Carteira de trabalho digital: como funciona na prática

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Você sabe como funciona a carteira de trabalho digital? A digitalização desse documento tão importante para os trabalhadores é uma forma de facilitar ainda mais o dia a dia de todos por tornar muito mais acessível o acompanhamento de dados contratuais.

Os brasileiros sempre foram dependentes de registros físicos e documentos impressos, mas aos poucos isso tem mudado.

Além de desburocratizar os processos, essa mudança tecnológica reduz o risco de perda ou rasura de documentos e registros oficiais.

Se você deseja ter acesso a carteira de trabalho digital, acompanhe neste conteúdo tudo sobre o assunto e o que muda entre a carteira de trabalho impressa e digital.

Carteira de trabalho digital: o que é e como surgiu?

carteira de trabalho digital diferenças

A carteira de trabalho digital é um serviço que começou a ser oferecido em 2017, mas somente em setembro de 2019 passou a substituir o documento físico.

De lá para cá, todos os brasileiros ou estrangeiros que possuem inscrição no Cadastro de Pessoas Físicas (CPF) podem emitir a CTPS digital, sem necessidade de ter o documento impresso.

Desde o lançamento, o serviço já foi acessado mais de 260 milhões de vezes e desse número 253 milhões dos acessos foram somente no ano de 2020, tanto pelo site do Governo Federal quanto pelo aplicativo.

O que é carteira de trabalho digital?

A carteira de trabalho digital trata-se da versão digitalizada da Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) impressa.

Através do site ou do aplicativo CTPS Digital, o trabalhador consegue acompanhar todas as informações contratuais e dados pessoais que estão presentes na carteira de trabalho em papel.

A CTPS é um documento extremamente importante para o trabalhador e para as empresas, pois é nela que os registros de trabalho em regime CLT são cadastrados, garantido os acessos aos direitos trabalhistas previstos em lei.

Antigamente, os trabalhadores e empresas contavam apenas com a opção impressa do documento, mas em 2017 a versão digitalizada foi lançada.

Com a Portaria 1.065, de 29 de setembro de 2019, a carteira de trabalho digital passou a substituir a versão em papel, sendo emitida para todos os brasileiros e estrangeiros com inscrição no CPF exclusivamente no formato digital e excepcionalmente em versão impressa.

A solicitação da carteira de trabalho digital é muito menos burocrática, facilitando também o lado das empresas, que só precisam do número do CPF para cadastrar no eSocial as informações do registro em carteira da CLT.

É importante ressaltar que, mesmo existindo a versão digital, se você ainda tem em mãos o documento impresso é importante guardá-lo.

A versão impressa continua sendo um documento importante para comprovação do tempo de trabalho anterior. Mesmo que sua carteira de trabalho digital esteja atualizada e completa, mantenha o documento guardado.

Diferenças da carteira de trabalho impressa e digital

A principal diferença da carteira de trabalho impressa para a digital é que a versão digital pode ser acessada a qualquer momento e em qualquer lugar pelo site ou aplicativo.

A carteira de trabalho digital também torna o processo mais simples para trabalhadores e empresas, que só precisam do número do CPF para realizar os registros contratuais no eSocial.

Não há o risco de perda ou rasura e as informações são atualizadas em tempo real.

Por muito tempo, e em algumas empresas ainda é assim, o funcionário precisava levar a carteira de trabalho impressa e deixar em responsabilidade da empresa até que o registro fosse feito.

Em uma demissão ou desligamento, a mesma coisa. O funcionário precisava levar novamente o documento impresso.

Com a carteira de trabalho digital, é muito mais simples. E por ser uma atualização rápida, torna mais fácil outros processos como a rescisão do contrato de trabalho e entrada ao seguro-desemprego.

A CTPS digital também colabora para evitar fraudes no seguro-desemprego, assim como problemas na concessão de aposentadorias, pois todas as informações trabalhistas são registradas em um único lugar de forma segura.

Fora todas essas vantagens, não há diferenças nas informações registradas ou alterações nos direitos trabalhistas. A empresa continua com os mesmos deveres.

O que diz a legislação sobre a CTPS em papel e digital?

A Carteira de Trabalho e Previdência Social (CTPS) foi criada em 1932 (art 29 na Consolidação das Leis do Trabalho) com o objetivo de documentar e comprovar o contrato de trabalho e o tempo de serviço dos funcionários na empresa visando os direitos trabalhistas e previdenciários.

As regras da CTPS digital são recentes e foram instituídas pela nova Lei da Liberdade Econômica (Lei 13874/2020) e pela Portaria 1.065/2019.

