Folha de ponto: passo a passo de como otimizar o seu cálculo

Calcular a folha de ponto dos funcionários é uma das principais atividades que fazem parte da rotina dos profissionais de RH.

Além disso, estamos falando de uma das etapas mais importantes dentro da gestão de colaboradores, pois é neste documento que devem estar presentes informações essenciais da jornada de trabalho do funcionário.

Agora, sobre o cálculo da folha de ponto em si, existem diversas formas de fazê-lo — atualmente, há soluções mais modernas para deixar, de uma vez por todas, no passado, os cadernos preenchidos a mão ou planilhas de Excel.

Abaixo, explicamos o passo a passo e as melhores ferramentas para a sua empresa modernizar o cálculo da folha de pagamento e reduzir os custos operacionais. Confira!

Aproveite para ler, também: Como funciona a carteira de trabalho digital: entenda

O que é uma folha de ponto?

Uma folha de ponto é um documento utilizado para registrar a entrada, a saída e as pausas de funcionários em um determinado local de trabalho. Esse tipo de documento também é conhecido como registro de ponto ou livro de ponto. 

Vale ressaltar que a folha para controle de ponto é de extrema importância para empresas que precisam monitorar a frequência dos trabalhadores e garantir que eles estejam cumprindo suas horas de trabalho corretamente.

Além disso, o controle também evita possíveis discrepâncias ou fraudes. É importante lembrar, ainda, que a folha de ponto é uma obrigatoriedade legal e deve ser mantida pela empresa por, no mínimo, cinco anos.

Quais os principais modelos de uma folha de ponto?

Existem diferentes modelos de folha de ponto, incluindo aqueles mais modernos. Saiba mais sobre as opções disponíveis atualmente: 

Livro de ponto (controle manual) 

Um dos modelos mais antigos e tradicionais é o livro de ponto. Esse modelo exige que o funcionário preencha manualmente as informações, geralmente, em fichas e em ordem cronológica. 

Além disso, o livro de ponto pode ser subdividido em outras variações, como modelo horizontal ou vertical. 

Planilha de controle

Uma planilha de controle pode ser personalizada com diversas formatações e dados específicos de cada empresa, como horários de entrada e saída, dias trabalhados e ausências, além de permitir o cálculo de horas extras e banco de horas. 

A planilha pode ser feita, por exemplo, no Excel ou no Google Planilhas. Nesta segunda opção, a empresa pode compartilhar o documento diretamente do Drive para todos os funcionários preencherem em tempo real. 

Folha de ponto mecânica

Um folha ou relógio de ponto mecânico é um dispositivo onde é inserida uma folha de papel. Então, a partir disso, no dia a dia, todos os colaboradores registram suas entradas, saídas e pausas.

A partir disso, e de tempos em tempos, o RH pode conferir o que foi registrado na folha do relógio. A natureza automática deste método reduz o risco de manipulação manual do tempo, tornando o sistema mais seguro e confiável para toda a empresa. 

Folha de ponto digital

Todos os modelos anteriores funcionam e podem, sim, ser usados por empresas de diferentes segmentos. Mas, apesar disso, nada se compara à alta eficiência e segurança da folha de ponto digital. 

Esta é uma ferramenta inovadora na gestão de recursos humanos, que facilita o controle de horas de trabalho dos funcionários. 

Trata-se de um sistema eletrônico que substitui o tradicional papel de ponto, permitindo que as marcações de entrada e saída sejam feitas de forma automática, por dispositivos móveis, como smartphones ou tablets. 

Além disso, a folha de ponto digital também oferece outras praticidades, como a possibilidade de acesso remoto aos dados, cálculo automático das horas trabalhadas e geração de relatórios detalhados para a gestão. 

Com essa tecnologia, o controle de horas fica mais preciso e eficiente, tornando a rotina da empresa mais ágil e gerando economia de tempo e recursos.

Lei Art. 74 da CLT

O Art. 74 da CLT (Consolidação das Leis Trabalhistas) impõe regras sobre o registro de entrada e saída dos funcionários. Confira quais são as principais normas vigentes: 

• o horário de trabalho precisa ser anotado em registro de empregados;
• para empresas com mais de 20 funcionários, é preciso fazer o registro de ponto em sistema manual, mecânico ou digital;
• quando o trabalho é feito fora da empresa, o horário dos colaboradores deve ser registrado no controle manual, mecânico ou digital em seu poder. 

