Reconhecimento, sucesso e poder de competitividade no mercado, esses são os grandes objetivos das empresas. Mas, antes de subir ao palco e receber aplausos, é fundamental estruturar os bastidores dos negócios — é aqui que entra o backoffice.
O termo em inglês pode ser traduzido como “a parte de trás do escritório”, onde são estabelecidas e mantidas todas as estratégias que sustentam os negócios.
É por isso que ter um trabalho de bastidores é tão importante para as empresas. Agora, você acredita que ainda precisa melhorar esse aspecto em sua área de atuação? Então, este conteúdo vai te ajudar!
Continue a leitura para entender mais sobre o que é e como estruturar os bastidores de uma empresa rumo ao reconhecimento, sucesso e competitividade no mercado!
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O que é backoffice?
Backoffice é um termo utilizado para se referir às atividades administrativas e de gestão que acontecem nos bastidores de uma empresa.
Ele, então, corresponde a uma área responsável por cuidar de tarefas intangíveis, como finanças, arquivamento e gerenciamento de dados, com o objetivo de garantir que os processos operacionais funcionem de maneira eficiente.
Dessa forma, a área em questão é essencial para o sucesso dos negócios, afinal, ela ajuda a manter as operações fluindo sem problemas. Com isso, a empresa pode focar em fornecer os produtos e serviços — da melhor qualidade — aos clientes.
Então, em resumo, o backoffice é a equipe que trabalha duro para manter a empresa funcionando nos bastidores.
Como funciona o backoffice em uma empresa?
A definição do termo em pauta você já viu por aqui. Agora, é preciso entender: afinal, como funciona esse setor empresarial na prática? Para simplificar, vale usar um exemplo muito comum.
Imagine o caso de uma empresa que vende produtos pela internet, ou seja, em um e-commerce, ok?
Os clientes, então, acessam o site de compras, escolhem seus produtos e realizam o pagamento. Só que, justamente para fazer esses processos fluírem, existe o papel dos bastidores.
“Onde o cliente não vê”, existem profissionais que trabalham para:
- manter o funcionamento do site;
- fazer a reposição de estoque;
- validar o pagamento;
- definir as melhores práticas para a logística e entrega dos produtos.
Todos esses fatores correspondem ao backoffice. Percebe como o setor é apoio e, por isso, imprescindível aos negócios?
Quais as vantagens de ter um backoffice em sua empresa?
A área em pauta ajuda as empresas de diferentes formas, desde o fornecimento de maior agilidade às facilidades para fazer monitoramento e análises.
Veja mais sobre as vantagens, passando por fator em fator:
Agilidade
Quando se trata de gerenciamento de negócios, agilidade é a chave para garantir que as operações estejam funcionando sem problemas e para tomar decisões estratégicas com rapidez.
É por isso que contar com bastidores confiáveis e eficientes pode trazer muitas vantagens.
Com processos automatizados e fluxos de trabalho bem estruturados, o sistema (para os bastidores da empresa) é capaz de agilizar diversas atividades administrativas e financeiras, permitindo que a empresa se concentre em suas principais atividades e prioridades.
Além disso, a “área de apoio para os bastidores” pode ajudar a reduzir erros e aumentar a produtividade de inúmeras tarefas, tornando o negócio mais eficiente e competitivo no mercado.
Melhora na experiência do cliente
Além de conseguir otimizar os procescos internos, a excelência no backoffice resulta em uma melhora direta na experiência do cliente.
Isso acontece porque os departamentos internos, como suporte técnico, financeiro e de recursos humanos, funcionam de forma mais integrada e assertiva, entregando um atendimento mais rápido e de qualidade superior.
Com isso, o cliente sente mais segurança e confiança em relação à empresa, aumentando o seu engajamento e satisfação. Em outras palavras, investir na área em pauta é investir na fidelização do seu público-alvo
Controle de estoque e processos
Controle de estoque e processos é mais um dos benefícios que podemos destacar. Quando bem realizado, o gerenciamento dessa área pode auxiliar nas atividades diárias da organização.
A área dos bastidores faz com que os colaboradores tenham acesso às informações necessárias para tomar decisões estratégicas, além de manter o fluxo de comunicação em dia entre os diferentes setores da empresa.
Além disso, o backoffice torna possível a automação de processos, o que reduz o tempo de execução das tarefas e traz maior agilidade para o negócio.
Gerir bem o “sistema para bastidores” resulta, então, em uma redução de custos e em um aumento de produtividade, o que impacta positivamente no crescimento e na confiabilidade da empresa no mercado.
Redução de falhas na comunicação interna
Em qualquer negócio, a comunicação interna é necessária para manter a empresa em pleno funcionamento.
