Declaração de comparecimento: o que é e como funciona?

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Você sabe para que serve a declaração de comparecimento? Se algum funcionário de sua empresa já precisou se ausentar por algum motivo, provavelmente ele já apresentou esse documento.

Muitas vezes, o trabalhador precisa sair do trabalho para outros compromissos que não podem ser adiados ou realizados em horários fora do expediente, como audiências, provas de vestibular, Enem ou consultas médicas.

Diante disso, o RH e departamento pessoal da empresa solicitam a declaração de comparecimento como protocolo para provar a ausência, sem que o trabalhador tenha descontos na folha de pagamento.

Mas quando a declaração de comparecimento é realmente obrigatória? Quando a empresa deve abonar as horas? O funcionário precisa repor no banco de horas? Explicamos todas essas dúvidas a seguir, confira!

Declaração de comparecimento: o que é, para quem serve e como fazer?

funcionário ausentes e declaração de comparecimento

A declaração de comparecimento é um documento que justifica a ausência do funcionário durante a jornada de trabalho, seja pela necessidade de afastamento de alguns dias ou algumas horas.

Além de ser uma forma de provar o motivo do compromisso, a declaração pode ser usada muitas vezes para abonar as horas de trabalho ausente.

Esse protocolo é importante pois não depende apenas de uma relação de confiança entre trabalhador e funcionário, pois ambas as partes ficam amparadas.

Mas como fazer a declaração de comparecimento? Normalmente, a declaração de comparecimento é emitida no local do compromisso em que o empregado esteve ausente, como a declaração de comparecimento feita e assinada por um médico.

No caso do Enem, por exemplo, o próprio site do INEP disponibiliza a emissão do comprovante de comparecimento.

Cada caso é diferente, mas normalmente toda declaração consta informações essenciais como nome do funcionário, documentos, data, horário, motivo pelo qual a pessoa estava ausente, carimbo e assinatura.

Vale lembrar que a declaração de comparecimento não pode ser elaborada pelo trabalhador, por anular a credibilidade e valor do documento.

O que é uma declaração de comparecimento e para que serve?

A declaração de comparecimento nada mais é do que um documento usado como prova do comparecimento do trabalhador em outro local durante a jornada de trabalho.

Esse documento é uma forma também de o colaborador não perder as horas de trabalho que esteve em outro compromisso, com desconto em folha de pagamento.

Além de ser usada para comprovar a ida ao médico, a declaração de comparecimento também pode ser apresentada em situações como doação de sangue, alistamento no exército, comparecimento em audiências, provas como Enem e vestibular.

De modo geral, a declaração de comparecimento pode ser apresentada em toda situação que o funcionário precise se ausentar.

Para muitas empresas, esse documento é apenas uma formalidade, mas é importante que sempre que possível ela seja apresentada.

Muitos trabalhadores, por falta de conhecimento da declaração de comparecimento, preferem usar o banco de horas para compensar a saída no horário de trabalho.

Apesar de ser também uma opção, em muitos casos, a declaração de comparecimento pode abonar as horas de trabalho, sem necessidade de repor.

Essas exceções estão previstas na CLT e são fundamentais que sejam de conhecimento do RH e quadro de funcionários.

O que diz a CLT sobre declaração de comparecimento?

Na Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) não existe nenhuma previsão em relação à declaração de comparecimento, especificamente.

No entanto, segundo previsto no artigo 473 da CLT, existem diversos motivos elencados no qual o colaborador pode se ausentar. Nesses casos, a empresa obrigatoriamente deve abonar as horas comprovadas na declaração de comparecimento.

Nas situações em que o funcionário se ausenta e que o motivo não esteja previsto na CLT, cabe à empresa decidir pelo abono ou não. Também vale ao empregador consultar sempre o que está decidido em convenção coletiva.

Vale reforçar que a empresa pode ampliar o rol das normas que aceitam a declaração de comparecimento para abono, mas não pode excluir ou alterar o que está previsto na CLT.

Mas quais são essas ocasiões? Confira abaixo os motivos enumerados no artigo 473:

  • Falecimento de cônjuge, descendente, ascendente, irmão ou pessoa que é declarada em Carteira de Trabalho e Previdẽncia Social dependente econômica do trabalhador;
  • Casamento;
  • Nascimento de filho, no decorrer da primeira semana;
  • Doação voluntária de sangue: 1 dia a cada 12 meses de trabalho;
  • Período de tempo para cumprir exigências do Serviço Militar;
  • Vestibular para ingresso no ensino superior;
  • Para comparecimento a juízo;
  • Tempo necessário em qualidade de representante de entidade sindical, em reuniões oficiais;
  • Acompanhamento da esposa ou companheira em exames e consultas no período de gravidez;
  • Levar o filho de até 6 anos ao médico;
  • Em casos de realização de exames preventivos de câncer.

