Se a sua empresa tem colaboradores que utilizam o carro pessoal a trabalho, você já deve ter ouvido falar sobre o reembolso de combustível, certo?
Esse benefício é uma maneira de ressarcir o funcionário nestes casos, mas é importante entender como realizar o pagamento de acordo com as determinações da legislação brasileira.
Ao longo deste conteúdo, vamos explicar tudo sobre o pagamento de combustível para funcionário, desde as formas de reembolso possíveis até como calcular valor por km e os elementos que interferem neste cálculo.
Continue a leitura com a gente para entender mais sobre o assunto e descobrir a melhor forma de aplicar o benefício na sua empresa!
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O que é reembolso de combustível?
O reembolso de combustível nada mais é do que a devolução do valor gasto com locomoção para os colaboradores que utilizam seu próprio veículo a trabalho.
Esse é um benefício muito comum nas empresas em que o profissional precisa viajar ou realizar rotas fora do trajeto de casa para o trabalho.
Organizações com equipes externas, como técnicos, vendedores e representantes, são bons exemplos de casos em que a gestão de pessoas deve estar atenta ao direito de reembolso.
Para isso, é importante conhecer a legislação que regulamenta o direito de vale combustível, assim como as formas de pagamento possíveis e como calcular o valor.
A lei do reembolso
O reembolso de combustível não é um benefício previsto na legislação brasileira, portanto não é uma obrigatoriedade para as empresas. Na lei, o que existe é o vale transporte, que pode ser substituído pelo vale combustível.
Sendo assim, existe uma diferença importante entre o reembolso e o auxílio fornecido em forma de vale.
Conforme previsto na lei 7418/1985, o vale transporte é uma garantia para os trabalhadores que atuam em regime CLT e funciona como um auxílio nas despesas com a locomoção de casa até o trabalho.
O que acontece, muitas vezes, é que os colaboradores não utilizam o transporte público e se deslocam com o veículo próprio, inclusive para realizar tarefas fora da empresa.
Nestes casos, o vale transporte pode ser substituído pelo vale combustível, desde que haja um acordo entre empregador e trabalhador.
Para que o reembolso seja possível, também é necessário existir um acordo entre as partes.
Formas de pagamento do reembolso de combustível
Para que você possa entender melhor como funciona cada um dos benefícios citados acima, vamos explicar as características e diferenças entre eles.
Confira como é possível auxiliar os colaboradores com as despesas de deslocamento e quando utilizar cada tipo de pagamento.
Vale transporte
Como falamos, o vale transporte é o direito previsto em lei para os colaboradores e serve como um auxílio para cobrir as despesas com transporte público, utilizado para ir de casa ao trabalho e vice-versa.
Esse benefício é descontado da folha de pagamento do funcionário, mas vale destacar que o desconto não pode ultrapassar 6% do salário.
O vale é pago de forma antecipada, para que seja utilizado ao longo do mês pelo colaborador.
Vale combustível
Caso o colaborador decida abrir mão do vale transporte por utilizar o próprio carro para o deslocamento até o trabalho, o empregador pode oferecer o vale combustível, que é diferente do reembolso de combustível.
O auxílio não está previsto na legislação, por isso não é obrigatório e precisa ser acordado entre as partes para ter validade.
Este vale pode ser disponibilizado ao colaborador pelos seguintes meios:
- ticket;
- adiantamento em dinheiro;
- cartão-combustível pré-pago.
Reembolso por quilometragem
O reembolso de quilometragem na legislação também é inexistente, portanto depende de um acordo entre empregador e colaborador para acontecer.
Este tipo de benefício funciona a partir da devolução do valor gasto pelo funcionário no deslocamento com carro próprio para executar atividades da empresa.
Quando um profissional utiliza seu veículo para uma visita externa ou uma reunião na filial da empresa em outra cidade, por exemplo, esse acordo de reembolso pode ser feito.
Nestes casos, é calculado o consumo de combustível por km rodado para definir o valor da devolução.
Aqui, vale destacar que não há cobrança de impostos sobre o reembolso de combustível e o benefício não impacta em outros direitos previstos na CLT, como décimo terceiro, uma vez que não se configura como parte do salário.
Como funciona o reembolso de quilometragem?
Apesar de não estar previsto na CLT, o reembolso de combustível por quilometragem é um benefício muito comum nas empresas e deve contar com normas para garantir a segurança e transparência do processo.
Por isso, vamos explicar alguns detalhes importantes sobre o pagamento de combustível para funcionários, que devem ser definidos previamente para evitar problemas.
Entenda a seguir.
