Saiba como preparar uma licitação para ponto eletrônico

É de vital importância, para o sucesso do processo, dar atenção a etapa que antecede a elaboração propriamente dita do termo de referência.

O processo licitatório requer muita pesquisa, dedicação, trabalho em equipe e comprometimento. É importante que todos os envolvidos tenham ciência de toda informação levantada para agregar valor ao projeto, com a real intenção da melhoria do projeto como um todo. Afinal, o propósito é adquirir o melhor produto/serviço do mercado que servirá a instituição por um longo período de tempo.

Para que isso aconteça com mais segurança, separamos as dicas mais importantes para criação de um roteiro até se chegar no termo de referência para contratação de software  de ponto eletrônico para gestão de pessoas.

 1. Dê atenção ao software

O erro  básico cometido pelas pessoas quando há compra ou contratação de serviço conjunto (hardware e software) é dar importância ao equipamento, e deixar em segundo plano o software. O software é quem vai definir o sucesso ou insucesso de todo o projeto e precisa de toda a atenção possível durante a avaliação de fornecedores e produtos.

2. Conheça os fornecedores

Convoque uma reunião de apresentação e convide os fornecedores existentes no mercado. Exponha seu projeto, peça a colaboração e sugestão das empresas presentes. Assim haverá a chance de se aproximar das pessoas e ter uma idéia de como os profissionais de cada empresa se comportam e trabalham. Lembre-se que, caso a compra seja um sucesso, espera-se que que o órgão fique com o fornecedor pelo maior período de tempo permitido.

3. Prepare a POC (Prova de Conceito)

Sem dúvida é o melhor instrumento para garantir que o órgão, realmente, receba o serviço ou produto esperado no certame sem nenhuma surpresa. Mas, para que isso, de fato, ocorra é de extrema importância que a POC seja preparada de forma criteriosa,  contendo questões elaboradas por especialistas das áreas de gestão de pessoas e tecnologia. Se todos os critérios forem cobertos, inegavelmente, o órgão poderá ser atendido com excelência.  

4. Prepare o TR (Termo de Referência)

Se você já conheceu os fornecedores, as soluções do mercado, assistiu a apresentações, visitou clientes, conversou com usuários do sistema, recebeu dicas sobre pontos relevantes a serem considerados no edital, o momento agora é de defender a posição da instituição, acima de tudo,  no sentido de exigir o melhor que o mercado tenha a oferecer e do que a instituição entenda que seja importante para plena execução de suas atribuições. Outra dica importante é colocar condições que assegurem  o cumprimento do objeto licitado por parte da empresa vencedora do certame.

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