A qualidade do setor de gestão de pessoas está muito relacionada com o quanto ela cuida dos seus funcionários. Existem diversos documentos importantes que contribuem para uma melhor rotina interna.
Entre eles, está o espelho de ponto. Ele serve para ter controle do ponto de cada trabalhador da empresa. Além do registro da jornada, é ele quem dá mais segurança tanto para quem contrata como para quem é contratado.
Pensando nessa ferramenta fundamental dos recursos humanos, resolvemos criar um conteúdo para falar mais sobre o funcionamento dele. Para saber mais sobre, continue acompanhando nosso conteúdo e boa leitura!
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O que é espelho de ponto?
O espelho de ponto nada mais é do que um documento – seja físico ou digital – responsável por reunir todas as informações de ponto referentes à jornada de trabalho dos funcionários.
Com valor judicial, o espelho do ponto mostra os horários de entrada e saída dos funcionários na empresa, além de informar todas as entradas e saídas para almoço deles.
É por meio dele que se torna possível fazer a contagem de horas extras e realizar, por exemplo, ajustes no fechamento da folha de pagamento.
Espelho de ponto: entenda como funciona
O funcionamento do espelho de ponto se dá a partir da coleta de informações essenciais para o setor do RH. Ele precisa trazer dados, como, por exemplo, nome completo de cada funcionário, os horários de entrada e saída dele e, ainda, o intervalo intrajornada.
A plataforma, seja como ela for, vai acompanhar as horas trabalhadas, através das batidas dos funcionários. Mensalmente, por meio das informações diárias coletadas, o RH pode consultar diversos dados e fazer um balanço sobre:
- horas extras que o funcionário pode fazer;
- atrasos e saídas antes do término da jornada;
- faltas e ausências parciais ou totais.
Ao final do mês, ainda, tanto a empresa como o colaborador devem assinar o documento, atestando a veracidade dos dados.
Qual a importância do espelho de ponto?
O espelho de ponto é um documento importante enquanto mecanismo de controle do setor de RH, sendo essencial tanto para o trabalhador como para os gestores de uma empresa.
Vale ressaltar que o registro de entrada e saída é obrigatório para todas as empresas com mais de 10 colaboradores, o que faz com que ele seja fundamental em boa parte das organizações.
A seguir, vamos falar como ele é importante para ambas as partes da organização.
Para o trabalhador
Como falamos, o espelho do ponto consegue reunir informações precisas e essenciais para a dinâmica do trabalho, como é o caso de horas extras e horas a menos.
Considerando que cada colaborador é contratado de acordo com uma determinada jornada a ser cumprida diariamente, essas horas a mais ou a menos durante os dias fazem a diferença.
No caso das horas excedentes, elas devem ser contabilizadas como extras e podem seguir dois caminhos: serem pagas no final do mês ou então entrar em um banco de horas.
Para os gestores
Por outro lado, as horas que faltam para completar a jornada de trabalho precisam ser descontadas ou compensadas pelo trabalhador, a depender da política da empresa, respeitando sua escala mensal, seja ela 12×36, 6×1, 6×2, 5×1 ou a escala 5×2.
Ao mesmo tempo, o espelho também tem o papel de acompanhar quanto tempo cada trabalhador precisa para realizar suas funções.
Com esses relatórios, os gestores conseguem entender quantas horas de trabalho são necessárias para que cada colaborador consiga executar sua tarefa.
Isso se dá também pois a informação vai além do horário em que ele entra e sai, mas revela quanto tempo esse indivíduo passa, de fato, produzindo.
Isso funciona também como uma forma da empresa entender quais são as reais necessidades nas contratações, ou seja, os dados do espelho de ponto são fundamentais para a estratégia do negócio.
Tipos de espelho de ponto: conheça cada um deles
A forma de usar o espelho de ponto varia de acordo com o tipo de ferramenta utilizada para fazer essa contagem. Com o tempo e modernização, os modelos de espelho passaram por diversas evoluções. A seguir, vamos falar um pouco sobre como cada um funciona.
Espelho de ponto manual
O espelho de ponto manual é um documento que faz o registro por meio de livros. O colaborador vai anotar com caneta os seus horários de entrada e de saída, sempre colocando sua assinatura no final para comprovar a veracidade.
As anotações de controle também são feitas de forma manual. Apesar de ser simples, um dos grandes problemas desse modelo é que ele não é confiável.
Esse espelho de ponto não apresenta confiança pois pode ser adulterado com muita facilidade, tanto pelos colaboradores como por gestores.
Espelho de ponto mecânico
O segundo tipo de espelho de ponto é o mecânico, sendo também antigo. A diferença é que, no lugar de livros, os funcionários marcam o ponto em um relógio por meio de um cartão.