Definição do valor a ser pago
Além do cálculo feito para o reembolso de acordo com a quilometragem percorrida, a empresa também pode definir um valor máximo a ser pago por este benefício.
Para fins de comprovação, o colaborador pode apresentar notas fiscais dos valores de abastecimento do veículo, por exemplo.
A partir disso, o empregador considera a distância percorrida e os gastos apontados para definir o valor máximo do reembolso de forma justa.
Prazo de pagamento
O prazo para o pagamento do reembolso de combustível também é determinado pela empresa e deve estar claro na política do benefício para evitar interpretações incorretas.
Normalmente, o prazo começa a contar a partir do momento da apresentação das notas fiscais pelo colaborador, mas é importante considerar um período confortável para ambas as partes.
Tipo de pagamento
A política de reembolso também deve deixar claro a forma de pagamento válida para a devolução deste valor.
É comum que as empresas optem pelo pagamento em dinheiro, mas é importante que o RH considere essa despesa no orçamento e planeje os reembolsos para não prejudicar as finanças do negócio.
Como calcular o reembolso de quilometragem?
Antes de explicar como calcular valor por km, é importante dizer que a empresa deve definir quais despesas serão ressarcidas ao colaborador e estarão inclusas no reembolso.
De maneira geral, é possível incluir custos como:
- seguro;
- pedágios;
- combustível;
- limpeza e manutenção do carro;
- documentos para regularização do veículo.
Para calcular apenas o reembolso de combustível por quilometragem, sem incluir outras despesas, é necessário saber quanto o automóvel roda por litro de combustível.
Vamos imaginar um carro que roda 11km por litro de gasolina para exemplificar. Agora, é preciso considerar o valor do litro da gasolina, que pode ser calculado a partir de uma média de três postos diferentes.
Aqui, vamos considerar um valor de R$4,90 o litro e então dividir este preço pelo consumo do veículo por km rodado. Neste caso, o cálculo seria:
R$4,90 / 11 km = R$0,44 por km
Depois, é só multiplicar o resultado pela quilometragem a ser percorrida. Por exemplo:
R$0,44 x 300 km = R$132
Elementos a serem considerados
O gasto com combustível varia de acordo com alguns fatores, por isso o cálculo de reembolso deve considerar os cenários de cada colaborador para definir valores justos.
A empresa pode optar por incluir outras despesas de deslocamento na política de reembolso, lembrando que isso deve estar claro no acordo.
Confira a seguir quais custos podem ser considerados no cálculo de reembolso de combustível.
Veículo utilizado
As características do veículo utilizado, como ano de fabricação e o modelo, interferem no consumo de combustível por km.
Além disso, gastos com impostos e manutenção também variam de acordo com esses atributos, por isso é importante considerá-los.
Seguro
Para incluir o seguro no reembolso de combustível, é necessário considerar a quantidade de quilômetros rodados a serviço pelo colaborador, assim como o valor do seguro.
A empresa pode optar por pagar 50% do total, considerando que o veículo também é utilizado para fins pessoais.
Outra ideia é fechar parcerias com seguradoras para conseguir descontos e benefícios aos colaboradores.
Combustível utilizado
Compartilhamos o exemplo de cálculo de combustível considerando a gasolina, mas os valores podem ser alterados no caso do uso de álcool ou diesel, por exemplo.
Para conseguir o melhor negócio para os dois lados, vale considerar qual tipo de combustível está compensando mais no momento.
A dica é fazer uma pesquisa em alguns postos para obter uma média de cada combustível.
Regularização
Os documentos para regularização dos veículos são uma despesa fundamental para evitar problemas e multas no deslocamento, por isso também podem ser incluídos no benefício de reembolso de combustível.
Por isso, gastos como o IPVA, licenciamento e outras taxas anuais podem ser incluídos na política de reembolso.
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Conclusão
O reembolso de combustível é um auxílio importante para colaboradores que utilizam seu próprio veículo para realizar tarefas da empresa.
Como vimos neste artigo, o reembolso é garantido por meio de um acordo entre empregador e funcionário.
Para garantir a segurança de ambas as partes, é importante estabelecer uma política de reembolso com todas as normas e detalhes do benefício especificados.
Nela, serão descritos pontos como o valor máximo do benefício, prazo para ressarcimento e como o pagamento será realizado.
Ao longo deste conteúdo, você entendeu como funciona esse processo e também aprendeu como calcular o reembolso.
Apesar de não estar previsto na lei, o acordo é muito comum entre as organizações e é uma ótima maneira de otimizar a gestão de pessoas na empresa.
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