O mundo corporativo é repleto de termos e expressões em inglês, como headcount.
No entanto, apesar do nome incomum em nosso vocabulário, headcount trata-se de uma métrica extremamente simples, mas ao mesmo tempo, muito relevante para o departamento de Recursos Humanos.
De forma resumida, representa o quadro total de colaboradores de uma empresa e é um indicador do potencial de crescimento saudável da empresa a longo prazo.
É muito usado pelas empresas para rever a necessidade de cortes ou a possibilidade de novas contratações.
Nesse artigo, explicamos o que é headcount em RH e como usá-lo de forma inteligente, confira!
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O que é Headcount?
Headcount é uma expressão em inglês que significa algo como “contagem de cabeças” e é utilizada para o acompanhamento constante de quantos funcionários integram a equipe de colaboradores de uma empresa.
Trata-se de um indicador que não discrimina outros dados importantes sobre os colaboradores. Por exemplo, não é preciso determinar em que horário cada membro da equipe trabalha ou se esse trabalho é feito em tempo integral ou meio período.
A solução é simples: basta saber quantas pessoas prestam serviços diariamente no seu empreendimento.
Trata-se de um dado bem simples, pois ele serve para ajudar a empresa a responder perguntas sobre o orçamento da empresa e a performance dos colaboradores.
A partir desse número, podemos inferir uma série de informações e obter dados importantes para a saúde da organização a longo prazo.
O headcount vai te ajudar a tomar decisões e te trazer dados sobre quais setores do negócio são ineficientes e precisam ser aprimorados, bem como o tipo de expertise que candidatos a vagas nesse setor devem ter para ter uma chance de integrar a equipe.
Qual a importância do headcount?
Como vimos, o headcount vai ajudar o departamento de Recursos Humanos da instituição em todas as suas decisões, da restauração de departamentos até a contratação de novos profissionais.
Um headcount bem feito mostra diversos pontos de ineficiência dentro do próprio negócio e quais ações devem ser tomadas para contornar os principais desafios de gestão.
Um bom headcount é aquele que consegue informar o processo de recrutamento de novos profissionais, deixando evidentes as características que devem ser observadas durante o processo de seleção e o tipo de expertise que os candidatos devem apresentar para ter uma chance de integrar a equipe.
Isso porque, a partir do headcount, também é possível obter outros indicadores importantes, como taxa de diversidade, nível de integração entre os departamentos, dados para fazer a gestão de talentos da empresa e muitos outros.
Apesar do headcount ser a contagem literal do número de colaboradores da empresa, ele também pode se tornar mais completo e complexo, especialmente aliado a outros dados relevantes, como avaliações de desempenho, controle de gestão de ponto e análise de funções críticas.
Como calcular o headcount?
Não existe nenhum segredo ou fórmula no headcount. Você simplesmente deve contar o número total de funcionários contratados em sua organização, independente do horário de trabalho.
A partir desse número total, é possível começar a olhar para algumas segmentações, dividindo a contagem por turno de trabalho, cargo, equipe, filial entre outros.
É uma conta muito simples, mas extremamente importante para tecer planejamentos estratégicos e orçamentários.
Por isso, a contagem de quadro de colaboradores e o acompanhamento do crescimento deve ser constante.
Assim, é possível criar relatórios de crescimento, para comparar o aumento no quadro de funcionários de um ano para outro, de um semestre a outro e assim por diante.
Com esses números, é importante ter uma análise de qual deve ser a progressão de crescimento esperada para o futuro dos colaboradores.
Para isso, não é possível olhar apenas para o headcount, mas também para outras métricas, como produtividade, alcance de resultados, cenário econômico do setor etc.
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Por que o RH estratégico deve medir o headcount?
O RH estratégico deve medir o headcount por ele ser utilizado dentro de uma empresa com o objetivo de ser mais uma métrica relevante para o alcance de metas e objetivos da organização.
Dessa forma, será mais um dado relevante a ser considerado para o planejamento até que a empresa conquiste seus melhores resultados.
