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Conheça cinco dicas essenciais antes de preparar licitações para software de controle de ponto eletrônico

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O processo de compras no âmbito da administração pública, por meio da licitação, exige conhecimento, pesquisa e transparência. Como todo processo que envolve dinheiro público, o tema desperdício, sempre, está em evidência e um dos aspectos mais criticados é a falta de qualidade dos serviços e/ou produtos contratados ou sua inexecução, total ou parcial. Por isso, os servidores envolvidos precisam conhecer, em detalhes, as necessidades do órgão público e do mercado envolvido.

Para que isso aconteça com mais segurança, separamos as cinco dicas essenciais para ajudar a preparar licitações para software de controle de ponto eletrônico.

1. Converse com o departamento de RH

Antes de escrever o edital é essencial entender as necessidades do departamento de Recursos Humanos em relação a gráficos, relatórios, alertas programados, integração com equipamentos, Leis 373 e 1.510, descentralização da gestão e suporte técnico.

2. Pesquise sobre fornecedores e soluções

Lembre-se que o software é quem vai definir o sucesso ou insucesso do projeto e precisa de toda a atenção possível. Verifique com fornecedores sobre práticas de segurança e sigilo dos dados, por quanto tempo a informação é armazenada e se existe um plano de contingência. Pesquise, também, se há multas por rescisão, obrigação de uso por tempo determinado, restrições a recursos, licenças específicas de uso ou de atualizações.

3. Estude sobre o modelo de negócio

Estude sobre todos os modelos disponíveis. O modelo em nuvem, desenvolvido 100% em ambiente livre, em GNU/Linux, por exemplo, tem a vantagem de responder rapidamente a quaisquer demandas operacionais, permitindo solidez no crescimento e adequação, além de otimização de tempo com tarefas burocráticas. “Uma das vantagens de optar por um software Open Source é a minimização da prática do aprisionamento tecnológico, uma vez que integra com os principais fabricantes de relógios de ponto eletrônico do mercado que atuam na portaria 1.510 do MTE”, comenta Arthur Schwengber, sócio diretor de tecnologia da iFractal.

4. Conheça cases de sucesso

Esse quesito é importante pois irá demonstrar a solidez e a capacidade da empresa. Pergunte sobre resultados em projetos em instituições públicas e empresas privadas.

5. Prepare a POC (Prova de conceito)

É de extrema importância que a POC seja preparada de forma criteriosa com questões elaboradas por especialistas das áreas de gestão de pessoas e tecnologia. Se todos os critérios forem cobertos, inegavelmente, o órgão poderá ser atendido com excelência. Outra dica importante é colocar condições que assegurem  que o software terá condições de atender a demanda exigida pelo órgão, item, muitas vezes, desconsiderado durante a prova de conceito, mas, de extrema relevância para o sucesso do projeto.

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