Calcular folha de ponto de funcionários online: um passo a passo

Posted by:

Calcular a folha de ponto dos funcionários é uma das principais atividades que fazem parte da rotina dos profissionais de RH.

Essa é uma das etapas mais importantes dentro da gestão de colaboradores, pois é neste documento que devem estar presentes informações essenciais da jornada de trabalho do funcionário.

No documento, normalmente se coloca dados como registro de entrada e saída, banco de horas (positivo ou negativo), horas extras, atestados e, se for o caso, adicional noturno.

Existem diversas formas de fazer o cálculo da folha ponto atualmente, com soluções mais modernas para deixar, de uma vez por todas, no passado os cadernos preenchidos a mão ou planilhas de Excel.

Abaixo, explicamos o passo a passo e as melhores ferramentas para a sua empresa modernizar o cálculo da folha de pagamento e reduzir os custos operacionais. Confira!

Como fazer o cálculo da folha de ponto: por onde começar?

O primeiro passo para calcular folha ponto, para facilitar a vida dos profissionais, é contar com algum sistema de controle de ponto. Hoje, as melhores opções são os software de gestão de ponto online.

Esses sistemas, além de modernizarem os processos, reduzem as falhas, economizam tempo e dinheiro, são mais seguros e completos.

O cálculo da folha ponto ou fechamento da folha de pagamento, de forma geral, é simples, mas de grande importância.

Ele precisa ser feito de forma atenta para evitar erros que podem levar a prejuízos para a empresa ou para o trabalhador, por envolver questões como pagamento de horas extras, adicional noturno, férias e outras questões trabalhistas.

O fechamento de folha de pagamento é feito mensalmente para apuração dos dados que definem o saldo de pagamento do funcionário e o período considerado abrange o primeiro ao último dia do mês corrente.

Especialmente nas empresas que realizam o pagamento de horas extras, a conferência dessas informações é de extrema importância.Da mesma forma, caso o funcionário tenha tido que se ausentar por alguma razão, é necessário conferir a declaração de comparecimento que explica sua ausência.

Assim como deve ser feita uma conferência pelos gestores e profissionais de RH, a folha ponto deve ser entregue ao funcionário para que ele verifique as informações e assine.

Uma cópia deve ficar com o funcionário e outra com a empresa.

calculo da folha de ponto manual

Como calcular o cartão de ponto manual?

Para calcular o cartão ponto de forma manual, é preciso ter as seguintes informações principais: data, jornada de trabalho de cada funcionário, horário de entrada, horário de saída para almoço e volta e, por fim, horário de saída do trabalho.

Nesse tipo de registro, muitas empresas usam livros de folha ponto e posteriormente, passam as informações para planilhas para ter o cálculo do saldo.

Nesse cálculo, é necessário verificar as faltas justificadas e não justificadas e as dívidas de horas trabalhadas.

Uma forma de fazer a conta é dividir a jornada em dois períodos, como manhã e tarde. Por exemplo:

Manhã: 8h – 12h = 4h

Tarde: 13h – 17:30 = 4h30

Somando os dois saldos, se chega ao saldo de horas diário. É necessário aplicar esse cálculo em todo o período da folha ponto.

Após calcular todos os saldos diários no mês, é possível chegar ao saldo de horas extras ou banco de horas.

Considerando o exemplo acima, em um cenário que o funcionário cumpre 40h semanais e não ultrapassou o horário em nenhum outro dia, ele possui 30 minutos de banco de horas ou de hora extra a receber.

Como calcular horas extras na folha de ponto?

relógio representando cálculo das horas trabalhadas

O cálculo de horas extras na folha ponto é feito após se obter o saldo de horas excedentes trabalhadas no mês.

No regime CLT, como se sabe, não é permitido que o funcionário realize mais de 10h trabalhadas ao dia, por isso não é possível que o trabalhador faça mais de 2h por dia trabalhado.

Na hora de conferir a folha ponto para contar as horas extras, também é importante observar se o funcionário está cumprindo corretamente esse limite de horas extras, pois essa é uma atividade que pode gerar processos trabalhistas.

Falando do cálculo das horas extras, deve-se ter o número de horas trabalhadas ao dia e a quantidade de horas extras realizadas.