De modo geral, um RH estratégico nunca toma decisões com base em apenas uma métrica.
Quanto mais informações e dados relevantes para a avaliação dos colaboradores e o desempenho da equipe como um todo, maiores as chances de um crescimento saudável sem prejuízos ao orçamento da empresa e resultados mais concretos.
Através do headcount, é possível avaliar quais equipes possuem maior representatividade no montante da folha de pagamento, isto é, em qual setor os recursos financeiros da empresa estão sendo mais investidos.
Também é possível cruzar a informação do número de integrantes de uma equipe com sua produtividade, para identificar o que está funcionando, se está ocorrendo sobrecarga de trabalho ou algum gargalo.
Pensando em empresas com filiais, o headcount também é importante para identificar quais unidades possuem maiores equipes e identificar onde existe a necessidade de reforços de contratação ou até mesmo transferência de colaboradores, por exemplo.
Na prática, como utilizar o headcount de forma inteligente?
O cálculo de headcount é bastante simples, mas apesar disso, acaba sendo uma informação extremamente relevante para estratégias dentro de uma empresa. Abaixo, trazemos alguns pontos de como usá-lo de forma inteligente em sua empresa.
Crie um organograma para sua empresa
Para a contagem, o primeiro passo é entender como a empresa se organiza, identificando através de um organograma quem responde a quem e quais os cargos existentes em cada departamento ou equipe.
Para isso, o RH pode contar com a ajuda dos líderes de cada setor. Essa comunicação é muito importante para que a empresa toda esteja envolvida no headcount.
Nessa troca, será mais fácil identificar as necessidades de cada área, conseguindo entender quais áreas devem ser prioridade de contratação de novos funcionários e quais áreas podem manter o mesmo número de funcionários em um ritmo de produtividade satisfatório para ambos os lados.
Revise as descrições dos cargos
Com o número total de colaboradores em mãos após fazer o headcount, agora você pode começar a evoluir essa métrica ao documentar outras informações fundamentais, como fazendo a revisão da descrição dos cargos.
Aqui, você deve avaliar as funções desempenhadas em cada cargo para verificar se a carga de trabalho, atividades e metas estão adequadas à função.
Nessa avaliação mais próxima, é possível identificar se um colaborador está sobrecarregado ou se está atuando em funções que não colaboram para seu crescimento e aumento de produtividade.
Essa etapa pode parecer complexa, mas pode ser feita facilmente através de conversa com os colaboradores e gestores, através de feedbacks ou avaliações periódicas de desempenho.
Avaliar os jobs descriptions são fundamentais também na hora de contratação de novos colaboradores, para conseguir atrair os talentos certos.
Projete novos cenários
Após entender qual o cenário atual da empresa, através do headcount, faça o exercício de projetar novas hipóteses para o futuro, pensando no cenário ideal com um número de gestores e uma equipe maior para alcançar os objetivos a longo prazo.
Essas projeções são importantes para ter como definir metas e objetivos mais claros de como alcançar esses objetivos.
Análise quais devem ser os próximos passos
Após realizar todo esse trabalho de mapear o número de colaboradores e suas funções desempenhadas, é hora de se reunir com as lideranças e definir ações para otimizar o controle da empresa.
Com todos esses dados em mãos, é possível identificar em quais áreas a demanda por contratações é urgente, em quais equipes a rotatividade é alta e o que pode ser feito para promover a retenção de talentos, buscar soluções para a baixa de produtividade etc.
Vale ressaltar que o headcount não é o fim de um processo, mas só o começo de uma avaliação que precisa ser constante.
É necessário também traçar formas de avaliar o desempenho e avaliação dos resultados das medidas que foram decididas através do headcount.
Como o RH deve medir o indicador de headcount?
Além da produtividade e alcance de resultados, também existem vários outros indicadores que são importantes para avaliar o sucesso de uma empresa e a necessidade de contratações ou cortes no número de colaboradores.
