Para quem gerencia a parte administrativa de uma empresa, ter acesso, de forma prática e fácil, à visão geral de todas as pessoas que compõem a sua equipe é essencial para entender como ela anda funcionando. O capital humano é um dos “bens” de mais valor na sua empresa. E é a partir disso que podemos entender o conceito do quadro de pessoal. Se você trabalha com esse setor, provavelmente sabe o que é, no entanto, você sabe montá-lo da melhor forma para melhorar a gestão? Foi pensando nisso que resolvemos criar um artigo de blog especificamente sobre o quadro de funcionários e a sua importância. Ao longo do texto iremos apresentar seus benefícios, como fazê-lo e dar dicas para melhorar essa atividade. Boa leitura!
O que é um quadro de pessoal?
Afinal, o que é um quadro de pessoal? Ele nada mais é do que um modo de organizar o gerenciamento de funcionários de uma empresa, favorecendo a comunicação interna, o compartilhamento de avisos e até mesmo as tomadas de decisão. O quadro de pessoal é responsável por informar não só a quantidade de pessoas dentro de cada setor da empresa, mas também qual posição e função elas se encontram. Dessa forma, é possível mapear como cada funcionário colabora dentro da organização. As formas de aplicar essa metodologia de gestão são bastante diversas. Entre elas, destacamos algumas como:
- Quadro branco;
- Ferramentas digitais (manuais);
- Softwares de gestão.
A depender da quantidade de colaboradores e o modo como a empresa utiliza o quadro, o formato dele vai variar. Para empresas menores ou para projetos específicos, o quadro branco pode atender, no entanto, quanto mais complexa for a empresa e maior o número de funcionários, a automação será mais benéfica. Em suma, o quadro de pessoal é uma maneira estratégica de entender como os funcionários estão alinhados com os objetivos da empresa.
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Qual a importância do quadro de pessoal?
A importância do quadro de funcionários se dá pelo fato que ele permite à empresa se organizar. Falar de pessoas que atuam na empresa é falar também de estratégias. Desde expansão de equipes até datas de contratação, tudo isso tem relevância. Por isso, quanto mais estruturado for um quadro de pessoal dentro de uma empresa, maior também serão as chances de melhor aproveitamento dos setores e o seu respectivo crescimento. Embora o setor de recursos humanos possa ter essas informações, a construção de um quadro de pessoal vai ser importante para tornar esse processo mais fácil e global. Além disso, o quadro de pessoal é importante pois também impacta diretamente na cultura de valorização das pessoas dentro de uma empresa, como é o caso da retenção de talentos que iremos falar mais para frente.
Quadro de pessoal: conheça os benefícios
Além de falar da importância do quadro de pessoal, é essencial falar também sobre os principais benefícios de ter um quadro pessoal bem planejado e eficiente dentro de uma empresa. A seguir, vamos falar um pouco sobre essas vantagens.
Diminuição da taxa de rotatividade
Reduzir as taxas de rotatividade de uma empresa é extremamente importante. Em primeiro lugar, isso acontece pois a entrada e saída constante de colaboradores aumenta os custos da empresa. Toda vez que uma pessoa se desliga dela, há gastos com demissão, como é o caso da rescisão, mas também há o gasto de novas contratações, que envolve questões como recrutamento e treinamento do novo funcionário. Ao mesmo tempo, ter uma menor rotatividade na empresa também é positivo para o clima organizacional dela. A constante troca de pessoas passa a criar um clima de incerteza e desconforto, fazendo com que mais pessoas desejem sair também. Como consequência dessa baixa, outros membros da equipe podem ficar sobrecarregados e, consequentemente, diminuir a produtividade do serviço. Em suma, há diversos malefícios em ter uma alta troca de colaboradores. Por isso, ter um quadro de pessoal atualizado para que a empresa esteja acompanhando a taxa de rotatividade do quadro de funcionários é fundamental. Caso esteja elevada, isso será visível dentro dele e a empresa poderá realizar ações para mudar esse cenário.
Melhora da produtividade do time
Em segundo lugar, o quadro de funcionários atualizado e bem estruturado também impacta diretamente na produtividade do time. Entre os principais fatores, podemos citar até mesmo o impacto do exemplo anterior, no qual a empresa passa a tomar medidas para aumentar a participação dos colaboradores devido a grande taxa de rotatividade. Toda pessoa que faz parte da sua equipe está lá porque ela é adequada ao cargo. Sabendo como sua equipe é importante, você pode buscar estimular as pessoas a melhorarem seus serviços. O gestor precisa estar próximo de todas as pessoas que compõem o quadro e, sobretudo, buscar motivar as pessoas a trabalharem com mais engajamento. Para isso, a comunicação é fundamental. Dessa forma, a empresa também abre as linhas de comunicação entre a alta gestão e os funcionários, o que vai melhorar o clima da empresa.