Todos os dados do relógio são importados para um arquivo. Depois disso, o setor de RH
deve fazer a conferência de forma manual, como forma de confirmar os horários e corrigir possíveis incoerências no registro.
Espelho de ponto eletrônico
Seguindo com a evolução dos espelhos, chegou a vez do eletrônico. Neste formato, o dado é registrado em um relógio que marca a hora de entrada e saída do colaborador. A diferença é que não há como alterar o horário.
Uma das formas a qual o colaborador pode registrar a sua jornada é através da biometria. Neste caso, o RH não vai precisar conferir os horários, somente questões mais pontuais, como faltas justificadas e atestados médicos.
Espelho de ponto digital
O último e mais moderno modelo de espelho de ponto é o digital. Sua tecnologia mais avançada permite que o registro de entradas e saídas seja feito por aplicativos em aparelhos telefônicos.
O modelo permite que a empresa consiga ter acesso a todos os dados de registro de maneira automática e em tempo real, incluindo dados como horas extras, faltas e atrasos.
Espelho de ponto digital: conheça as principais vantagens
O tipo de espelho de ponto mais moderno é também o mais vantajoso. O principal diferencial desse formato é a flexibilidade. O uso de aplicativos permite que o trabalhador faça o registro onde quiser, inclusive, ele não precisa estar presente na empresa.
Isso é fundamental para empresas que trabalham no formato home office ou híbrido. Além disso, também é importante para situações em que o trabalhador opera de maneira externa ao escritório durante o dia.
Além disso, todos os dados são calculados pelo próprio aplicativo, o que permite uma grande redução de erros em relação ao trabalho manual, ao mesmo tempo que poupa tempo para que o gestor possa realizar outras tarefas importantes na empresa.
Espelho de ponto: a importância da gestão correta
Se você leu até aqui, você já deve entender que o espelho de ponto é fundamental para as empresas.
A escolha de um equipamento moderno e atualizado vai fazer a diferença na garantia de uma gestão correta. Através dela, é possível evitar problemas, como, por exemplo:
- pagamento equivocado de horas extras ao funcionário;
- pagamento incorreto de descontos devidos;
- problemas na justiça trabalhista por não ter dados concretos;
- falta de indicadores de desempenho importantes para gestão de equipe.
Como gerir um espelho de ponto corretamente?
E se a gestão correta é fundamental para evitar uma série de problemas, gerir o espelho de ponto corretamente é o principal caminho para isso. Para isso, é importante se atentar a alguns aspectos, como comunicação, eficiência e tecnologia.
Comunicação
O canal entre os recursos humanos e colaboradores deve ser acessível. Situações como faltas, atrasos e problemas precisam ser sempre explicados para os setores responsáveis. Além disso, os colaboradores precisam ter monitoramento na hora de fazer seus registros.
Eficiência
O segundo ponto aqui é garantir que o registro se dê de forma eficiente. Para isso, nada melhor do que escolher um sistema de ponto adequado. A redução de erros, por exemplo, vai facilitar o trabalho do setor de RH.
Tecnologia
A última dica é tecnologia. Quanto mais automático for esse processo, melhor. Um sistema de gestão de recursos humanos online centraliza as informações e auxilia no gerenciamento desses dados, tornando toda essa etapa mais rápida.
Como fazer o cálculo da folha de ponto?
O cálculo da folha de ponto manual é bastante simples. Para calcular o tempo trabalhado diariamente, você deve dividir a jornada em dois períodos, reduzindo a hora da entrada da hora da saída. Vamos trazer um exemplo:
- Manhã: 8h – 12h = 4h;
- Tarde: 13h – 17:30 = 4h30.
Tendo os dois horários isolados, você consegue ter o saldo de horas trabalhados diariamente: 8h30.
Contudo, como existem 30 dias no mês e diversos trabalhadores, isso leva muito mais tempo. Por isso, as empresas têm optado pela folha de ponto online, tornando essa tarefa bem mais rápida.
Após fazer o registro, os dados são enviados para um sistema de controle de ponto e é ele que vai fazer todos os cálculos necessários.
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Conclusão
Toda empresa com mais de 10 funcionários precisa ter um espelho de ponto. E sua importância não é à toa: é através dele que conseguimos ter informações como horas extras, atrasos, saídas antes do término, faltas e ausências parciais ou totais.
Sem ele, é difícil entender como está se dando a jornada de cada funcionário e permitir que a gestão da empresa consiga atuar de maneira mais assertiva e justa para com seus colaboradores.
Também falamos ao longo do tempo sobre a importância da gestão correta. Quanto mais moderno for o sistema, portanto, melhor será a qualidade desse processo!
