A Guia da Previdência Social (GPS) é um documento muito importante para empresas, trabalhadores registrados e contribuintes individuais, pois é o documento responsável por recolher as contribuições sociais usadas no pagamento do Instituto Nacional de Seguro Social, o INSS.
Pessoas que trabalham em regime CLT possuem o INSS com desconto na folha de pagamento, mas também há a opção de gerar a Guia da Previdência Social de forma facultativa.
É através da GPS que os trabalhadores estão garantido o direito previdenciário para quando chegar o momento de aposentadoria.
Se você deseja saber tudo sobre Guia da Previdência Social, como gerar e fazer o cálculo dos valores a serem pagos, confira esse artigo até o fim!
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O que é a guia da previdência social (GPS)?
A Guia da Previdência Social, conhecida pela sigla GPS, é o documento que reúne todas as informações de cadastro do contribuinte junto ao INSS e suas contribuições devidas ao Governo.
Os pagamentos recolhidos são de responsabilidade do Governo Federal vinculado ao Ministério da Economia, sendo o Ministério responsável pela manutenção do regime geral da previdência.
Como veremos a seguir, não são todas as pessoas físicas responsáveis por gerar o Guia da Previdência Social.
Existem casos em que são facultativos e outros que são obrigatórios, de certa forma, por conta da falta do vínculo empregatício em CLT que, mensalmente, já realiza o desconto do benefício na folha.
É importante saber que é por meio do cadastro no Programa de Integração Social (PIS) que se identifica o mês que está sendo pago no GPS, informação que deve constar no campo de referência destinado no momento da emissão.
Essa é uma forma de controle dos pagamentos e uma forma de deixar o processo mais seguro, simplificado e transparente.
Quem deve pagar a Guia da Previdência Social?
O Governo classifica em 5 grupos as pessoas que precisam pagar a Guia da Previdência Social, mas em alguns casos a responsabilidade não pertence ao empregado e sim ao empregador.
Abaixo, você pode conferir essa classificação e como funciona em casa caso:
Empregado (CLT)
São contribuintes da GPS todos os trabalhadores contratados com carteira assinada, até mesmo funcionários temporários, trabalhadores que prestam serviço a órgãos públicos sem concurso e brasileiros que trabalham em empresas nacionais com sede no exterior.
Contribuinte Individual
Trabalhadores que prestam serviço a empresas sem vínculo empregatício, como profissionais que possuem MEI, podem gerar a GPS para garantir a previdência social.
Dependendo do tipo de cadastro como CNPJ, também há a opção do pagamento do Simples Nacional, que também implica no recolhimento do INSS de quem é PJ.
Contribuinte Facultativo
O contribuinte facultativo engloba toda pessoa com mais de 16 anos sem renda própria que contribuem para a Previdência.
Contribuinte especial
Se enquadra como contribuinte especial da GPS todo o trabalhador que exerce trabalho em atividade rural para subsistência própria, da família e dependentes.
Empregados domésticos
O Governo também prevê que os empregados domésticos gerem a Guia da Previdência Social. São considerados empregados domésticos todo trabalhador que presta serviço em residências particulares em que a atividade não tenha fins lucrativos ao empregador.
Cálculo GPS: entenda como funciona
O cálculo da GPS é feito sobre o valor bruto total do salário em folha de pagamento, levando em conta os descontos e benefícios.
Nas empresas, esse cálculo é parte da rotina da gestão da folha de pagamento dos funcionários, sendo uma das partes mais importantes da rotina do RH e do setor contábil da empresa.
No caso de quem faz a contribuição individual, o cálculo é feito de forma automática no sistema disponibilizado pelo INSS.
Existem diferentes meios de preenchimento da guia para o pagamento da contribuição e no próprio portal é possível ver os valores de pagamento ao ano, com valores mensais ou por período.
Atualmente, todo o processo é online. É possível gerar a guia pela internet pelo site do Governo Federal.