Além da versão digital, essa lei trouxe outras mudanças para a CTPS, como prazos no preenchimento da carteira e orientações mais precisas sobre as anotações:

“Art. 29 – O empregador terá o prazo de 5 (cinco) dias úteis para anotar na CTPS, em relação aos trabalhadores que admitir, a data de admissão, a remuneração e as condições especiais, se houver, facultada a adoção de sistema manual, mecânico ou eletrônico, conforme instruções a serem expedidas pelo Ministério da Economia. (Redação dada pela Lei nº 13.874, de 2019).”

Para que serve a carteira de trabalho digital?

A carteira de trabalho digital foi criada para modernizar e facilitar o acesso às informações sobre a vida laboral dos trabalhadores em regime CLT. E essa digitalização acaba refletindo em benefícios para empregados e empregadores.

De forma prática, a finalidade da CTPS digital continua a mesma do que sempre foi a versão impressa.

A carteira de trabalho é importante para as seguintes questões:

  • Para que a atividade exercida pelo trabalhador seja regulamentada;
  • Registro das informações sobre a jornada de trabalho, função, remuneração, férias e outros pontos contratuais;
  • Garantir que os direitos trabalhistas e previdenciários estejam garantidos.

Carteira de trabalho digital: como funciona?

carteira de trabalho digital como funciona

A carteira de trabalho digital é obrigatória para todas as pessoas que trabalham ou prestam serviço profissional para qualquer empresa no Brasil no modelo CLT. Assim como outros documentos digitais, o acesso é feito pelo site ou através de um aplicativo, pelo smartphone.

Através da CTPS digital, o usuário acessa os contratos de trabalho antigos e o atual, para ter informações sobre o PIS/PASEP, salário, férias, atualizações contratuais etc.

As empresas agora são obrigadas a fazer o registro do trabalho na CTPS digital, através da atualização correta dos dados do funcionário no eSocial. Veja mais detalhes:

Quem tem direito à carteira digital de trabalho digital?

Qualquer pessoa com inscrição no CPF tem direito à carteira de trabalho digital.

Essa carteira digital deve ser assinada sempre que a pessoa for contratada em regime CLT, sendo a empresa responsável por fazer a substituição da tradicional assinatura no documento impresso agora na versão digital, através do eSocial.

Isso significa o fim definitivo da carteira de trabalho em papel?

Por enquanto, não. Em casos excepcionais, a CTPS impressa ainda continuará sendo usada.

Trabalhadores contratados por órgãos públicos e organismos internacionais, por exemplo, ainda devem ter a carteira de trabalho em papel para registro.

Para isso, aqueles que ainda não têm a CTPS, devem pedir o agendamento de atendimento por e-mail, para emissão do documento.

O e-mail usado é o seguinte: trabalho.(uf)@economia.gov.br. No lugar de (uf), você deve colocar a sigla do estado onde reside, como trabalho.rj@economia.gov.br.

Como fazer o cadastro da carteira de trabalho digital?

Para ter acesso a CTPS digital é necessário antes habilitar o serviço. Esse processo é igualmente simples para quem já tem ou não a carteira de trabalho impressa.

O passo a passo todo é feito de forma online e gratuita:

  1. Acesse, através do computador, o site do Governo Federal;
  2. Clique em “Obter a Carteira de Trabalho”;
  3. Nessa nova aba, você encontrará informações sobre como funciona a CTPS. Para começar o cadastro, clique em Iniciar;
  4. Você será direcionado para uma nova página do Ministério da Economia. Clique em Quero me Cadastrar;

carteira de trabalho digital cadastro passo 1

  1. Informe no passo seguinte seus dados pessoais, como nome, data de nascimento, CPF, nome da mãe, estado de nascimento etc;
  2. Aguarde a confirmação das informações na base de dados do governo federal e, em sequência; você será redirecionado para um formulário com 5 perguntas sobre sua vida laboral e previdenciária;
  3. Responda o questionário e aguarde no seu e-mail sua senha temporária;
  4. Após receber a senha temporária, faça o acesso ao Portal Emprega Brasil, mude a sua senha e comece a utilizar a CTPS digital.

carteira de trabalho digital cadastro passo 2

 

Ao fazer login no portal, você verá a opção de acesso a carteira de trabalho digital, com todas as informações atuais e anteriores de registro em carteira.

Esse passo a passo também pode ser feito através dos aplicativos, disponíveis para IOS e Android.

O que precisa para tirar carteira de trabalho digital?

Para tirar a carteira de trabalho digital basta ter em mãos o número do CPF e informar outros dados como nome completo, nome da mãe, data e local de nascimento.

Diferente da carteira de trabalho impressa, não é necessário reunir outros documentos, como comprovante de residência, foto 3×4, documento de identificação com foto etc.

Como acessar a carteira de trabalho digital?