É importante que todas as informações sejam passadas de forma clara e acessível a cada um dos membros da equipe. Mas, apesar disso, as falhas na comunicação existem e podem ser um problema, prejudicando os resultados da empresa.
É aí que entra em destaque o trabalho de bastidores, que, ao integrar áreas da empresa, consegue reduzir as falhas na comunicação interna, garantindo uma melhor fluidez de informações entre setores e áreas.
Como resultado, o sistema em destaque acaba se tornando uma ferramenta imprescindível, permitindo um maior alinhamento entre as equipes, melhoria de processos e, consequentemente, maior eficiência em todos os processos da empresa.
Monitoramento e análise constante
Vale lembrar que, nos “bastidores da empresa”, ficam concentradas as atividades administrativas e operacionais, que sustentam o bom funcionamento do negócio.
Quando esse setor recebe monitoramento e análise constante, as vantagens são inúmeras. A empresa passa a ter uma visão panorâmica sobre seus processos, tornando-se capaz de identificar falhas e gargalos, e promover melhorias contínuas.
Também, a eficiência dos colaboradores tende a aumentar, já que eles trabalham com mais assertividade e têm todas as informações necessárias para a tomada de decisão.
Por fim, a empresa ganha em produtividade e competitividade, uma vez que sua gestão fica mais estratégica e alinhada aos objetivos de longo prazo.
Em quais dos principais setores o backoffice atua?
Em geral, as tarefas desenvolvidas nessa área incluem a gestão de recursos humanos, financeiros e tecnológicos, além de garantir a organização e segurança de dados.
De maneira mais específica, os principais setores em que o backoffice atua estão relacionados à gestão de compras, à logística e à contabilidade.
Como vimos, a atuação da “área de bastidores” é crucial para que a empresa possa manter a sua produtividade, a qualidade dos seus produtos ou serviços e a sua reputação perante o mercado e os clientes.
Podemos, certamente, dizer que o “os bastidores do escritório” é a espinha dorsal das atividades empresariais, e um setor que deve ser tratado com a devida atenção e importância.
Saiba mais em quais setores a área em questão atua:
Financeiro
O backoffice é uma área crucial para o bom funcionamento de empresas financeiras, uma vez que é responsável por gerir e processar todas as transações financeiras da organização.
Esse setor atua em diversos segmentos, como bancos, corretoras de valores, seguradoras e fundos de investimento.
Além disso, a tecnologia tem sido uma aliada importante para o desenvolvimento desse setor, permitindo o processamento de altos volumes de dados com agilidade e segurança.
Administrativo
O sistema em pauta também é o coração administrativo de uma empresa. Responsável por atuar nos bastidores, esse setor executa funções essenciais para manter o negócio em pleno funcionamento.
Dentro desse contexto, os principais setores onde a área em questão atua incluem finanças, logística, tecnologia da informação e recursos humanos.
É no backoffice que se realizam as atividades de planejamento e controle de processos internos, gestão de documentos e registros, além de outras tarefas burocráticas.
Comercial
Além de ser responsável pela organização e controle de dados e processos internos, a área de bastidores garante que as operações comerciais ocorram de maneira fluida e transparente para todos os envolvidos.
De fato, é graças ao trabalho constante e eficiente dessa equipe que as empresas conseguem manter sua produtividade e crescer a cada dia no mercado.
Controle de ponto iFractal: mais organização e agilidade para o seu negócio
É claro que um trabalho de bastidores bem estruturado precisa contar com tecnologias. Diante disso, entra em cena o ifPonto, software para controle de ponto online desenvolvido pela iFractal.
O ifPonto permite a gestão da jornada de trabalho de todos os colaboradores da empresa, de modo a otimizar o tempo da área de RH ou de Departamento Pessoal.
Além disso, a tecnologia também ajuda a reduzir custos operacionais relacionados ao controle da jornada de trabalho.
Dessa forma, a empresa consegue ter um quadro de funcionários não só altamente capacitado, mas também organizado e alinhado às regras da organização. Todos esses fatores, claro, somam às atividades de bastidores da empresa.
Conclusão
Neste conteúdo, você viu o que é o backoffice. Vale reforçar que o termo em inglês significa o trabalho de bastidores das empresas.
Então, é a área correspondente a todas as estratégias, estudos e análises, gerenciamento de dados, controle de estoque e outros pilares para os negócios. E como ter bastidores tão bem desenvolvidos? Um dos caminhos é investir em tecnologia.
Dito isso, o software da iFractal entra em cena, o ifPonto vai te ajudar a fazer a gestão da jornada de trabalho e, assim, proporcionar grandes resultados e sucesso à sua empresa.
