O que é e como funciona um sistema de ponto em nuvem?
Atualmente, o modelo em nuvem (em inglês, cloud computing) é uma tecnologia consolidada mundialmente. Nas empresas, uma boa parte das migrações de software em nuvem têm aumentado, cada vez mais, devido a reforma trabalhista.
Os gestores de Recursos Humanos têm encontrado nos sistemas de ponto web mais agilidade, eficiência e redução de custos operacionais.Assim como Netflix, Spotify e GMail, o software em nuvem, também conhecido por SaaS, é uma prestação de serviço e o investimento está relacionado ao uso, podendo ser suspenso ou cancelado quando o cliente quiser, sem a cobrança de taxas, multas ou mesmo atualizações.
O modelo ainda garante backup, armazenamento e criptografia de dados, além de ser escalável, ou seja, acompanha o aumento ou redução de usuários.
Outras vantagens são: acesso às informações em tempo real por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, aumento da produtividade por conta da automatização de processos manuais e segurança, além de transparência para os colaboradores, que podem ter acesso ao espelho de ponto e justificativas.
Reunimos seis dicas fundamentais que podem ajudar na busca por sistema de ponto web. Vamos a elas:
1 – Mudar a mentalidade sobre os modelos
A mudança de modelos tecnológicos, muitas vezes, implica na mudança da mentalidade de uso. Por exemplo, na época em que os relógios de ponto apenas registravam com cartões (cartográficos), ou mesmo, na chegada dos modelos eletrônicos, quando apenas guardavam os registros das marcações, o fator de decisão na hora da compra era o equipamento (hardware). Hoje, com o modelo de software em nuvem, que traz gráficos, relatórios e ajudam na gestão de pessoas e na redução de custos operacionais da empresa, essa questão se inverteu completamente, de modo que, iniciar a implementação pelo hardware é o maior dos erros.
2 – Se atentar à integração com vários fabricantes
Não é incomum empresas que possuam mais de uma marca ou modelo de relógio de ponto eletrônico. Nesses casos, alguns desses equipamentos acabam sendo inutilizados e a empresa se vê obrigada a comprar todos de um mesmo modelo, só para que o sistema de ponto consiga rodar. Isso impacta em novos gastos (desnecessários) e geração de lixo eletrônico, já que os relógios não podem ser revendidos.
Busque um sistema de ponto que já tenha integração com os principais fabricantes e modelos do mercado e que possa oferecer integração com quaisquer outros fabricantes e modelos, sem que haja custos extras para isso.
3 – Fugir do aprisionamento tecnológico
Na mudança de modelos tecnológicos, muitas vezes, empresas que não nasceram na ‘Geração Nuvem’, acabam mantendo a mesma forma de relacionamento com seus clientes do modelo de licenciamento de uso de software, custos para atualizações e, até mesmo, imposições para forçar o cliente a aceitar novas regras de atualização do sistema e assim justificar novas cobranças.
Por isso, é de extrema importância pesquisar por sistemas de ponto que não aprisionem nos processos de gestão com contratos inadequados e que não limite o uso do sistema de ponto a um único fabricante de relógio. É fundamental existir uma relação de liberdade para que a empresa possa mudar de fornecedor de sistema de ponto a qualquer momento, sem que seja prejudicada por estar aprisionada ao hardware, neste caso, a um único fabricante de relógio de ponto eletrônico.
4 – Não abrir mão do suporte ilimitado ao software de ponto em nuvem
No momento de escolher um sistema de ponto web para gestão de pessoas é importante verificar se a empresa desenvolvedora oferece suporte técnico ilimitado e sem custo.
O suporte técnico ilimitado é parte fundamental dos sistemas em nuvem, visto que as empresas possuem estruturas e processos diversificados. Esse suporte, basicamente, refere-se ao atendimento em horário comercial, sem restrições de aberturas de chamadas, ligações, e-mails ou chats.
5 – Avaliar o custo benefício das opções
Para empresas que estão vindo do modelo de licenciamento de software, o primeiro impacto na migração para o modelo em nuvem é por conta do valor mensal para uso do sistema de ponto, de acordo com a sua quantidade de funcionários.
Ocorre que esse impacto torna-se positivo tão logo que a empresa percebe uma redução drástica dos custos operacionais. Ou seja, o sistema se paga, geralmente, com cerca de 5% da economia gerada pelo próprio sistema. A iFractal disponibiliza um simulador de economia que indica as possíveis porcentagens de redução de custos sobre abonos duvidosos, horas extras e jornada a menor.
Você pode fazer uma simulação de economia com sistema em nuvem clicando aqui.
6 – Tirar todas as dúvidas com o fornecedor de sistema de ponto em nuvem
Quando se trata do modelo em nuvem é preciso estar muito atento ao que é oferecido pelo fornecedor do software, que acaba ganhando o cliente com o apelo de melhor preço, mas omite informações essenciais sobre o que e como será entregue o projeto. Listamos algumas perguntas simples, que você pode fazer na hora de consultar os fornecedores de sistemas de ponto e que podem evitar dores de cabeça no futuro:
1. O sistema de ponto integra com os principais fabricantes de relógio de ponto eletrônico?
2. O sistema de ponto tem uma versão de App que também permita o registro off-line na Portaria 373?
3. As atualizações e inclusão de novos recursos no sistema de ponto serão cobradas?
4. Haverá quaisquer tipos de multas ou taxas no caso de rescisão de contrato do sistema de ponto?
5. Há necessidade de algum tipo de chave para uso do sistema de ponto, por exemplo, Hard-Lock ou Soft-Lock?
6. O sistema de ponto possui certificados de auditoria de segurança dos dados?
7. O sistema de ponto possui suporte ilimitado ou as aberturas de chamadas serão cobradas de alguma forma?
8. O que foi testado é exatamente o que será entregue conforme o valor da proposta (exemplo: inclui reconhecimento facial)?
Este conteúdo foi desenvolvido pelo núcleo de comunicação da iFractal, com base na experiência, informações e pesquisas nas áreas de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação, sob a supervisão editorial de Caio Carraro Gomes da Costa. O compartilhamento deste conteúdo é livre, desde que citada a fonte e que não seja alterado, manipulado ou reeditado. As opiniões das entrevistas são de responsabilidade de seus autores e não refletem, necessariamente, a posição da iFractal.