Declaração de comparecimento abona falta?

Em algumas situações, sim. O abono é realizado quando a declaração de comparecimento se refere às ocasiões mencionadas no artigo 473 da CLT. Fora isso, a empresa não tem obrigação de abonar a falta.

Para entender melhor como isso funciona, é importante saber a diferença entre justificativa de falta e abono de falta.

Quando a empresa aceita a justificativa da falta através da declaração ela está sinalizando que o colaborador não sofrerá nenhuma advertência ou que está ciente do compromisso do funcionário.

Nisso, não está implícito que a empresa abonará as horas, somente que ele não será advertido ou terá os dias descontados das férias.

O funcionário ainda pode ter que repor a falta no banco de horas ou ter as horas descontadas do salário.

Com o abono, o colaborador não sofre nenhum tipo de desconto, nem mesmo tem suas horas do banco de horas alteradas.

Para nao gerar qualquer tipo de conflito e desentendimento, é fundamental que ambas as partes estejam cientes de quais situações geram abono, consultando a CLT, assim como a convenção coletiva do trabalho ou acordo coletivo do trabalho vigente.

Nesses acordos, o que está estabelecido tem prevalência sobre a CLT.

Principais ocasiões em que são usadas as declarações de comparecimento

doador de sangue pode utilizar declaração de comparecimento

Existem vários tipos de declaração de comparecimento que podem ser aceitas pela empresa. E assim como o que está previsto na CLT deve ser de conhecimento em ambas as partes, é importante conferir o que diz a convenção coletiva de trabalho.

Sabendo do que pode ou não ser considerado, tanto a empresa quanto o trabalhador ficam mais protegidos de seus direitos.

Abaixo, exemplificamos os motivos mais comuns no qual a declaração de comparecimento  é apresentada:

Declaração de comparecimento médico

Pelo que está previsto na Consolidação das Leis Trabalhistas, o trabalhador pode se ausentar por motivos  médicos quando precisa:

  • Realizar o acompanhamento a consultas médicas e exames da esposa ou companheira grávida;
  • Para levar filho de até 6 anos em consulta médica;
  • Em casos de realização de exames preventivos de câncer (mediante comprovação).

No entanto, as empresas também podem aceitar a declaração de comparecimento médico em outras situações, como a necessidade do funcionário ir ao médico para uma consulta ou exame em que não precisa se ausentar o dia inteiro.

Também pode ser apresentada a declaração quando o colaborador está na condição de acompanhante.

Independente do motivo, a declaração de comparecimento deve ser solicitada ao próprio médico ou à secretária, sendo devidamente preenchido, assinado e datado pelo médico ou clínica responsável.

Declaração de comparecimento advogado

Esse documento é apresentado quando o funcionário, por determinado motivo, precisa se ausentar para consulta jurídica. Na declaração, deve constar todas as informações que provem que o trabalhador estava no dia e horário presente em um escritório de advocacia.

Como vimos, cada empresa pode tomar diferentes atitudes, optando ou não pelo abono ou desconto em banco de horas. Nesse caso, a empresa não é obrigada a abonar, mas ela pode fazer isso.

Comparecimento a audiências

Quando o funcionário precisa comparecer a uma audiência que foi intimado, seja como testemunha, ação ou parte, ele também pode apresentar a declaração de comparecimento.

Nesse motivo, o funcionário está amparado no artigo 473, sendo sua ausência uma falta sem prejuízo no salário.

No texto da CLT, não existe um tempo definido. Por isso o abono deve ser feito de acordo com o tempo necessário que o funcionário precisa estar ausente.

Para provar, basta que o trabalhador providencie o documento em audiência, devidamente assinado por uma autoridade.

Doação de sangue

Outro motivo em que a declaração de comparecimento se faz necessária é no afastamento para doação de sangue.

Quem é doador voluntário tem direito a um dia de folga, previsto na CLT. No texto do artigo, diz que o colaborador pode se ausentar por um dia, a cada 12 meses de trabalho.

Ou seja, uma vez ao ano, o funcionário pode se ausentar para realizar a doação voluntária, contanto que o compromisso seja devidamente comprovado.

Vestibular e Enem

Quem trabalha em escala ou durante os finais de semana pode precisar também apresentar declaração de comparecimento em situações como provas de vestibular e o Enem.