Por exemplo, em uma semana atípica, em que o funcionário precisou ficar 1h a mais todos os dias, para finalizar uma demanda urgente, nesse caso, no fim do mês, ele terá 5h extras a receber.

Para chegar ao valor exato, deve-se saber qual o valor da hora trabalhada do funcionário.

Na hora extra, o funcionário recebe o valor da hora trabalhada com o acréscimo de 50% ao valor da hora normal.

Em algumas categorias de trabalho, existem porcentagens maiores sobre a hora extra, assim como a hora extra trabalhadas aos finais de semana e feriados, que deve ser paga com 100% de acréscimo da hora comum.

Simulador de Economia ifPonto

Calculadora cartão ponto

Uma calculadora de cartão ponto ou de folha de ponto nada mais é do que um sistema automático que realiza o cálculo dos saldos de horas trabalhadas, conferindo possíveis saldos negativos e horas extras, que podem ser pagas ou irem para o banco de horas.

Além dos softwares de controle de ponto online, que realizam esse cálculo automaticamente e de forma muita mais estratégica, existem calculadoras online que permitem que qualquer usuário possa fazer as contas das horas trabalhadas ao dia, na semana ou mês.

Dois exemplos de sites que funcionam como calculadora são o Calculador Folha de Ponto e o Ecalculos.

Eles podem ser usados para calcular horas extras e o acompanhamento periódico do cartão ponto, mas a desvantagem é que se trata de uma solução sem possibilidade de arquivo de informações e com limitações de recursos.

Essas ferramentas podem ser usadas de forma informal para ilustrar como funciona o cartão ponto ou pelos colaboradores que desejam tirar alguma dúvida em relação a jornada de trabalho cumprida.

calcular folha de ponto no excel

O Excel é uma ferramenta multiuso, usada por muitas empresas para o controle de diversos processos e em muitas organizações ainda é a forma usada para controlar a jornada dos trabalhadores.

Essa é uma alternativa possível, mas que está caindo em desuso por conta do trabalho e do tempo que esse tipo de controle exige.

Além disso, por contar com a colaboração dos funcionários para o preenchimento, é mais difícil comprovar a veracidade das informações, pois os funcionários podem esquecer ou cometer erros na hora de anotar os horários.

Em uma empresa com muitos funcionários, fica muito difícil de controlar e acompanhar de perto os registros.

Para conhecimento, vale a pena conhecer como o registro no Excel funciona, pois a lógica e as informações são as mesmas do que um  feito por um software de controle de ponto online, que pode ser vinculado ao relógio de reconhecimento biométrico ou no aplicativo no celular.

No Excel, sendo assim, deve-se criar uma planilha com colunas com informações como:

  • Data;
  • Horário de entrada;
  • Horário de saída para intervalo/almoço;
  • Horário de entrada do intervalo/almoço;
  • Horário de saída;
  • Saldo de horas trabalhadas.

Para não haver erros, é necessário formatar as colunas e células do Excel com fórmulas que, após o preenchimento das informações, calculam o saldo de horas trabalhadas.

No saldo de horas trabalhadas, considerando cada jornada de trabalho, é possível observar as horas extras trabalhadas, que podem ser pagas ou descontadas no banco de horas, dependendo do regime de cada empresa.

Além de possíveis falhas nas fórmulas, usar as planilhas como controle de ponto também fica em desvantagem pela necessidade de ajustar em cada arquivo a jornada de trabalho de cada funcionário.

Em empresas que trabalham com diferentes jornadas de trabalho, com funcionários que fazem hora extra, adicional noturno ou trabalham final de semana e outros não, o controle fica mais desorganizado.

Em empresas pequenas que estão começando, com poucos funcionários, essa pode ser uma solução, mas em empresas grandes que desejam ganhar tempo e dinheiro, o melhor é contar com processos mais modernos.

Calcular folha de ponto online: quais as melhores soluções?

como calcular folha de ponto

As melhores soluções disponíveis no mercado atualmente são as ferramentas ou softwares online de gestão de controle de ponto. Através deles, é possível não apenas calcular a folha de ponto, mas acompanhar os registros de entrada e saída dos colaboradores, horas extras, banco de horas, férias e adicional noturno.

