Durante muito tempo, o controle de ponto manual foi a única opção para gerenciar as horas trabalhadas dos colaboradores e para contabilizar salários e benefícios na folha de pagamento.
Essa pode parecer uma realidade distante para quem já se acostumou com a tecnologia, mas ainda é uma prática comum em muitas empresas.
Independente do tipo de ponto utilizado, manter um controle eficiente da carga horária é fundamental para garantir direitos e acompanhar o desempenho da equipe.
Neste artigo, vamos falar sobre o ponto manual, em quais cenários ele pode ser utilizado e quais problemas ele pode trazer.
Acompanhe a leitura com a gente para conferir!
O que é o controle de ponto manual?
O controle de ponto manual é o processo de registro de horas trabalhadas pelos colaboradores, realizado sem o auxílio de equipamentos eletrônicos.
Normalmente, neste registro manual, são os próprios trabalhadores que anotam seus horários de entrada e saída em um caderno destinado especificamente para essa finalidade.
Aqui, devem ser anotados horário de entrada, horário de início e fim do intervalo intrajornada, assim como o horário de saída, que simboliza o final do expediente.
Leia mais: Livro de ponto: ainda é uma boa opção para as empresas?
Legislação sobre a marcação de ponto
Para padronizar o controle das horas de trabalho, criou-se a lei 13.874/2019, conhecida como Lei da Liberdade Econômica.
O documento determinou a obrigatoriedade do registro das horas trabalhadas para empresas com mais de 20 colaboradores.
Segundo a legislação, o monitoramento pode ser realizado por meio de sistema manual, eletrônico ou mecânico.
É a partir deste registro que o RH vai calcular os valores, descontos e benefícios a serem pagos para cada colaborador.
Como funciona o controle de ponto manual?
Conhecido também como livro ponto, o controle manual é um dos métodos mais baratos disponíveis no mercado e funciona de maneira bem simples.
Neste livro de ponto para funcionários, que pode ser encontrado em papelarias, são registradas informações importantes sobre a jornada de trabalho, como:
- dia do mês;
- assinatura do profissional;
- horários de entrada e saída;
- nome completo do colaborador;
- horários de pausa e retorno para o almoço ou período de descanso.
Apesar de parecer um meio com baixo custo de implantação e simples manuseio, o ponto manual está suscetível a falhas nos registros.
Falaremos mais sobre os problemas que podem ocorrer com o processo manual, mas antes vamos entender melhor como ele funciona e quando é possível utilizá-lo.
Como fazer a análise dos dados pelo controle de ponto manual?
Como todos os dados são registrados de forma manual, descritos pelos próprios colaboradores, as análises dessas informações também são feitas manualmente.
Ou seja, alguém vai precisar coletar os registros de cada funcionário, calcular a carga horária de trabalho, os adicionais e todos os benefícios para definir o valor a ser pago referente ao mês de serviço.
Tudo isso com a passagem de dados por controle de ponto manual em excel, livro ponto ou cadernos específicos.
Neste contexto, a empresa deve estruturar os procedimentos com muita clareza e eficiência para evitar erros nos cálculos.
Em quais casos é possível usar o controle de ponto manual?
O controle de ponto manual ainda é muito comum em empresas de porte menor, com uma quantidade de funcionários reduzida.
A equipe menor facilita um pouco o gerenciamento do processo manual, mas isso não quer dizer que os registros ficam livres de erros e problemas.
Mesmo que seja mais simples fazer a análise de dados em um livro de ponto para funcionários em pouca quantidade, as inovações que surgem no mercado tornam esse método cada vez menos efetivo.
Isso porque, independente do tamanho da empresa e da organização dos processos, os riscos de falha sempre serão maiores no ponto manual.
Além deste caso, é muito comum o uso do método manual para estagiários, por exemplo, que possuem uma carga horária diferenciada e não atuam sob o regime CLT.
Quais os problemas gerados pelo cartão de ponto manual?
Como falamos, o controle de ponto manual apresenta algumas desvantagens e pode trazer problemas para a gestão da jornada de trabalho.
Elencamos os principais pontos de atenção em relação ao método manual e vamos compartilhar com você a seguir, confira.
Possibilidade de fraude
Como explicamos, são os próprios colaboradores que ficam responsáveis pelas anotações, que devem ser realizadas manualmente.
Por isso, o sistema está sujeito a alguns problemas como anotações equivocadas, esquecimentos ou até mesmo a fraudes.
Nestes sistemas, fica mais difícil monitorar quando e como os registros são realizados, o que abre espaço para alteração ou manipulação dos dados por qualquer colaborador.
Dificuldade para análise dos dados
Assim como as anotações, as análises dos dados registrados no controle de ponto também são realizadas de maneira manual neste método, o que dificulta um pouco o processo.
Isso demanda a dedicação de um funcionário e acaba ocupando bastante tempo da sua rotina, já que é uma tarefa mais complexa, que exige muita atenção e pode envolver uma grande quantidade de informações.
