O sucesso de qualquer empresa depende de uma série de fatores, dentre eles, a excelência de processos e tarefas executadas dia após dia. E é aqui que muitos empresários tropeçam. Nem sempre é possível entregar atividades 100% otimizadas. Nessas horas, então, vale pautar o BPO.
Você já tinha ouvido falar sobre isso? As três letras remetem a uma ou a várias formas de otimizar processos e atividades das empresas. Tudo, realmente, com maestria, o que melhora o desempenho dos negócios e o poder de competitividade das empresas perante o mercado.
Então, você precisa exatamente desses pontos? Continue a leitura deste conteúdo para saber desde o que é a sigla em pauta, até como essa estratégia pode transformar os negócios!
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O que é BPO?
A sigla BPO é referente a Business Process Outsourcing, que pode ser traduzido como Terceirização de Processos de Negócios.
Na prática, o termo significa uma estratégia usada por empresas para maximizar o seu desempenho ao mesmo tempo em que reduz custos.
Acontece, por exemplo, quando uma empresa contrata uma organização externa para desempenhar determinadas atividades — que não estejam relacionadas ao core business (negócio principal da empresa).
Como funciona o BPO?
Então, a empresa terceirizada (especialista em BPO) pode ficar responsável por uma ou várias atividades de sua contratante.
Alguns exemplos de atividades assim são: processamento de dados (incluindo a integração de sistemas), backoffice (referente aos cuidados sobre funções administrativas e financeiras), recursos humanos, tecnologia da informação, dentre outros casos.
Vale frisar que isso permite, às empresas contratantes de Business Process Outsourcing, focar em seus principais negócios e oferecer uma solução mais rentável para lidar com atividades menos críticas.
No próximo tópico, nós vamos falar mais sobre os pontos positivos ao contratar um ou mais serviços desse tipo de terceirização.
Saiba também como funciona o sistema de trabalho híbrido.
Quais as vantagens da Terceirização de Processos de Negócios?
Seja você, empresário, administrador ou profissional da área RH de uma empresa, certamente tem ciência de um aspecto: cuidar dos negócios demanda muito trabalho e tempo.
E as demandas se tornam ainda mais exaustivas para pequenas empresas, ou seja, aquelas que, devido às suas próprias estruturas e recursos financeiros, só podem contar com um pequeno quadro de funcionários.
A boa notícia é que a limitação de recursos não impede os pequenos negócios de competirem com os gigantes do mercado.
O caminho para isso é o BPO, que permite maior eficiência das mais variadas funções e tarefa, isso para quaisquer empresas. Confira mais vantagens do Business Process Outsourcing:
Economia
Apostar na Terceirização de Processos de Negócios é um ótimo investimento, aquele que pode diminuir custos e aumentar a lucratividade.
Como? Bom, vamos imaginar que você contrate uma BPO para tomar conta da parte de T.I, ok? A partir disso, a sua ou a empresa para qual você trabalha não vai precisar, primeiramente, gastar com contratação de funcionários e profissionais especializados em Tecnologia da Informação.
Além disso, também não vai ser necessário oferecer treinamentos para esses profissionais. Gastos com determinadas tecnologias e equipamentos para o interior da empresa? Também são dispensáveis.
Só olhando para esse exemplo, já fica claro que o BPO proporciona muito mais economia.
Produtividade
Outro grande benefício é a produtividade, afinal, a terceirização de alguns processos faz com que os funcionários das empresas foquem em outras atividades. É possível, de fato, fazer mais em menos tempo.
Também é importante deixar claro que as empresas especializadas em Business Process Outsourcing têm conhecimento e experiência extremos. Então, na hora de executar determinadas tarefas — sejam elas quais forem — a assertividade e a qualidade são garantidas.
As chances de acontecer equívocos, por exemplo, para fazer pagamento de salários, coletar dados sobre controle de ponto e frequência dos colaboradores, dentre outras tarefas, é muito menor.
Profissionais especializados
É claro que toda empresa deseja ter profissionais de extrema competência, mas isso nem sempre é possível (de novo, por motivos financeiros).
Ter profissionais altamente qualificados custa caro às empresas. E em muitos casos, como em organizações pequenas, é impossível montar equipes. Vejamos um exemplo simples para ilustrar isso.
Pense no caso de uma agência de marketing que necessita de orientações e serviços jurídicos. Só que, ao mesmo tempo, ela não possui verba o suficiente para ter um quadro interno de advogados.
Diante disso, a solução é contratar a Terceirização de Processos de Negócios que ofereça serviços jurídicos.
Uma contratação dessa, além de proporcionar economia, faz com que dono e gestores da agência tenham mais tranquilidade para trabalhar. Afinal, todos os contratos entre agência e clientes terão respaldos por advogados competentes.
Mais flexibilidade interna
O Business Process Outsourcing também permite maior flexibilização aos seus contratantes. Basta pensar que, quando uma empresa passa determinadas funções para o BPO, os profissionais internos podem pensar em novos processos de trabalho.
Outro aspecto positivo é que a contratante da terceirização de serviços também pode atender melhor às mudanças do mercado. Afinal de contas, com o Business Process Outsourcing, ela tem mais tempo para ser criativa e inovadora.
De fato, a flexibilidade para o trabalho se torna muito maior.
BPO e terceirização (comum): existem diferenças?
Os termos BPO e terceirização (comum) de serviços, por vezes, são usados como sinônimos. Mas, apesar disso, existem algumas diferenças entre eles.