Sendo assim, o uso de folha de ponto é muito mais que uma condição de organização, faz parte das leis trabalhistas brasileiras.

Como fazer o cálculo da folha de ponto: por onde começar?

O cálculo da folha ponto ou fechamento da folha de pagamento, de forma geral, é simples, mas de grande importância.

Ele precisa ser feito atentamente para evitar erros que podem levar a prejuízos para a empresa ou para o trabalhador, por envolver questões como pagamento de horas extras, adicional noturno, férias e outras questões trabalhistas.

O fechamento de folha de pagamento é feito mensalmente para apuração dos dados que definem o saldo de pagamento do funcionário, e o período considerado abrange o primeiro ao último dia do mês corrente.

Especialmente nas empresas que realizam o pagamento de horas extras, a conferência dessas informações é de extrema importância.

Da mesma forma, caso o funcionário tenha tido que se ausentar por alguma razão, é necessário conferir a declaração de comparecimento que explica sua ausência.

Assim como deve ser feita uma conferência pelos gestores e profissionais de RH, a folha ponto deve ser entregue ao funcionário para que ele verifique as informações e assine.

Uma cópia deve ficar com o funcionário e outra com a empresa.

Como calcular o cartão de ponto manual?

Para calcular o cartão ponto, manualmente, é preciso ter as seguintes informações principais: 

• data; 
• jornada de trabalho de cada funcionário; 
• horário de entrada; 
• horário de saída para almoço e volta;
• horário de saída do trabalho.

Nesse tipo de registro, muitas empresas usam livros de folha ponto e posteriormente, passam as informações para planilhas para ter o cálculo do saldo.

Nesse cálculo, é necessário verificar as faltas justificadas e não justificadas e as dívidas de horas trabalhadas.

Uma forma de fazer a conta é dividir a jornada em dois períodos, como manhã e tarde. Por exemplo:

Manhã: 8h – 12h = 4h

Tarde: 13h – 17:30 = 4h30

Somando os dois saldos, se chega ao saldo de horas diário. É necessário aplicar esse cálculo em todo o período da folha ponto.

Após calcular todos os saldos diários no mês, é possível chegar ao saldo de horas extras ou banco de horas.

Considerando o exemplo acima, em um cenário que o funcionário cumpre 40h semanais e não ultrapassou o horário em nenhum outro dia, ele possui 30 minutos de banco de horas ou de hora extra a receber.

O que deve constar em uma folha de ponto?

As informações necessárias para uma folha de controle de ponto, independentemente do modelo, são as seguintes:

• nome do trabalhador;
• horário de entrada;
• horário de saída;
• pausas;
• horas extras;
• horas devidas;
• saldo de horas trabalhadas. 

Como calcular horas extras na folha de ponto?

O cálculo de horas extras na folha de ponto é feito após se obter o saldo de horas excedentes trabalhadas no mês.

No regime CLT, como se sabe, não é permitido que o funcionário realize mais de 10h trabalhadas ao dia, por isso não é possível que o trabalhador faça mais de 2h por dia trabalhado.

Na hora de conferir a folha de ponto para contar as horas extras, também é importante observar se o funcionário está cumprindo corretamente esse limite de horas extras, pois essa é uma atividade que pode gerar processos trabalhistas.

Falando do cálculo das horas extras, deve-se ter o número de horas trabalhadas ao dia e a quantidade de horas extras realizadas.

Por exemplo, em uma semana atípica, em que o funcionário precisou ficar 1h a mais todos os dias, para finalizar uma demanda urgente, nesse caso, no fim do mês, ele terá 5h extras a receber.

Para chegar ao valor exato, deve-se saber qual o valor da hora trabalhada do funcionário. Na hora extra, o funcionário recebe o valor da hora trabalhada com o acréscimo de 50% ao valor da hora normal.

Em algumas categorias de trabalho, existem porcentagens maiores sobre a hora extra, assim como a hora extra trabalhada aos finais de semana e feriados, que deve ser paga com 100% de acréscimo da hora comum.

Calculadora cartão ponto

Uma calculadora de cartão ponto ou de folha de ponto nada mais é do que um sistema automático que realiza o cálculo dos saldos de horas trabalhadas.