É preciso muita organização para analisar horários de entrada e saída, pausas, períodos de férias e licença, banco de horas e horas extras, tornando-se um processo ainda mais difícil quando existem muitos funcionários na empresa.
Problemas trabalhistas
Essa dificuldade maior para analisar os dados, junto a possibilidade de fraudes e registros equivocados, pode resultar em um problema ainda maior para a empresa: descumprimento de leis trabalhistas.
Qualquer erro no processo manual reflete no cálculo da remuneração mensal daquele colaborador, que pode acabar não recebendo todos os seus direitos.
Com isso, a organização fica exposta a ações trabalhistas relacionadas à jornada de trabalho, especialmente a horas adicionais.
Para se ter uma ideia, um ranking divulgado pela Justiça do Trabalho apontou as horas extras como o segundo tema mais recorrente nas ações trabalhistas: entre janeiro e julho de 2022 foram quase 240 mil processos registrados.
Necessidade de controle e manutenção constante
A necessidade de monitoramento e manutenção é muito maior no controle de ponto manual.
É preciso acompanhar de perto os registros para evitar problemas de fraude ou falta de preenchimento, por exemplo.
Além disso, existem gastos extras com a compra de novos livros ponto, desperdício de papel e com espaços de armazenamento para esses materiais.
Por que modernizar o controle de ponto?
Como vimos, o sistema de ponto manual apresenta desvantagens e desafios para as empresas.
Por isso, cada vez mais organizações têm optado por ferramentas tecnológicas para simplificar o dia a dia da gestão de ponto.
Os sistemas online trazem inúmeros benefícios para quem deseja otimizar o controle da jornada de trabalho, confira alguns deles a seguir.
Segurança
Ao contrário do método manual, que depende da conservação dos registros em papel, os softwares de ponto online armazenam todos os dados em sistemas em nuvem, muito mais seguros, acessíveis e práticos.
Esse tipo de armazenamento não exige espaço físico, como acontece com os livros ponto, por exemplo. Todas as informações ficam guardadas em um sistema online de arquivos na internet.
Além de poder acessá-los a qualquer momento e em qualquer lugar, você não corre o risco de perder esses dados, já que a ferramenta utiliza vários padrões de segurança.
Praticidade
Com o controle de ponto online, os funcionários têm a possibilidade de acessar o sistema e registrar suas horas de trabalho mesmo a distância, de maneira muito mais prática e rápida.
O software ifPonto, por exemplo, conta com um aplicativo exclusivo, que permite o registro de ponto por reconhecimento facial e geolocalização, tudo pelo celular.
Além disso, todos os dados registrados pelos colaboradores são computados em tempo real, facilitando também a gestão dessas informações.
Redução de processos trabalhistas
Como vimos ao longo deste conteúdo, erros nos processos manuais podem prejudicar os cálculos de remuneração dos colaboradores e acabar deixando a empresa suscetível a ações trabalhistas.
Por essa razão, vemos que a tecnologia vem cada vez mais fazendo parte da rotina do RH. E isso tanto nos controles de ponto digitais como em ferramentas de gerenciamento governamentais como o eSocial e o e-CAC!
O sistema de controle de ponto online, por outro lado, reduz as chances de erros operacionais e também ajudam a garantir o cumprimento das leis trabalhistas.
Opções do mercado para o registro de ponto
Hoje, é possível encontrar inúmeras opções de ferramentas digitais para simplificar a gestão da jornada de trabalho, desde controle de ponto online gratuito até sistemas SaaS.
Na prática, os softwares são muito mais completos, seguros e eficientes do que as versões de aplicativos gratuitos, por isso são ótimos investimentos.
Com o ifPonto, por exemplo, você tem acesso a diversas funcionalidades para otimizar o controle de ponto, como:
- centralização de dados;
- possibilidade de integração com relógios de ponto eletrônico;
- acompanhamento online de relatórios de divergências nos registros de ponto;
- envio de comprovante digital de ponto, seguindo determinações da portaria 671.
Além dessas vantagens, o sistema ainda faz a coleta dinâmica dos registros de ponto, permitindo que os colaboradores façam esse controle em diversos dispositivos, como celular, tablets e computadores.
Conclusão
O ponto de controle manual é o método mais tradicional de gestão da jornada de trabalho, mas que vem sendo substituído por soluções tecnológicas mais práticas, seguras e eficientes.
Como vimos neste artigo, o controle de ponto manual deixa a empresa suscetível a diversos problemas, como fraudes, dificuldade na análise de dados e brechas para erros operacionais, assim como para processos trabalhistas.
A boa notícia é que o mercado já oferece sistemas de controle de ponto online, que permitem otimizar a gestão da carga horária dos colaboradores.
Esse é o caso do ifPonto, solução desenvolvida pela iFractal que apresentamos neste conteúdo. Aproveite para conhecer mais sobre o sistema e aprimorar os processos do seu negócio!