Melhores resultados nos indicadores de retenção de talentos
Outro fator que um bom quadro de pessoal impacta é em relação aos indicadores de retenção de talento. Essa retenção nada mais é do que uma série de atividades coordenadas pelo setor administrativo e de recursos humanos com o objetivo de garantir a motivação dentro do ambiente corporativo. A retenção dessas pessoas também faz se importante devido a maior dificuldade de encontrar pessoas adequadas para preencher as vagas, funcionando como uma forma de prevenção para a falta de colaboradores de qualidade. A identificação de talentos começa desde a seleção e recrutamento dos funcionários e deve acompanhá-lo após isso, se baseando em técnicas e políticas que tornam os funcionários acima da média em relação a outras companhias. O foco aqui é fazer do ambiente profissional um lugar com boas perspectivas para os profissionais que atuam nele. Para tanto, conhecer melhor seu quadro de funcionários também vai fazer toda a diferença.
Como fazer o quadro de pessoal de uma empresa?
E se ter um quadro de pessoal organizado é tão importante, fica aqui o questionamento: como fazer um quadro de funcionários dentro de uma organização? O start deve ser no desenho ideal do quadro de pessoal. A liderança da empresa deve sempre se preocupar em fazer um quadro que faça sentido para a gestão da empresa. Por isso, não adianta seguir outro formato sem entender se ele é a melhor opção para sua equipe. A seguir, iremos falar sobre os principais pontos gerais de atenção na hora de montar o seu.
Trace boas metas para o setor
O primeiro passo para construir seu quadro é ter objetivos bem definidos para o seu setor administrativo. É essencial que toda e qualquer atividade dentro do departamento pessoal faça parte de um objetivo maior. O mais adequado é trabalhar com metas viáveis, ou seja, que sejam possíveis de serem acompanhadas e mensuradas dentro do trabalho. A melhor forma de fazer isso é estabelecer metas de curto, médio e longo prazo, sempre datadas e com responsáveis atrelados.. O grande benefício de analisar com constância se esses objetivos foram atingidos é que você pode evitar o aparecimento de problemas no seu quadro, afinal, será possível corrigir questões que não foram previstas nas suas metas.
Informatize e atualize o banco de dados
As informações do seu quadro de pessoal são o grande ponto dele. Para montar o seu quadro, você deve incluir dados como setor, cargo, nome, data de contratação, carga horária e jornada de trabalho. Além de ter os dados completos, é essencial garantir que esse quadro seja atualizado constantemente após cada respectiva admissão, promoção ou demissão. Se esse processo for automático, melhor. Acumular informações e esquecer de passadas para o quadro vai dificultar muito a organização de suas ações e também vai fazer com que passe despercebido pontos importantes.
Simplifique as práticas atuais
A padronização de práticas também é um excelente caminho para construção do seu quadro de pessoal. É preciso saber se a forma como você organiza as informações sobre sua equipe se baseia em uma política previamente estabelecida. Por isso, o principal ponto aqui é definir critérios para lidar com toda e qualquer informação. É importante que todos os dados sejam facilmente encontrados por todas as pessoas que precisam acessá-los. Desde os dados como a data de entrada do funcionário e o tempo de cada profissional dentro da empresa até como funciona a sua jornada de trabalho e qual é o seu salário-base, tudo precisa estar dentro do formato padrão.
Cuidado com as horas extras
Outro cuidado importante na hora de montar o quadro de funcionários da sua empresa é em relação às horas extras, pois estas precisam estar muito bem atualizadas. Um controle de dados mais aperfeiçoado permite com que você tenha acesso a todas as horas trabalhadas, assim como as horas extras, de forma mais simples e fácil. Ter esses dados na palma da mão é essencial para evitar que ocorram erros como pagamentos incorretos por horas trabalhadas, sendo um frequente alvo de processos trabalhistas.
Facilite o fechamento da folha de pagamento
Outra prática essencial, além do cálculo de horas extras, é a preocupação em facilitar o fechamento da folha de pagamento a partir do seu quadro de pessoal. Benefícios tais quais como o FGTS, o INSS precisam ser adequados ao controle do quadro pessoal. Isso é fundamental para evitar que a empresa não tenha problemas futuros de natureza legal. A melhor forma de garantir isso, portanto, é tendo uma folha de pagamento bem organizada, com todas as informações registradas e os benefícios concedidos. Quanto maior for o cuidado e assertividade nesse processo, mais fácil será evitar erros!