Essas faltas justificadas também estão previstas no artigo 473, por isso o funcionário tem suas horas abonadas.

Para conseguir esse documento, o interessado deve conferir o edital da prova ou entrar em contato com a organização do exame. Normalmente, a equipe organizadora está preparada para emitir as declarações, seja no local de prova ou através do site.

É o caso do Enem. Os participantes do exame podem emitir no próprio site do Inep a declaração de comparecimento.

Vale ressaltar que é de responsabilidade do colaborador acessar a declaração no site e levar o documento impresso para que seja assinado pelo aplicador da prova. Como o Enem é uma prova que se divide em dois dias, o funcionário deve apresentar duas declarações distintas.

Diferença entre atestado médico e declaração de comparecimento médico

médico entrega declaração de comparecimento à paciente

Você sabe quando o funcionário deve apresentar uma declaração de comparecimento ou atestado médico? Ao contrário do que muitas pessoas acreditam, esses documentos não são a mesma coisa. Entenda as diferenças e os tipos de atestado:

Atestado médico

A principal diferença do atestado médico para a declaração de comparecimento é que o atestado é usado quando o funcionário precisa justificar o afastamento do trabalho e ele obrigatoriamente impede o desconto da remuneração.

Ou seja, o atestado médico garante o abono das horas, até mesmo quando o atestado é de afastamento por algumas horas e não um dia ou mais.

Além disso, um atestado médico tem valor em todo o âmbito nacional e pode ser usado para licença de até 15 dias do trabalho, sem desconto ou faltas.

Após esse período máximo de 15 dias, o INSS precisa alegar se a licença precisa ou não ser estendida.

Atestado de comparecimento

O atestado de comparecimento é usado para declarar a presença do colaborador em consultório ou avaliação médica durante o horário de trabalho, sem precisar de afastamento.

É o caso de consultas de rotina ou para exames preventivos, por exemplo.

Atestado de acompanhante

É um documento emitido quando o colaborador precisa estar presente como acompanhante em uma consulta médica, como no caso do acompanhamento dos filhos com idade até 6 anos ou no acompanhamento de consultas de mulheres grávidas.

Esses casos são abonados, como previsto na CLT.

Importância de um software de gestão de horas

Já pensou como seria controlar todas as informações do seu quadro de colaboradores sem uma ferramenta que facilite esse processo? É  muito mais fácil se perder e cometer falhas com o controle manual, seja no caderninho ou nas planilhas.

Por isso, o apoio de um software de gestão de horas é fundamental no dia a dia de qualquer departamento de RH.

Ele reúne diversas informações fundamentais sobre a folha de ponto e folha de pagamento do funcionário.

Em softwares de controle de ponto online, como o ifPonto, é possível registrar e justificar as ausências do funcionário, incluindo atestado, declaração de comparecimento, férias, licença maternidade ou paternidade.

Essas informações são essenciais para o cálculo correto do pagamento, evitando erros que possam causar prejuízos no financeiro da empresa ou que possam gerar processos trabalhistas.

A iFractal, que disponibiliza esse serviço, é pioneira no sistema de controle de ponto em nuvem e ajuda as empresas a reduzirem os custos operacionais.

Além disso, essa ferramenta possibilita manter um histórico dos colaboradores para analisar excedente de horas extras, atrasos, banco de horas e, também, histórico de declaração de comparecimento.

Todas essas informações ajudam o gestor na organização dos setores e contribui para que soluções mais inteligentes sejam tomadas.

Conheça as soluções da iFractal para gestão de horas online

Conclusão

Como vimos, existem diversos motivos pelos quais um colaborador pode precisar se ausentar de suas atividades laborais.

Alguns motivos estão previstos na CLT e por isso a empresa obrigatoriamente deve abonar as horas ausentes. No entanto, vários fatores podem fazer com que o funcionário precise se ausentar.

Para comprovar e justificar essa ausência, o funcionário deve apresentar a declaração de comparecimento, podendo a empresa abonar ou não as horas, sem desconto em banco de horas ou no salário.

Para construir uma boa relação com o empregador, é de bom tom sempre que possível avisar quando será necessário estar ausente.

Da mesma forma, vale ao empregador ser tolerante e flexível diante de imprevistos e problemas pessoais do colaborador.

Uma solução para não haver desconto no pagamento é poder contar com o uso de banco de horas.

Adote na sua empresa um sistema de controle de ponto para ajudar nessa gestão, pois certamente são vários os benefícios em se manter o registro online dessas informações.

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