Assim, conferindo possíveis saldos negativos e horas extras, que podem ser pagas ou irem para o banco de horas. Além dos softwares de controle de ponto online, que realizam esse cálculo automaticamente e de forma muita mais estratégica, existem calculadoras online. 

Nesse caso, elas permitem que qualquer usuário possa fazer as contas das horas trabalhadas ao dia, na semana ou mês.

Eles podem ser usados para calcular horas extras e o acompanhamento periódico do cartão ponto, mas a desvantagem é que se trata de uma solução sem possibilidade de arquivo de informações e com limitações de recursos.

Essas ferramentas podem ser usadas de forma informal para ilustrar como funciona o cartão ponto ou pelos colaboradores que desejam tirar alguma dúvida em relação à jornada de trabalho cumprida.

O Excel é uma ferramenta multiuso, usada por muitas empresas para o controle de diversos processos e em muitas organizações ainda é a forma usada para controlar a jornada dos trabalhadores.

Essa é uma alternativa possível, mas que está caindo em desuso por conta do trabalho e do tempo que esse tipo de controle exige.

Além disso, por contar com a colaboração dos funcionários para o preenchimento, é mais difícil comprovar a veracidade das informações, pois os funcionários podem esquecer ou cometer erros na hora de anotar os horários.

Em uma empresa com muitos funcionários, fica muito difícil de controlar e acompanhar de perto os registros.

Para conhecimento, vale a pena conhecer como o registro no Excel funciona, pois a lógica e as informações são as mesmas do que um  feito por um software de controle de ponto on-line.

Este pode ser vinculado ao relógio de reconhecimento biométrico ou no aplicativo no celular. No Excel, sendo assim, deve-se criar uma planilha com colunas que tenham as seguintes informações:

• data;
• horário de entrada;
• horário de saída para intervalo/almoço;
• horário de entrada do intervalo/almoço;
• horário de saída;
• saldo de horas trabalhadas.

Para não haver erros, é necessário formatar as colunas e células do Excel com fórmulas que, após o preenchimento das informações, calculam o saldo de horas trabalhadas.

No saldo de horas trabalhadas, considerando cada jornada de trabalho, é possível observar as horas extras trabalhadas, que podem ser pagas ou descontadas no banco de horas, dependendo do regime de cada empresa.

Além de possíveis falhas nas fórmulas, usar as planilhas como controle de ponto também fica em desvantagem pela necessidade de ajustar em cada arquivo a jornada de trabalho de cada funcionário.

Em empresas que trabalham com diferentes jornadas de trabalho, com funcionários que fazem hora extra, adicional noturno ou trabalham final de semana e outros não, o controle fica mais desorganizado.

Em empresas pequenas que estão começando, com poucos funcionários, essa pode ser uma solução, mas em empresas grandes que desejam ganhar tempo e dinheiro, o melhor é contar com processos mais modernos.

Quais são as vantagens de um sistema de ponto digital?

Como você viu, é possível fazer o controle da jornada de trabalho dos funcionários por diversos meios. Mas, apesar disso, o único recurso que, de fato, oferece mais praticidade é o de controle de ponto digital. 

Confira mais benefícios dessa tecnologia: 

Agilidade

Com um sistema de ponto digital, as empresas podem contar com diversas vantagens que visam otimizar a gestão de seus colaboradores. Uma das principais vantagens é a agilidade que o software oferece para a realização do registro de ponto. 

Ao contrário do método manual, que pode demorar por conta da checagem individual dos cartões de ponto, o sistema digital permite uma leitura eficiente dos dados, evitando atrasos e erros na contabilização da jornada de trabalho. 

Isso se reflete em uma gestão mais simplificada e rápida, além de uma redução de custos e de possíveis processos trabalhistas. Sem dúvida, a tecnologia digital tem mudado a forma como as empresas gerenciam a sua equipe, e o sistema de ponto digital é uma prova disso.

Segurança

Com a crescente utilização de tecnologia em diversas áreas, não é surpresa que a gestão de ponto também tenha aderido à era digital. 

Ao optar por um sistema de ponto digital, uma empresa garante maior segurança em relação ao registro de horas trabalhadas pelos funcionários. Isso porque as informações são registradas diretamente no sistema, sem a intervenção de ninguém. 

Além disso, esse tipo de sistema oferece mais controle e transparência na gestão de horas extras e banco de horas, evitando possíveis fraudes e equívocos. 

