Atualmente, o sistema de ponto em nuvem (em inglês, cloud computing) é uma tecnologia consolidada mundialmente. Nas empresas, uma boa parte das migrações de sistemas para gestão de pessoas do RH têm aumentado, cada vez mais, devido a reforma trabalhista.
Os gestores de Recursos Humanos têm encontrado nos sistemas de modelo em nuvem mais agilidade, eficiência e redução de custos operacionais.
Assim como Netflix, Spotify e GMail, o software em nuvem, também conhecido por SaaS, é uma prestação de serviço e o investimento está relacionado ao uso, podendo ser suspenso ou cancelado quando o cliente quiser, sem a cobrança de taxas, multas ou mesmo atualizações.
O modelo ainda garante backup, armazenamento e criptografia de dados, além de ser escalável, ou seja, acompanha o aumento ou redução de usuários.
Outras vantagens são: acesso às informações em tempo real por meio de qualquer dispositivo conectado à internet, aumento da produtividade por conta da automatização de processos manuais e segurança, além de transparência para os colaboradores, que podem ter acesso ao espelho de ponto e justificativas.
Mentalidade precisa evoluir
A mudança de modelos tecnológicos, muitas vezes, implica na mudança da mentalidade de uso. Por exemplo, na época em que os relógios de ponto apenas registravam com cartões (cartográficos), ou mesmo, na chegada dos modelos eletrônicos, quando apenas guardavam os registros das marcações, o fator de decisão na hora da compra era o equipamento (hardware). Hoje, com o modelo de sistema de ponto em nuvem , que traz gráficos, relatórios e ajudam na gestão de pessoas e na redução de custos operacionais da empresa, essa questão se inverteu completamente, de modo que, iniciar a implementação pelo hardware é o maior dos erros.
Conformidade legal com a CLT e portarias do MTE nº 1510 e 373
O software deve atender legalmente todas as normas da Consolidação das Leis do Trabalho (CLT) e requisitos da portaria 1510/2009, que regulamenta o uso do sistema de registro eletrônico de ponto. Além disso, o sistema de ponto em nuvem também precisa estar de acordo com todas as instruções da portaria 373/2011, que permite sistemas alternativos de marcação de ponto em substituição ao REP desde que sejam aceitos pelo sindicato da categoria, por meio de acordo coletivo. Caso seja utilizado de forma discordante das portarias 1510, 373 e CLT, o empregador poderá ficar sujeito a sanções administrativas, em caso de fiscalização.
Fuja do aprisionamento tecnológico
Na mudança de modelos tecnológicos, muitas vezes, empresas que não nasceram na ‘Geração Nuvem’, acabam mantendo a mesma forma de relacionamento com seus clientes do modelo de licenciamento de uso de software, custos para atualizações e, até mesmo, imposições, falsamente atreladas a órgãos governamentais, para forçar o cliente a aceitar novas regras de atualização do sistema e assim justificar novas cobranças.
Por isso, é de extrema importância pesquisar por empresas de software para que você não seja aprisionado nos processos de gestão com contratos inadequados e que não limite o uso do software a um único fabricante de relógio de ponto. É fundamental existir uma relação de liberdade para que a empresa possa mudar de fornecedor de software a qualquer momento, sem que seja prejudicada por estar aprisionada ao hardware, neste caso, a um único fabricante de relógio de ponto eletrônico.
Suporte ilimitado
No momento de escolher um sistema em nuvem para gestão de pessoas é importante verificar se a empresa desenvolvedora oferece suporte técnico ilimitado e treinamento da equipe que irá utilizar o sistema. O suporte ilimitado é parte fundamental dos sistemas em nuvem, visto que as empresas possuem estruturas e processos diversificados. Este suporte, basicamente, refere-se ao atendimento em horário comercial, sem restrições de aberturas de chamadas, ligações, e-mails ou chats.
Custo benefício
Para empresas que estão vindo do modelo de licenciamento de software, o primeiro impacto na migração para o modelo em nuvem é por conta do valor mensal para uso do sistema, de acordo com a sua quantidade de funcionários. Ocorre que este impacto torna-se positivo tão logo que a empresa percebe uma redução drástica dos custos operacionais. Ou seja, o sistema se paga, geralmente, com cerca de 5% da economia gerada pelo próprio sistema. A iFractal disponibiliza um simulador de economia que indica as possíveis porcentagens de redução de custos sobre abonos duvidosos, horas extras e questões trabalhistas.
Acesse aqui o simulador de economia.
Perguntas que você pode fazer na hora de consultar os fornecedores de sistemas em nuvem para gestão de ponto:
1. O sistema integra com os principais fabricantes de relógio de ponto eletrônico?
2. O sistema tem uma versão de App que também permita o registro off-line? (373)
3. O sistema está em conformidade legal com as portarias 1.510 e 373 do MTE?
4. As atualizações do sistema serão cobradas?
5. Haverá multas ou taxas de rescisão de contrato?
6. Há necessidade de algum tipo de chave para uso do software, por exemplo, Hard-Lock ou Soft-Lock?
7. O sistema possui certificados de auditoria de segurança dos dados?
8. O sistema possui suporte ilimitado ao usuário ou, as aberturas de chamadas serão cobradas de alguma forma?
Este conteúdo foi desenvolvido pelo núcleo de comunicação da iFractal, com base na experiência, informações e pesquisas nas áreas de Recursos Humanos e Tecnologia da Informação, sob a supervisão editorial de Caio Carraro Gomes da Costa. O compartilhamento deste conteúdo é livre, desde que citada a fonte e que não seja alterado, manipulado ou reeditado. As opiniões das entrevistas são de responsabilidade de seus autores e não refletem, necessariamente, a posição da iFractal.