Conforme previsto na Instrução Normativa (RFB nº 971/2009, art. 398), o valor mínimo de arrecadamento em GPS é de R$10,00.
Se o cálculo resultar em valor inferior a R$10,00 devem ser adicionadas às contribuições correspondentes nos períodos subsequentes até que o total fique igual ou superior ao limite estabelecido.
Importância da Guia da Previdência Social (GPS)
A Guia Previdência Social é um documento essencial como controle e comprovante da contribuição previdenciária, um dos tributos mais importantes para pessoas físicas, autônomos e empresas.
O cálculo desse documento é fundamental para garantir o pagamento da previdência. Por parte das empresas, é obrigatório a realização do INSS através de GPS todos os meses, assim como no caso do Guia de Recolhimento do FGTS.
Atrasar ou não apresentar as guias, assim como omitir ou apresentar informações falsas pode acarretar na incidência de multas e processos para as empresas.
Por isso, as empresas precisam ter um controle muito atento sobre todos os cálculos e descontos incidentes sobre a folha de pagamento, como faltas, atrasos, horas extras, adicionais e benefícios como VR e VT, pois tudo isso interfere no cálculo do INSS e, consequentemente, da Guia Previdência Social.
Como emitir GPS? Passo a passo completo
Para gerar a Guia da Previdência Social é necessário ter em mãos os seguintes documentos:
- Documento ou relatório emitido pela Receita Federal em que conste cobrança ou débito, caso possua, ou uma Solicitação de Pesquisa de Situação Fiscal e Cadastral já preenchida e assinada pelo contribuinte ou representante legal;
- Documento de identificação;
- Em casos específicos, procuração (original e cópia autenticada).
Após ter em mãos os documentos, siga o seguinte passo a passo:
Passo 1
Acesse o site da Receita Federal com as orientações e informações sobre como emitir o Guia Previdência Social online. Clique na opção “Iniciar” que aparecerá na tela.
Passo 2
Você será direcionado para a página do Sistema de Acréscimos Legais – SAL. Escolha entre a opção que corresponde ao seu caso: filiado antes ou depois de 29/11/1999.
Passo 3
Selecione a categoria entre as opções de contribuinte individual, doméstico, facultativo ou segurado especial, depois na próxima página preencha os campos com o número do NIT/PIS/PASEP, insira o código da imagem para confirmar o login e clique em “confirmar”.
Como empresa, escolha a opção de acesso no Sistema de Acréscimos Legais – SAL e clique em Empresas e Equiparadas e Órgãos Públicos.
O responsável abrirá a mesma página que aparece aos contribuintes individuais e outras categorias, mas terá como opção escolher entre empresa ou órgão público, como na imagem abaixo. Para acessar o sistema, é necessário colocar o CNPJ da empresa.
Passo 4
O próximo passo é fazer o preenchimento de todos os campos da Guia para efetuar o pagamento. Veremos também o passo a passo abaixo.
Como preencher GPS: orientações gerais
Além de gerar a guia, é necessário saber fazer o preenchimento correto. Para te ajudar, veja abaixo o passo a passo e como é simples essa etapa:
- No primeiro campo disponível, preencha seu nome completo ou nome da razão social;
- Informe também um número de contato de telefone e preencha seu endereço;
- Coloque no campo 3 o código de pagamento conforme a tabela disponibilizada no site da Receita Federal. Você pode conferir essa tabela clicando aqui;
- No campo 4, preencha a competência da Guia, informando o mês e ano de recolhimento;
- No campo de identificador, deve contar o número do CNPJ ou do CEI/NIT/PIS ou PASEP do contribuinte;
- Em “Valor do INSS” deve ser preenchido o valor devido à Previdência Social pelo contribuinte, já considerado os valores eventuais de compensações e deduções como o salário-maternidade e salário-família;
- No campo 9 – Valor de Outras Entidades, é feito o preenchimento do valor por parte das empresas obrigadas a realizarem o recolhimento;
- O campo 10 corresponde a situações em que a recolhimento em atraso, com informações sobre juros e acréscimos legais;
- Por fim, deve ser preenchido o valor total a recolher e depois basta clicar em “gerar GPS”.