Invista em tecnologia
A principal dica que agrega todas as outras é em relação ao processo de automatizar todas as tarefas que envolvem o quadro de pessoal. Existem ferramentas tecnológicas que substituem o trabalho manual e evitam erros comuns por humanos. Há uma grande qualidade de softwares especializados para realizar o controle do quadro de pessoal. Além, é claro, de plataformas governamentais (como o eSocial e o FGTS digital, por exemplo). Adotar um sistema que assuma a função de controlar o ponto, registrando horários, por exemplo, vai tornar todo esse processo muito mais prático. Além disso, fica mais fácil que o setor responsável consiga acompanhar com precisão toda a movimentação do controle do quadro de pessoal. Basta procurar a plataforma que melhor se adeque a sua rotina administrativa.
Quadro de pessoal: saiba como melhorar a gestão
Além das 6 dicas que trouxemos para montar o quadro de pessoal na sua empresa, o gestor administrativo também deve se preocupar em fazer esse processo ainda melhor. Assim como o investimento em software de gestão, existem outras formas de deixar esse quadro mais completo e com mais qualidade. Algumas delas são:
Comunicação com outros setores da empresa
Trabalhar com protocolos de recebimentos de documentos pode ser uma excelente forma de fazer com que o departamento pessoal tenha um melhor controle. Isso serve tanto para envio de documentos como pedido de informações. Ou seja, a comunicação com outros setores da empresa deve sempre se basear em uma declaração com a listagem dos documentos enviados anexada e assinada por quem recebeu. O registro e o acompanhamento dessa forma evitam perdas no processo.
Preferência ao recrutamento interno
O segundo ponto é fazer com que o departamento pessoal consiga trabalhar com o recrutamento interno. Esse modo reduz consideravelmente o desgaste natural de abertura de vagas externas, principalmente em relação às informações de novos contratados. Esse tipo de recrutamento demanda um tempo menor de adaptação do funcionário para se integrar plenamente ao time, afinal, o colaborador já faz parte da empresa. Para isso, você deve mapear os talentos e, no futuro, usar isso a favor da sua empresa. Esse é um ponto essencial para aumentar a retenção de talentos e, ainda, garantir economia de tempo.
Troca com os colaboradores
Escutar os colaboradores que fazem parte do seu quadro em relação aos serviços que eles prestam para sua empresa é essencial. Por isso, as lideranças devem buscar entender a relação que ele tem construído com a empresa. Assim, então, será possível melhorar os setores e, claro, reduzir a rotatividade de colaboradores que já falamos anteriormente. A admissão de novos funcionários é um processo demorado e que, constantemente, é negativo para a organização. Os trabalhadores podem somar muito à empresa ao trazerem seus pontos de vista, até mesmo para as organizações referentes ao quadro de pessoal.
Afinal, eles são fundamentais para a construção de um time diverso, integrado e eficiente, eliminando vieses capacitistas e demais preconceitos de raça, gênero ou orientação sexual, por exemplo.
Qual a importância das leis trabalhistas para o quadro de pessoal?
As regras trabalhistas têm tudo a ver com a gestão do quadro pessoal. Por isso, é primordial que a empresa entenda todos os deveres e direitos tanto da organização como dos empregados em relação à legislação trabalhista As leis trabalhistas estão relacionadas também à importância em acompanhar o desenvolvimento de convenções coletivas. Todo gestor tem a obrigação de acompanhá-las. É comum que aconteça a edição de novas normas complementares ou alteração daquelas regras que já estavam estipuladas para melhor atender aos trabalhadores. Por isso, se você atua no quadro de pessoal é essencial acompanhar as alterações legais, como as medidas provisórias que apareceram durante a pandemia do coronavírus, devido a uma situação completamente atípica.
Conclusão
O quadro de funcionários é um elemento estratégico para que a empresa possa entender melhor sobre o seu capital humano e como e onde estão os serviços mais alocados. Sem ele, a gestão de pessoas fica completamente comprometida. É através do quadro de pessoal que é possível aumentar a produtividade da equipe, reduzir a taxa de rotatividade e ainda melhorar os resultados nos indicadores de retenção de talento. No entanto, além de te apresentar diversas dicas sobre como montar um quadro de funcionários, a gente te falou sobre um diferencial extremamente importante: o investimento em tecnologia. Se você precisa investir melhor na sua gestão de quadro de pessoal, está na hora de conhecer o controle de ponto online com o ifPonto!