Após o primeiro acesso, com a CTPS digital habilitada, basta consultar o site do Ministério da Economia e, no lugar de clicar em cadastrar-se, clicar em “Já tenho cadastro”.

Basta fazer o login com o CPF e senha cadastrados. O mesmo vale para o app.

Na versão mobile, no entanto, é possível ativar notificações sobre mudanças e movimentações no contrato de trabalho, com a facilidade de ter o acesso nas palmas da mão.

Carteira de trabalho digital na rotina do RH

carteira de trabalho digital rh

Além das mudanças para o trabalhador, como a forma de acesso e solicitação, também existem mudanças na carteira de trabalho digital que afetam a rotina de trabalho do RH. Confira:

Como assinar a Carteira de Trabalho Digital?

Com a carteira de trabalho impressa, os empregadores realmente assinavam a carteira, colocando um carimbo ou adesivo com informações contratuais e fazendo o visto de acordo com as informações.

Com a CTPS digital, o processo é mais simples. O profissional contratado não precisa apresentar nenhuma outra informação além do número do CPF.

Com o CPF, a empresa consegue fazer a assinatura da carteira de forma eletrônica, precisando apenas ter cuidado para fazer o registro dentro do prazo.

Nesse processo, o empregador deve apenas enviar os eventos previstos no eSocial:

  • Com os dados do empregado em mãos, deve enviar o evento S-2200 (Cadastramento Inicial do Vínculo e Admissão/Ingresso de Trabalhador);
  • Caso não tenha ainda em mãos, poderá enviar de imediato o evento S-2190 (Admissão Preliminar), com  informações simplificadas e posteriormente complementar os demais dados.

Esses dados enviados ao eSocial possuem a mesma validade da antiga assinatura na carteira de trabalho de papel.

Como fazer a rescisão na carteira de trabalho digital?

Da mesma forma que o processo de admissão, para a rescisão do contrato de trabalho é necessário enviar a atualização ao eSocial. Após o envio ao eSocial, a informação que o contrato foi encerrado será atualizado na carteira de trabalho digital.

O prazo que o RH tem para a informação de eventos como férias, mudanças no contrato e atualizações ao eSocial é até o dia 15 do mês seguinte do acontecimento.

No caso da rescisão é diferente: o RH deve atualizar a informação com prazo de até 10 dias após o desligamento do funcionário.

Se for o caso, deve orientar o trabalhador sobre o direito ao seguro desemprego, entregando o requerimento para dar entrada ao processo.

Como fazer recurso na carteira de trabalho digital?

O recurso significa o pedido de revisão do seguro desemprego. Ele pode ser feito tanto pelo portal do governo federal como através do aplicativo da CTPS digital. No app, o passo a passo é:

  • Acesse o aplicativo da Carteira de Trabalho Digital;
  • Clique na aba de “Benefícios”;
  • Escolha a opção Seguro-Desemprego/Consultar;
  • Clique sobre o número do requerimento de seguro-desemprego. Entre as opções que o aplicativo mostrará, escolha a de “Recurso”;
  • Clique na opção recurso e preencha com os dados e documentos solicitados.

Prazo para a atualização de dados na CTPS digital?

Para admissão, o empregador tem o prazo de até 5 dias úteis para anotar na CTPS todas as informações, como data de admissão, remuneração e condições de contrato.

Após o envio das informações, o funcionário deve ter direito ao acesso das informações dentro de 48 horas após o envio das informações por parte do empregador.

A Carteira Digital pode ser usada como documento de identificação?

Não, a CTPS digital tem validade apenas como documento de registro da vida laboral de cada cidadão, não podendo ser apresentada no lugar de documentos de identificação.

No entanto, em algumas situações, como concursos e provas, os editais ainda aceitam como documento de identificação a versão da carteira de trabalho impressa. Contudo, é sempre importante consultar antes essas informações para evitar surpresas.

Conclusão

A carteira de trabalho digital está disponível para acesso desde 2017, mas para muitas pessoas ainda trata-se de uma novidade.

Agora, com a substituição oficial pela versão em papel, as empresas e trabalhadores estão começando a fazer essa transição para esse processo que é muito mais moderno, prático e seguro.

Com a versão digital da CTPS, não há riscos de perda ou rasura do documento, nem necessidade de pedir uma segunda via.

As informações são facilmente atualizadas e o trabalhador pode ter acesso rapidamente através do site ou celular sobre informações de contrato e outros direitos trabalhistas, como o seguro desemprego.

Você como empregador terá muitos benefícios com essa mudança. Se a sua empresa ainda não aderiu ao eSocial, busque realizar essa atualização o quanto antes para continuar dentro do previsto em lei.

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