar prejuízos, como processos trabalhistas ou cálculos inadequados em folha de pagamento, por exemplo.

Em questão de armazenamento, a vantagem está em não precisar de muito espaço físico para arquivo de documentos e papeladas que podem acabar se perdendo, pois está tudo salvo na nuvem ou no sistema online que você utiliza.

Sustentabilidade corporativa

O impacto ao meio ambiente também é um dos fatores a serem considerados pelas empresas. Ao adotar a admissão digital, há uma boa redução de papéis e geração de lixo, que além de ser sustentável, agrega ainda mais valor à marca empregadora.

Prevenção de problemas jurídicos

Prevenção de problemas jurídicos

Outra vantagem da admissão digital é a redução dos riscos de processos trabalhistas.

Isso porque a digitalização representa menos falhas nos processos de preenchimento e armazenamento de dados, maior controle de prazos, sincronização automática com informações no eSocial, evita retrabalhos e documentos divergentes.

Outro ponto dentro dessa vantagem é que, sim, a digitalização de documentos são válidos judicialmente, com respaldo na lei Nº 12.682, que dispõe sobre como deve ser a elaboração e o arquivo de documentos em meios digitais.

Melhor relacionamento com os colaboradores

Ao buscar soluções inovadoras para facilitar o dia a dia do RH na contratação, você também está pensando no bem-estar do novo funcionário.

Como citamos acima, a relação empregador-funcionário começa no processo seletivo e é nesse momento que você deve mostrar todos os diferenciais de sua empresa para esse novo talento.

Ao realizar processos seletivos online e permitir que esse novo funcionário cumpra com todas as etapas burocráticas sem precisar gastar tempo e dinheiro com deslocamento, indiretamente você está mostrando que se preocupa em oferecer as melhores opções para esse novo funcionário.

É uma relação ganha-ganha, pois todos são favorecidos.

Quais as vantagens para os candidatos?

Quais as vantagens para os candidatos

A principal vantagem para os candidatos é a comodidade, pois a admissão digital permite que o novo funcionário resolva diversas pendências através do celular ou computador.

Também é uma forma de evitar que o candidato tenha gastos com deslocamento ou com a necessidade de tirar cópias de documentos, se ele não tiver uma copiadora em casa.

Outro benefício é em casos de um colaborador que está saindo de uma empresa para entrar na sua.

Se a contratação for digitalizada, ele não vai precisar se ausentar do trabalho para ir até a nova empresa, caso esteja cumprindo o aviso prévio.

É uma forma de preservar a relação com o antigo emprego e ter ainda mais boas impressões da nova empresa contratante.

Afinal, ao oferecer essas vantagens ao candidato, você está tornando o processo muito mais humanizado, por compreender o lado do candidato.

Como a admissão digital transforma a realidade do RH da empresa?

A admissão digital transforma a rotina do RH ao facilitar a gestão de documentos e agilizar diversos processos.

A digitalização elimina a necessidade do profissional do RH ter que se preocupar com o armazenamento de documentos físicos.

Além disso, ao precisar consultar algum dado ou documento, não precisa ir até em arquivos físicos para pesquisar. Em poucos cliques, consegue confirmar todas as informações que quiser.

Isso torna os processos muito mais ágeis, sendo fundamental para facilitar etapas operacionais.

Em empresas em grande expansão, que estão em ritmo acelerado de contratação, a admissão digital faz toda a diferença para não sobrecarregar a equipe de RH, evitando também erros e perda de documentos.

Outra transformação da admissão digital é a possibilidade de realizar processos seletivos completos de forma totalmente online.

Hoje, existem várias empresas que seguem no modelo 100% remoto e, com certeza, sem um RH que utiliza a admissão digital, não seria possível.

Admissão Digital na prática: veja como funciona

Admissão Digital na prática veja como funciona

A admissão digital pode ser dividida em 5 etapas principais, como seleção dos candidatos, envio e análise de documentos, controle e armazenamento e recepção dos novos colaboradores.

Seleção dos candidatos

A admissão digital na etapa de seleção dos candidatos envolve o uso de ferramentas online para entrevista e seleção dos candidatos.

Envio de documentos

Após a aprovação no processo seletivo, a empresa pode solicitar o envio de documentos por meio digital, através de formulários, por e-mail ou através de softwares de gestão específicos para contratação.

Análise da documentação

Após receber todos os documentos solicitados, o RH deve analisar as informações para verificar se tem em mãos tudo que é necessário para o registro em carteira, folha de pagamento e para realização do contrato.

Controle e armazenamento das informações dos candidatos

Se você precisar consultar alguma informação do candidato ou histórico de documentos, basta acessar os arquivos digitais e em poucos cliques tirar suas dúvidas.

Com sistemas digitalizados, você não corre risco de perda ou rasura de documentos, além de ter maior controle de processos e prazos.

Onboarding digital

Muitas empresas realizam uma integração com os novos colaboradores, para apresentar mais sobre a empresa, os processos, os times da empresa e sobre a equipe que farão parte.

Esse onboarding, como muitas pessoas chamam, é uma fase muito importante para que o novo colaborador entenda mais sobre como é o clima organizacional e a cultura da empresa.

No entanto, hoje esse processo pode ser feito totalmente online, através de videochamadas. Em empresas remotas ou que estão em home office, é uma ótima solução.

Assim, é possível apresentar o novo integrante da equipe mesmo que a distância.

Conclusão

A admissão digital é uma forma de inovar o processo seletivo das empresas, tornando mais eficiente, segura e prática a etapa de recrutamento de novos talentos.

Com a digitalização dos processos, é possível economizar tempo e dinheiro, pois assim se perde muito menos tempo com burocracia e papeladas.

Aliás, é uma forma de evitar o acúmulo de arquivos que podem, eventualmente, rasurar ou se perder com o tempo.

Além de tornar sua empresa mais inovadora, é uma forma de tornar os processos mais sustentáveis, sem geração ou uso de papel sem necessidade.

Como vimos, existem muitas vantagens para o candidato, mas a empresa é um dos lados que mais sai ganhando com a modernização dos processos.

Além da admissão digital, contar com um sistema de gestão de ponto pode revolucionar a rotina do RH da sua empresa.

Por isso, conheça agora mesmo todas as vantagens do ifPonto para a sua empresa.

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