Enquanto a terceirização tradicional refere-se à prestação de serviços simples e/ou pontuais — por exemplo, manutenção de computadores e limpeza —, o Business Process Outsourcing envolve a transferência de processos empresariais complexos e recorrentes.
Nesse caso, entram como exemplos processos ligados a finanças, recursos humanos, desenvolvimento de tecnologias, entre outros.
Quais são as principais áreas para BPO?
Abaixo, nós vamos explicar, com mais detalhes, como o BPO pode funcionar para diferentes áreas das empresas. Confira:
Comercial
O comercial é, simplesmente, um dos grandes pilares de uma empresa. Afinal, essa área é constituída por profissionais especializados em vendas e marketing. Ou seja, são eles que vendem a imagem e a reputação da empresa e, ao mesmo tempo, captam novos clientes.
Só que, por razões variadas, nem sempre o comercial consegue dar conta de todas as demandas. E quando há lacunas, a empresa pode, sim, buscar o BPO como alternativa para expandir sua capacidade de vendas.
A terceirização pode ficar responsável, por exemplo, pelo desenvolvimento do perfil ideal de clientes e, também, pela interação pelas redes sociais com os clientes da empresa contratante.
Repassar esses processos faz com que o comercial não fique sobrecarregado e que tenha tempo para outras demandas tão importantes quanto.
Contabilidade
Impossível falar sobre o sucesso para empresas sem citar o papel da contabilidade.
É essa área quem cuida de toda a movimentação financeira referente a impostos, prestação de serviços, administração de benefícios, além de cuidar da gestão de contratos, dentre outros aspectos fundamentais.
Enfim, são muitas as atribuições da área contábil. Pois bem, para otimizar boa parte das atividades e reduzir custos com elas, também existem empresas de BPO especializadas em contabilidade.
A Terceirização de Processos de Negócios, por exemplo, pode ficar responsável pelos seguintes processos: controle de ponto on-line, pagamento de salários dos colaboradores e administração de benefícios.
Jurídico
Frequentemente, as empresas acabam “esbarrando” em questões jurídicas, seja ao vender um produto, receber alguma reclamação de cliente, negociar prazos com fornecedores, entender o que manda a CLT (Consolidação das Leis do Trabalho), etc.
E é claro que, para responder a todas as dúvidas e prestar todos os serviços necessários, seria preciso uma equipe robusta de profissionais do Direito. Só que montar uma equipe dessa custa muito dinheiro e, além disso, demanda tempo em excesso.
Então, muitas empresas optam por fazer a terceirização desses longos e complexos processos ligados ao jurídico. O Business Process Outsourcing também pode resolver essa necessidade.
T.I
Se a sua intenção é ter uma T.I (Tecnologia da Informação) com atuação mais estratégica, o BPO também pode te ajudar muito.
A terceirização pode assumir diferentes processos, como a gestão em si da T.I da empresa, a expansão e controle de servidores e sistemas de armazenamentos maiores, etc. Todos esses investimentos sugerem melhorias extremamente valiosas a todas as áreas da empresa.
Afinal de contas, é preciso pensar que todo mundo usufrui da tecnologia para trabalhar e entregar resultados para a empresa.
Administrativo
A administração, lembrando, tem a tarefa de cuidar de todos os tipos de recursos das empresas: financeiro, humano, materiais e tecnológico. Também é outra área com muitas demandas diariamente.
Já o BPO pode reduzir grande parte dessas atividades necessárias aos negócios. Por exemplo, a terceirização pode ficar com a incumbência de emitir folhas de pagamento, fazer novas contratações de funcionários, cuidar de toda a Medicina do Trabalho, dentre tantos outros aspectos.
Como escolher um parceiro BPO?
Como dissemos, o Business Process Outsourcing representa muito mais do que uma terceirização de trabalho comum. Ele assume processos complexos e recorrentes das empresas.
Sendo assim, todo cuidado é pouco na hora de contratar uma solução dessas — afinal de contas, ela estará com boa parte dos negócios da sua empresa nas mãos.
Veja algumas dicas para você fazer a escolha certa de BPO:
- avalie a experiência e reputação da empresa de Business Process Outsourcing, — estude o histórico dela e quais os resultados, cases já entregues a outros clientes;
- tenha a certeza de que você poderá ter uma comunicação eficaz — confira como é feito o atendimento da empresa de BPO, no dia a dia;
- pergunte sobre como a empresa que presta terceirizações complexas expõe resultados — ou seja, se ela te enviará relatórios ou fará reuniões semanais, mensais, enfim. É preciso fazer o acompanhamento à risca do que é entregue aos negócios da sua ou da empresa para qual você atua;
- analise como são os recursos e quadro de pessoas da terceirização de processos, ambos precisam ser de altíssima qualidade.
Conclusão
A iFractal, desta vez, trouxe o assunto BPO, que é Business Process Outsourcing ou, traduzindo para o português, Terceirização de Processos de Negócios.
Na prática, isso significa que uma empresa especializada em BPO assume determinados processos complexos e recorrentes de outra empresa.
Lembrando que as tarefas assumidas podem ser das mais diversas áreas, como: contabilidade, T.I, marketing, administração, comercial, enfim. É uma terceirização que vai além daquela comum, que só é realizada para processos simples e pontuais.
Muitas empresas já apostam nessa alternativa para economizar tempo, reduzir custos e melhorar os próprios processos e demandas internas.
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