Pagamento da GPS: Como funciona o processo?
Existem várias opções para efetuar o pagamento da Guia Previdência Social, como em casas lotéricas, bancos, correspondentes bancários e online, pelo internet banking e aplicativos. Veja:
Pagamento em débito em conta
Como empresa, é possível pagar a GPS através da geração das guias pelo Sistema Empresa de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (SEFIP), para realizar o pagamento em débito em conta.
Para isso, é necessário fazer um cadastro do usuário, criar a senha de acesso e uma assinatura eletrônica na agência bancária onde sua empresa possui conta.
Como contribuinte individual também é possível fazer o pagamento dessa forma, sendo necessário apenas fazer o cadastramento antecipado na agência em que tem conta para autorizar o débito em conta mensalmente.
Casas Lotéricas e caixas eletrônicos
Também é possível realizar o pagamento da contribuição previdenciária em casas lotéricas e caixas eletrônicos, mas existe o limite de pagamento no valor de até R$ 1,000,00 em lotéricas.
Para mais facilidade e segurança, a opção de pagamento por internet banking acaba sendo a opção mais indicada.
Assim, se evita filas e horários limitados de pagamento por conta do horário de atendimento específico das lotéricas.
Internet banking: pagar GPS online
Como vimos, é possível fazer o pagamento através da internet, o que facilita bastante o dia a dia e torna o processo mais seguro e rápido.
De modo geral, basta apenas escolher essa opção como pagamento na hora de gerar a Guia, podendo pagar com o código de barras.
Alguns bancos podem pedir que você procure uma agência para realizar o cadastro de uma assinatura eletrônica no primeiro uso dessa opção de pagamento.
Como um sistema de Gestão de Ponto pode facilitar o processo da GPS
Como vimos, o cálculo da Guia Previdência Social é feito sobre o valor bruto total do salário em folha, ou seja, leva em consideração todos os descontos e benefícios que o funcionário recebe mensalmente.
Por isso, leva em consideração informações primordiais como horas extras, atrasos, faltas justificadas, adicionais e outras informações que interferem no salário bruto.
Fazer esse acompanhamento manualmente ou por meios mais ultrapassados demanda muito tempo e são processos passíveis de erro. E a GPS é um documento muito importante para os trabalhadores e empresas.
Dessa forma, errar os cálculos é um erro que as empresas não devem cometer. Para isso, adotar um controle de ponto online facilitará bastante o dia a dia do RH de sua empresa.
O ifPonto, por exemplo, o sistema de controle de ponto online da iFractal, é uma solução extremamente moderna e com diversos recursos que facilitam o acompanhamento do ponto dos funcionários, gerando relatórios completos e os cálculos de folha de pagamento de forma rápida e eficiente.
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Conclusão sobre Guia da Previdência Social (GPS)
A Guia da Previdência Social (GPS) é o documento hábil para o recolhimento das contribuições ao INSS pelas empresas, contribuintes individuais, facultativos e em condições mais específicas.
É a forma de controle da Receita Federal de que esse benefício está sendo pago corretamente pelas empresas e pelos cidadãos para garantir a previdência social, uma das contribuições sociais mais importantes por prever o pagamento de aposentadorias e pensionistas.
O passo a passo para gerar e preencher a GPS é muito mais simples do que se imagina, mas em empresas com grandes funcionários esse processo pode se tornar um pouco mais complexo e demorado pela realização do cálculo com todas as variações de salários.
Para ajudar o RH de sua empresa, conte com um sistema de gestão de ponto online para ter todas as informações e dados essenciais para a geração correta da Guia Previdência Social e se manter em dia com o pagamento de todos os recolhimentos obrigatórios previstos na CLT.
Continue a leitura aprendendo mais sobre como realizar o cálculo correto das férias dos seus funcionários!