Tudo isso de forma automatizada e prática, sem precisar perder tempo com burocracia e papeladas. Abaixo, listamos três opções que se destacam como solução no controle de ponto eletrônico.

iFractal

A iFractal, fundada em 2004, é uma empresa referência em soluções para as empresas e especialmente para os departamentos de RH.

Ela é pioneira no sistema de ponto eletrônico em nuvem com seu software de controle de ponto, ifPonto.

Com o controle de ponto online, o ifPonto ajuda a reduzir os custos operacionais das empresas, facilitando o dia a dia do RH e gestores.

Com essa ferramenta, o registro de ponto pode ser feito através do login na plataforma pelo computador, pelo celular, registro no tablet (biometria facial, aproximação e QrCode).

Também é possível integrar o ifPonto no Relógio Eletrônico de Ponto convencional instalado na sua empresa.

Entre os benefícios do uso do ifPonto, da iFractal, podemos destacar como vantagens os seguintes recursos:

  • Centralização de dados da empresa e das filiais;
  • Descentralização da gestão;
  • Integração com equipamentos REP;
  • Relatórios e gráficos;
  • Coleta dinâmica de registros;
  • Segurança de dados;
  • Integração com folha de pagamento;
  • Alertas programados;
  • Geodelimitação;
  • Colaborador com acesso ao espelho de ponto;
  • Liberdade contratual;
  • Dados para análise comportamental e visão mais ampla do clima organizacional;
  • Comprovante digital.

As empresas interessadas em conhecer o sistema podem realizar um teste gratuito do ifPonto por 15 dias.

Para isso, basta realizar o cadastro e solicitar o teste gratuito.

Durante esse período, é possível conhecer na prática como usar todas as funcionalidades e ter o apoio do suporte técnico da iFractal para entender como ajustar o sistema às necessidades da empresa.

Tangerino

O Tangerino é um software de controle de ponto criado em 2013 com o propósito de oferecer melhorias na gestão de trabalho remoto.

O aplicativo é bastante utilizado por pequenas e médias empresas e oferece 14 dias de teste gratuito para que elas possam testar e conhecer na prática como funciona a ferramenta.

Assim como o ifPonto, é uma alternativa para quem deseja modernizar o controle de folha ponto e a jornada de trabalho dos colaboradores para ter mais agilidade e redução de custos operacionais.

Pontotel

O Pontotel é um aplicativo  criado em 2014, lançado no mercado para ajudar na gestão do controle de ponto online de diversas formas.

Através da ferramenta, é possível ter em um único lugar todos os dados referentes à jornada de trabalho do quadro de colaboradores, de forma mais segura e transparente.

Assim como as outras ferramentas, esse aplicativo permite que os funcionários do RH e departamento pessoal possam realizar o fechamento da folha de pagamento com maior precisão.

Conclusão

Saber calcular folha de ponto é uma etapa dentro da gestão de pessoas muito mais importante do que simplesmente saber o horário de entrada e saída dos funcionários.

Através desse documento, é possível observar diversas informações importantes sobre os custos extras para empresas, como horas extras excedentes, e prevenir possíveis problemas judiciais com processos trabalhistas.

Ter o cálculo da folha ponto também faz parte do cumprimento das obrigações trabalhistas, pois é nesse cálculo que direitos previstos na CLT são registrados, como horas extras, banco de horas, adicionais noturnos e férias.

Adotar um sistema de controle de ponto também torna a relação de trabalho mais transparente, afinal, hoje em dia, existem ferramentas que permitem que os gestores e colaboradores tenham acesso aos horários e controle de horas extras.

Por fim, é possível observar também o desempenho da empresa e a produtividade das equipes.

Para realizar esse acompanhamento, as empresas podem contar com o controle de ponto manual, em planilhas ou softwares modernos, como o ifPonto.

As ferramentas online oferecem segurança, praticidade e economia em custos operacionais, o que facilita a vida dos profissionais de RH, que conseguem otimizar o tempo para implementar melhorias na empresa e no clima organizacional.

Conheça as soluções da iFractal para controle de ponto online de sua empresa.

5
  Posts Relacionados
  • No related posts found.