Outro ponto positivo é que o acesso ao registro de ponto é permitido apenas aos responsáveis pela gestão, garantindo maior privacidade dos funcionários. 

Com todas essas vantagens, o sistema de ponto digital tem se consolidado como uma alternativa segura e eficiente para empresas de diferentes setores.

Gerenciamento completo

Você também pode garantir um gerenciamento completo de todos os dados de ponto dos funcionários, o que torna mais fácil a manutenção dos registros de horas trabalhadas, folgas, gestão de férias, banco de horas e, até mesmo, atrasos e saídas antecipadas. 

Além disso, o sistema é capaz de calcular automaticamente as horas extras realizadas pelos funcionários, evitando erros de cálculo e garantindo maior precisão nas informações. 

Essas funções são imprescindíveis para a organização das empresas e um sistema de ponto digital pode ajudar a simplificar esses processos.

Calcular folha de ponto online: quais as melhores soluções?

As melhores soluções disponíveis no mercado, atualmente, são as ferramentas ou softwares on-line de gestão de controle de ponto. 

Através deles, é possível não apenas calcular a folha de ponto, mas acompanhar os registros de entrada e saída dos colaboradores, horas extras, banco de horas, férias e adicional noturno.

Tudo isso de forma automatizada e prática, sem precisar perder tempo com burocracia e papeladas. 

Conheça o ifPonto, software para controle de ponto on-line da iFractal

A iFractal, fundada em 2004, é uma empresa referência em soluções para as empresas e especialmente para os departamentos de RH.

Ela é pioneira no sistema de ponto eletrônico em nuvem com seu software de controle de ponto, ifPonto.

Com o controle de ponto on-line, o ifPonto ajuda a reduzir os custos operacionais das empresas, facilitando o dia a dia do RH e gestores.

Com essa ferramenta, o registro de ponto pode ser feito através do login na plataforma pelo computador, pelo celular, registro no tablet (biometria facial, aproximação e QrCode).

Também é possível integrar o ifPonto no Relógio Eletrônico de Ponto convencional instalado na sua empresa.

Entre os benefícios do uso do ifPonto, da iFractal, podemos destacar como vantagens os seguintes recursos:

• centralização de dados da empresa e das filiais;
• descentralização da gestão;
• integração com equipamentos REP;
• acesso a relatórios e gráficos;
• coleta dinâmica de registros;
• segurança de dados;
• integração com folha de pagamento;
• alertas programados;
• geo delimitação;
• colaborador com acesso ao espelho de ponto;
• liberdade contratual;
• dados para análise comportamental e visão mais ampla do clima organizacional;
• comprovante digital.

As empresas interessadas em conhecer o sistema podem realizar um teste gratuito do ifPonto por 15 dias.

Para isso, basta realizar o cadastro e solicitar o teste gratuito. 

Durante esse período, é possível conhecer na prática como usar todas as funcionalidades e ter o apoio do suporte técnico da iFractal para entender como ajustar o sistema às necessidades da empresa.

O que você viu por aqui sobre folha de ponto… 

Saber calcular folha de ponto é uma etapa dentro da gestão de pessoas muito mais importante do que simplesmente saber o horário de entrada e saída dos funcionários.

Através desse documento, é possível observar diversas informações importantes sobre os custos extras para empresas, como horas extras excedentes, e prevenir possíveis problemas judiciais com processos trabalhistas.

Ter o cálculo da folha de ponto também faz parte do cumprimento das obrigações trabalhistas, pois é nesse cálculo que direitos previstos na CLT são registrados, como horas extras, banco de horas, adicionais noturnos e férias.

Adotar um sistema de controle de ponto também torna a relação de trabalho mais transparente, afinal, hoje em dia, existem ferramentas que permitem que os gestores e colaboradores tenham acesso aos horários e controle de horas extras.

Além, é claro, de sistemas do próprio governo como o e-CAC e o eSocial, que agilizam procedimentos burocráticos.

Por fim, é possível observar também o desempenho da empresa e a produtividade das equipes.

Para realizar esse acompanhamento, as empresas podem contar com o controle de ponto manual, em planilhas ou softwares modernos, como o ifPonto.

As ferramentas on-line oferecem segurança, praticidade e economia em custos operacionais, o que facilita a vida dos profissionais de RH, que conseguem otimizar o tempo para implementar melhorias na empresa e no clima organizacional.

Conheça as soluções da iFractal para controle de ponto online de sua empresa