Por isso, o RH deve aproveitar o headcount para avaliar as seguintes métricas também:
Qualidade de vida
O headcount também pode ser usado para medir a qualidade de vida e satisfação profissional dos colaboradores, ao ser um indicador que também permite mapear investimentos feitos em uma área ou sobrecarga de atividades e funções.
Além disso, também é um indicador que consegue trazer métricas sobre a alta rotatividade de uma empresa ou área, no qual o RH consegue identificar, posteriormente, quais podem ser os fatores que podem estar colaborando para essa dificuldade de retenção de talentos.
Produtividade
A produtividade é uma das métricas mais importantes para mensuração dos resultados de uma empresa.
Um nível de produtividade alto em paralelo ao bom clima organizacional e satisfação dos colaboradores, reflete a boa gestão e divisão de atividades de uma equipe.
É uma forma de avaliar o trabalho de qualidade da gestão estratégica do RH e dos líderes e uma forma de validar a necessidade ou não de novas contratações.
Por outro lado, o headcount também pode encontrar o cenário oposto.
Baixa produtividade, ociosidade em certas funções ou sobrecarga.
Nesses casos, a empresa deve ou rever a gestão da equipe ou considerar novas contratações.
Folha de pagamento
Se a ideia é reduzir todos os custos desnecessários de folha de pagamento, a empresa pode se aproveitar do headcount para otimizar e organizar o quadro de colaboradores com maior estratégia.
Isso porque o headcount é um indicador que pode mostrar para o RH e gestores que nem sempre o melhor caminho é a contratação de novos colaboradores.
Muitas vezes a produtividade e aumento de desempenho podem ser melhorados a partir de mudança de processos, uso de ferramentas e novas tecnologias.
No caso da folha de pagamento em si, é possível contar com sistemas de gestão de ponto online, que reduzem bastante o gasto com custos operacionais e tornam o dia a dia do RH muito mais livre para pensar em ações de melhorias ao invés de estarem ocupados com tarefas manuais, como controle de planilhas.
Estrutura no espaço físico ou home office
Pode não parecer ter uma ligação tão direta, mas o headcount também se relaciona com a estrutura ou espaço em que os funcionários atuam.
Por exemplo, a possibilidade do trabalho home office, totalmente remoto ou em um sistema híbrido abre a oportunidade do crescimento do quadro de colaboradores sem a necessidade de mudança de escritório para um espaço maior.
Além de ganhar na possibilidade de contratar talentos de outros lugares, em um modelo bem mais flexível, a empresa também economiza em custos de estrutura na empresa.
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Como o headcount impacta diretamente no orçamento empresarial?
O headcount é uma das métricas mais importantes para o controle financeiro de uma empresa pois está diretamente relacionado aos custos de folha de pagamento.
Por isso, impacta no orçamento empresarial ao ser o total de funcionários de uma empresa e a sua produtividade para trazer resultados.
Além disso, o headcount também tem influência para o planejamento empresarial, ao ser um indicador importante para cortes em momentos de crise na empresa, em que os recursos investidos não são suficientes para um retorno satisfatório.
Também é uma forma de conseguir mapear a necessidade de novas contratações para que as equipes consigam ter o crescimento de funcionários na mesma proporção do crescimento de demandas.
Muitas pessoas entendem o headcount como uma contagem simples do quadro de colaboradores, mas esse indicador é fundamental para a gestão de pessoas.
Conclusão
O headcount é um indicador muito importante para as empresas, para o controle do orçamento e para projeção de crescimento a longo prazo.
É através do headcount e de outras análises de gestão e feedback em que é possível medir a produtividade das equipes em relação ao número de colaboradores.
Também é através desta métrica em que é possível avaliar quando é necessário frear o ritmo de contratações e quando é hora de fazer recrutamento e seleção para expandir as equipes.
Como vimos ao longo desse artigo, o headcount não é uma avaliação única da empresa. Por isso, o RH deve ter um acompanhamento constante do crescimento da empresa para avaliar se estão ocorrendo problemas como alta rotatividade, baixa produtividade ou sobrecarga de trabalho.
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